Über die Rolle:

Die Executive Assistant sorgt dafür, dass die CFO-Organisation (Finanzen, Buchhaltung, Rechtsabteilung, Data Science, BI) effizient arbeitet, indem sie umfassende administrative, organisatorische und operative Unterstützung für den Chief Financial Officer, die Führung der CFO-Organisation und das Executive Leadership Team bereitstellt. Diese Position erfordert Professionalität, Diskretion und ausgeprägtes Urteilsvermögen.

Die Executive Assistant erkennt die Bedürfnisse des CFO frühzeitig, kommuniziert klar und durchdacht in seinem Namen und stellt sicher, dass Prioritäten und Erwartungen erfüllt werden.

Pushpay wurde 2023 von Seattle Business Magazine auf Platz 14 der 100 besten Arbeitgeber in Washington (Kategorie große Unternehmen) gewählt und zudem 2024 von BuiltIn als einer der besten Arbeitgeber in Seattle und Dallas ausgezeichnet.

Leistungen und Vergütung:

Wir unterstützen jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter umfassend. Zusätzlich zu Karriereentwicklung und optimalen Arbeitsbedingungen bieten wir:

– 100 % vom Arbeitgeber bezahlte Beiträge für Mitarbeiter im Medical HDHP, Zahn- und Augenversicherung
– 70 % vom Arbeitgeber bezahlte Beiträge für Mitarbeiter im Medical PPO sowie für Angehörige (Medical, Dental, Vision)
– 401K-Matching
– Hybrides Arbeitsmodell: 3 Tage im Büro, 2 Tage remote pro Woche
– 12 bezahlte Feiertage
– 2 bezahlte Freiwilligentage
– 15 Tage bezahlter Urlaub zum Einstieg, steigend mit Betriebszugehörigkeit und Seniorität
– Bezahlter Eltern- und Adoptionsurlaub
– Vergütungsspanne: 85.000–100.000 USD, abhängig vom Standort

Die Gehaltsspannen basieren auf Rolle und Standort. Die angegebene Spanne umfasst alle US-Standorte. Die individuelle Vergütung richtet sich nach Arbeitsort sowie Erfahrung, Fähigkeiten und Qualifikation.

Ihre Aufgaben:

– Verwaltung der Kalender der Führungskräfte, inklusive Planung von Meetings, Veranstaltungen, Vorträgen und Reisen, mit umsichtigem Zeitmanagement
– Planung und Leitung von Meetings durch Vorbereitung von Agenden, Verteilung von Unterlagen und Dokumentation von Aufgaben
– Verfassen, Bearbeiten und Versenden von E-Mails, Memos, Briefen und Formularen
– Koordination der Erstellung und fristgerechten Bereitstellung wiederkehrender Berichte
– Organisation und Überwachung von Geschäftsreisen unter Einhaltung der Reiseregeln
– Erstellung, Abstimmung und Einreichung von Spesenberichten sowie Prüfung eingereichter Abrechnungen
– Leitung und Durchführung zugewiesener Projekte
– Organisation von persönlichen, hybriden und virtuellen Teamevents
– Erstellung professioneller, markenkonformer Präsentationen
– Verwaltung und Priorisierung des E-Mail-Posteingangs mit Fokus auf zeitnahe Antworten
– Bewertung und Priorisierung von Themen, die die Aufmerksamkeit des CFO erfordern, mit geeigneter Delegation oder eigenständiger Bearbeitung
– Information des CFO, CEO und anderer Führungskräfte über dringende oder wichtige Themen sowie Sicherstellung der Nachverfolgung
– Strategische Steuerung und Umsetzung mehrerer miteinander verbundener Projekte
– Sicherstellung wirksamer Feedback-Prozesse zur Nachverfolgung von Fortschritt und Ergebnissen
– Wahrung von Vertraulichkeit und ethischen Standards
– Durchführung einer breiten Palette administrativer Aufgaben
– Bearbeitung besonderer Aufgaben wie Anerkennungsprogramme, Präsentationen, Tabellen und Berichte
– Unterstützung weiterer Führungskräfte oder Abteilungen bei Bedarf
– Eigenständiges Urteilsvermögen in bedeutenden Fragen zu Richtlinien, Abläufen und wichtigen Geschäftsangelegenheiten

Was Sie mitbringen:

– Starke Führungsqualitäten, Anpassungsfähigkeit und kreative Problemlösungsfähigkeiten
– Wohlbefinden in schnelllebigen Umgebungen mit wechselnden Prioritäten
– Ausgezeichnete Schreib-, Lektorats- und Korrekturfähigkeiten
– Hervorragende Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten
– Außergewöhnliche Detailgenauigkeit
– Starkes Entscheidungsvermögen sowie die Fähigkeit, Bedürfnisse vorauszusehen und proaktiv zu handeln
– Begeisterung für neue Projekte
– Souveränität im Umgang mit Führungskräften auf höchster Ebene
– Teamorientierung und Fähigkeit zum Aufbau starker bereichsübergreifender Beziehungen
– Diskreter Umgang mit sensiblen Informationen
– Lösungsorientierte, proaktive Haltung
– Erfahrung im Umgang mit Budgets und Ausgaben
– Erfahrung in der Entwicklung standardisierter interner Prozesse und Systeme
– Bereitschaft zu gelegentlichen Reisen
– Hybride Verfügbarkeit: mindestens 3 Tage im Büro, bis zu 2 Tage remote

Ausbildung und Erfahrung:

– Abitur erforderlich; Hochschulabschluss oder gleichwertige Erfahrung bevorzugt
– 8+ Jahre administrative Erfahrung, davon 3+ Jahre Unterstützung einer Führungskraft auf hoher Ebene
– Kenntnisse im Office-Management
– Fortgeschrittene Kenntnisse in Google Suite; Erfahrung mit Slack, Confluence und Microsoft Office

Pushpay ist ein Arbeitgeber, der sich Chancengleichheit, Vielfalt und Inklusion verpflichtet fühlt.

Wenn Sie nach dem ADA oder ähnlichen Gesetzen eine Behinderung haben oder eine religiöse Anpassung benötigen und Unterstützung im Bewerbungsprozess wünschen, kontaktieren Sie bitte peopleteam@pushpay.com.

Über Pushpay:

Pushpay hilft Organisationen und Gemeinschaften, sich über mobile Apps, Verwaltungssoftware und Spendenlösungen zu vernetzen. Unsere 550 Mitarbeitenden unterstützen über 10.000 Kundinnen und Kunden im sozialen Bereich, und wir haben Spenden von über 15 Milliarden USD verarbeitet. Wir wachsen schnell, unter anderem durch jüngste Übernahmen, und suchen motivierte Talente, die gemeinsam mit uns wachsen möchten.