Fusos horários: GMT (UTC +0), CET (UTC +1), EET (UTC +2), AST (UTC -4), FKST (UTC -3)

Você deve morar no Reino Unido ou já ter direito legal de trabalhar lá. Esta função e a nossa empresa são totalmente remotas.

Ellipsis é uma agência líder de conteúdo para SEO, comprometida com a excelência. Somos uma equipe moderna, totalmente remota, que trabalha com rapidez, ambição e cuidado.

Como Assistente Executivo(a), você vai criar sistemas que protegem o trabalho profundo e focado em nossa equipe remota em rápido crescimento. Você vai gerenciar o fluxo contínuo de informações e as operações do dia a dia para que o Diretor(a) Executivo(a) possa focar nas prioridades estratégicas — seu apoio torna isso possível.

Estamos procurando alguém que realmente goste de oferecer um excelente suporte. Você assumirá as responsabilidades operacionais necessárias para administrar um negócio remoto, terá a responsabilidade pelos principais processos e buscará continuamente formas de melhorá-los. Seu trabalho minucioso em finanças, coordenação da equipe e organização de reuniões ajudará a fortalecer toda a organização.

Na Ellipsis, Deep Work (Trabalho Profundo) é um valor central em um mundo que nunca para de se conectar. Você ajudará a equilibrar as necessidades urgentes dos clientes, a estratégia de longo prazo e períodos dedicados de foco — sem interrupções. Gerenciar com sucesso essas prioridades concorrentes será essencial para a função.

Este trabalho recompensa desempenho consistente e confiável, além de uma abordagem criteriosa para melhorar sistemas. À medida que a confiança cresce, você terá participação em moldar como nossas operações funcionam. Mostre como você ajudou outras pessoas a ter sucesso — seja em um cargo de AE/PA (Assistente Executivo(a)/Assistente Pessoal) ou por meio de experiências transferíveis.

A Ellipsis opera totalmente remota há sete anos. Abraçamos o melhor do trabalho remoto: uma colaboração forte, foco profundo, encontros/retiros da equipe e uma cultura de apoio em que todos conseguem prosperar.

Embora nossa equipe esteja espalhada pelo mundo, colaboramos durante os horários de trabalho GMT/UTC. Também nos reunimos presencialmente para retiros e conferências.

Nosso serviço de conteúdo para SEO, o Content Growth, produz artigos mensais otimizados para SEO, baseados em uma estratégia desenhada para gerar resultados sólidos. Fazemos tudo do início ao fim: estratégia, pesquisa de palavras-chave com apoio de IA (usando nossa IA FALCON), briefings, escrita, publicação, divulgação, construção de links, acompanhamento de rankings e solução de problemas. A equipe de Conteúdo supervisiona a produção, enquanto a equipe de SEO cuida das entregas técnicas.

A Ellipsis está crescendo rapidamente. Entregamos um trabalho excelente e estamos construindo algo significativo — é um momento empolgante para se juntar a nós.

Divisão de responsabilidades:
• 50% administração orientada por processos para a empresa e o Diretor(a) Executivo(a)
• 30% suporte reativo e projetos especiais
• 20% preparação de reuniões, participação e acompanhamento

O trabalho remoto depende de confiança, e aqui isso é ainda mais verdadeiro. Com o tempo, você assumirá a responsabilidade por tarefas-chave:

Finanças, RH e Operações:
• Gerenciar a administração financeira diária, incluindo despesas, rascunhos de pagamentos, faturamento e controle de registros
• Tratar do faturamento e dos pagamentos dos clientes
• Trabalhar com contadores externos sobre relatórios, folha de pagamento e pensões
• Gerenciar documentos de conformidade e responder a perguntas ocasionais de finanças feitas pela equipe
• Apoiar contratações publicando vagas, revisando candidatos e realizando a triagem inicial

Reuniões:
• Preparar agendas e notas internas
• Participar das reuniões ou revisar gravações e, em seguida, produzir atas claras e úteis
• Criar e atribuir tarefas de acompanhamento e redigir e-mails de follow-up

Administração de Vendas e Marketing:
• Criar propostas e contratos usando modelos, garantindo precisão em prazos curtos
• Escrever e-mails de follow-up para vendas
• Preparar cotações com antecedência com base nos dados de projetos anteriores
• Garantir que os follow-ups aconteçam no prazo e coordenar com as equipes relevantes

Gestão de e-mail:
• Manter a caixa de entrada do Diretor(a) Executivo(a) organizada, redigindo ou enviando respostas quando apropriado
• Classificar mensagens recebidas e resumir os detalhes-chave para decisões rápidas
• Criar modelos e sistemas para necessidades contínuas de comunicação

Viagens:
• Planejar encontros da equipe duas vezes por ano para 20+ pessoas, incluindo pesquisa, orçamentos, viagens, locais e atividades
• Gerenciar a logística dos eventos para garantir uma execução tranquila
• Apoiar as viagens da equipe de Liderança para conferências, muitas vezes em várias cidades

Projetos Especiais:
• Apoiar o Diretor(a) Executivo(a) com uma variedade de tarefas que exigem iniciativa e acompanhamento, e não processos fixos
• Apoiar trabalhos relacionados ao B Corp, coordenando atualizações de políticas, delegando tarefas e acompanhando prazos
• Preparar e agendar o boletim informativo mensal da empresa por e-mail e WordPress, e coordenar conteúdos sociais relacionados com o Designer Gráfico

Pode haver alguma flexibilidade para ligações ocasionais de clientes no fim do dia a partir da Califórnia. Folga compensatória é fornecida.

Você será o único membro da equipe de Operações, trabalhando de forma independente, mantendo-se conectado de perto digitalmente. Seu objetivo é reduzir a carga operacional do Diretor(a) Executivo(a) para que ele possa focar em crescer o negócio. Você deve ser auto-motivado(a) e confortável trabalhando sem interação constante. Também pode ser necessária alguma administração pessoal para o Diretor(a) Executivo(a).

O que estamos procurando:
• Excelente atenção aos detalhes, especialmente em inglês escrito
• Experiência melhorando processos ou sistemas
• Boa habilidade de escrita e edição
• Segurança para trabalhar remotamente e gerenciar seu tempo de forma eficaz
• Familiaridade com ferramentas como Google Workspace e plataformas de gestão de projetos
• Capacidade de trabalhar no horário do Reino Unido, com alguma flexibilidade

Valorizamos candidatos com formação tradicional em EA/PA, bem como aqueles que adquiriram habilidades semelhantes de outras formas. O mais importante é sua capacidade de criar estrutura e construir confiança por meio de um trabalho confiável e consistente.

Benefícios:
• Função em tempo integral, totalmente remota (exigida elegibilidade para trabalho no Reino Unido)
• Salário competitivo com benchmarks do Reino Unido: £35k–£42k por ano
• 28 dias de férias anuais
• Um dia extra de férias por ano, até +5
• Uma semana de trabalho de quatro dias por mês
• Horários flexíveis com base nas necessidades de colaboração
• Retiros da equipe duas vezes por ano
• Licença parental aprimorada e pagamento por doença (sick pay)
• Compromissos fortes com sustentabilidade; visando certificação B Corp até o fim de 2025

Processo de candidatura:
Levamos o recrutamento a sério. Grande parte do nosso Wiki interno é público e pode ajudar você a se preparar — especialmente a visão geral do nosso processo de entrevista.

Revisamos as candidaturas continuamente, com entrevistas agendadas após o prazo. Tire seu tempo — suas respostas escritas importam mais do que seu currículo.

Recebemos muitas candidaturas. Destaque-se abordando as responsabilidades em detalhes e seguindo as instruções de candidatura exatamente.

As entrevistas serão realizadas via Google Meet com membros da equipe de Liderança e com o Diretor(a) Executivo(a). Também será sua oportunidade de nos avaliar.

Etapa final: um projeto teste remunerado (aproximadamente quatro horas, concluído em até uma semana). Depois disso, solicitaremos referências aos dois gerentes mais recentes.

Queremos construir um negócio ético, onde todos possam realizar um excelente trabalho. Se isso parece com você, encorajamos você a se candidatar.

Como se candidatar:
Envie sua candidatura usando o link fornecido. O progresso depende do seu formulário e do seu CV. Pesquisar a função, nossas expectativas e o valor que você pode trazer vai fortalecer sua candidatura — use sua carta de apresentação para demonstrar isso.

A Ellipsis é uma empresa com igualdade de oportunidades.

Valorizamos tecnologia, mas queremos ouvir você diretamente — não de IA. Revisamos candidaturas com conteúdo gerado por IA e desqualificamos automaticamente qualquer uma que use isso.

Prazo para candidatura: fim do dia, 20 de janeiro de 2025. Todos os candidatos serão contatados após o prazo.