Wir entwickeln Software, die Airbnb-Hosts dabei unterstützt, ihre Immobilien selbst zu vermieten – mit einem fortschrittlichen Produkt und einer herausragenden User Experience.

Wir haben ein „Applicant Handbook“ erstellt, das wir Ihnen dringend empfehlen, zu lesen. Es erklärt mehr über unser Unternehmen, unsere Kultur, den Einstellungsprozess, was wir tun und wie wir es tun.

Wir sind mutig, gehen gerne Risiken ein und meistern große Herausforderungen gemeinsam. Unsere Kundinnen und Kunden lieben das Produkt, geben wertvolles Feedback und vertrauen darauf, dass wir ihnen schnell dabei helfen, noch mehr ihrer Probleme zu lösen.

Wenn Sie es aus erster Hand erleben möchten, nehmen Sie gerne an einem unserer kommenden Townhalls auf Clubhouse teil.

### Woran Sie arbeiten werden
Wir suchen eine/n Senior Executive Assistant / Office Manager, der/die eigenständig und autonom arbeiten kann und gleichzeitig die Anforderungen unseres wachsenden, remote-first Teams unterstützt. Diese Rolle beinhaltet ein wenig Finanzen (Rechnungen und Belege finden), ein wenig IT (Zugänge zu Tools bereitstellen, die jemand benötigt), ein wenig Office-Management (auch ohne physisches Büro brauchen wir Unterstützung beim Onboarding in unsere Prozesse) sowie echte Executive-Assistance (den Kalender und die E-Mails des CEO verwalten).

### Aufgaben
– Schnelle Beantwortung von Fragen der Manager
– Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender
– Mithilfe bei der monatlichen Lohnabrechnung und Pflege geordneter Unterlagen
– Rechnungen bearbeiten und bei Bedarf nachfassen – bei Kunden, Lieferanten und Partnern
– Belege, Schecks, Quittungen und andere Dokumente verarbeiten
– Grundlegende Buchhaltungsaufgaben erledigen und bei Kontoabstimmungen helfen
– Kommunikation mit Anbietern, Kunden und Kolleginnen/Kollegen
– Bearbeitung von Kundenreklamationen oder Problemen (z. B. Chargeback-Forderungen)
– Planung von Aktivitäten außerhalb des Standorts, z. B. Partys, Feiern und Konferenzen
– Befolgen der Büro-Workflows, um maximale Effizienz sicherzustellen
– Unterstützung des CEO bei der Verwaltung unseres Investor Portals (https://invest.hospitable.com) für KYC, AML und Compliance-Überprüfung
– Überprüfung und Empfehlung von Updates für Unternehmensrichtlinien
– Vorschlagen effizienterer Wege, Abläufe zu gestalten, sowie Troubleshooting bei Problemen

### Anforderungen
Wir möchten jemanden einstellen, der in **Zeitzonen von Westeuropa** arbeiten kann (GMT und CET).
– Nachweisbare Erfahrung als Senior Executive Assistant, Office Manager oder in einer ähnlichen Rolle
– Kenntnisse von Büroabläufen
– Vertrautheit mit Online-Kalendern und cloudbasierten Systemen
– Erfahrung im Umgang mit Bürotechnik, einschließlich Druckern und Faxgeräten
– Starke Kommunikationsfähigkeiten per Telefon, E-Mail und im persönlichen Gespräch
– Fähigkeit, sensible Informationen mit Umsicht und Vertraulichkeit zu behandeln
– Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten: proaktiv denken und priorisieren können
– Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten
– Organisiert, in der Lage, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben zu managen
– Zuverlässig, geduldig und professionell
– Grundkenntnisse in Buchhaltungsprinzipien sowie Büro-Managementsystemen und -abläufen

### Benefits
Für uns ist das Unternehmen ebenfalls ein Produkt – wir verbessern es kontinuierlich. Wir werden fortlaufend besser und schaffen ein Umfeld, in dem man sich wirklich auf die Arbeit freut.
– Eine unterstützende, fürsorgliche Teamkultur, in der man vertraut wird statt mikromanagt zu werden
– Attraktive Vergütung, angepasst an Ihren Standort sowie daran, ob Sie Mitarbeitende/r oder Contractor sind. Für diese Rolle liegt das Budget zwischen 99.232 und 110.257 US-Dollar. Hospitable stellt unter Employee-Status in den USA, Frankreich, Deutschland und Estland ein
– 35 Tage Urlaub pro Jahr, empfohlen (inkl. selbstständiger Feiertage), plus Elternzeit
– Unterstützung für mentale Gesundheit und emotionale Stabilität, mit Therapeutinnen/Therapeuten, die über Slack verfügbar sind