Fuseaux horaires : GMT (UTC +0), CET (UTC +1), EET (UTC +2), AST (UTC -4), FKST (UTC -3)

Vous devez soit vivre au Royaume-Uni, soit déjà disposer du droit légal d’y travailler. Le poste et l’entreprise sont entièrement à distance.

Ellipsis est une agence de contenu SEO de premier plan, axée sur l’excellence. Nous sommes une équipe moderne entièrement à distance, qui travaille vite, avec ambition et avec soin.

En tant qu’assistant(e) exécutif(ve), vous créerez des systèmes qui protègent le travail en profondeur (deep work) au sein de notre équipe à distance, en pleine croissance. Vous gérerez le flux régulier d’informations et les opérations quotidiennes afin que le Directeur général (Managing Director) puisse se concentrer sur les priorités stratégiques — votre soutien rend cela possible.

Nous recherchons une personne qui prend vraiment plaisir à fournir un excellent support. Vous gérerez les défis opérationnels nécessaires pour faire tourner une entreprise à distance, prendrez en charge des processus clés et chercherez en continu des moyens de les améliorer. Votre travail minutieux sur les finances, la coordination de l’équipe et la planification des réunions renforcera l’ensemble de l’organisation.

Chez Ellipsis, le travail en profondeur est une valeur fondamentale dans un monde qui ne cesse de se connecter. Vous contribuerez à équilibrer les besoins urgents des clients, la stratégie à long terme et des plages de concentration sans interruption. La capacité à gérer efficacement ces priorités concurrentes sera au cœur du poste.

Ce travail récompense une performance régulière et fiable, ainsi qu’une approche réfléchie pour améliorer les systèmes. À mesure que la confiance grandit, vous contribuerez à façonner la manière dont nos opérations sont menées. Montrez-nous comment vous avez aidé d’autres personnes à réussir — soit dans un rôle d’EA, soit grâce à une expérience transférable.

Ellipsis est entièrement à distance depuis sept ans. Nous adoptons ce que le travail à distance fait le mieux : une collaboration solide, une grande concentration, des retraites d’équipe et une culture bienveillante où chacun peut s’épanouir.

Bien que notre équipe soit répartie dans le monde entier, nous collaborons pendant les horaires de travail GMT/UTC. Nous nous réunissons aussi en personne pour des retraites et des conférences.

Notre service de contenu SEO, Content Growth, produit des articles SEO optimisés chaque mois, élaborés à partir d’une stratégie conçue pour générer de très bons résultats. Nous gérons tout de A à Z : stratégie, recherche de mots-clés assistée par l’IA (avec notre IA FALCON), briefs, rédaction, publication, promotion, création de liens, suivi du classement et résolution des problèmes. L’équipe Content supervise la production, tandis que l’équipe SEO gère les livrables techniques.

Ellipsis connaît une croissance rapide. Nous livrons un travail exceptionnel et construisons quelque chose de significatif — c’est un moment passionnant pour nous rejoindre.

Répartition des responsabilités :
• 50 % d’administration axée sur les processus pour l’entreprise et le Directeur général
• 30 % de support réactif et de projets spéciaux
• 20 % de préparation, présence et suivi des réunions

Le travail à distance repose sur la confiance, et c’est particulièrement vrai ici. Avec le temps, vous prendrez en charge des responsabilités clés :

Finances, RH et Opérations :
• Gérer l’administration financière quotidienne, y compris les dépenses, les paiements provisoires, la facturation et la tenue des registres
• Gérer la facturation et les paiements clients
• Travailler en binôme avec des comptables externes pour le reporting, la paie et les pensions
• Gérer les documents de conformité et les questions financières occasionnelles de l’équipe
• Contribuer au recrutement en publiant des offres, en examinant les candidatures et en réalisant un premier tri

Réunions :
• Préparer les ordres du jour et les notes internes
• Assister aux réunions ou visionner les enregistrements, puis produire des comptes rendus clairs et utiles
• Créer et attribuer des tâches de suivi et rédiger des e-mails de suivi

Administration Vente et Marketing :
• Assembler des propositions et des contrats à l’aide de modèles, en assurant la précision dans des délais serrés
• Rédiger des e-mails de suivi commerciaux
• Préparer proactivement des devis à partir des données de projets précédents
• Veiller à ce que les relances soient effectuées à temps et coordonner avec les équipes concernées

Gestion des e-mails :
• Garder la boîte de réception du Directeur général organisée, en rédigeant ou en envoyant des réponses lorsque c’est approprié
• Trier les messages entrants et résumer les informations clés pour faciliter des décisions rapides
• Créer des modèles et des systèmes pour les besoins récurrents de communication

Voyages :
• Planifier deux fois par an les rencontres d’équipe pour 20 personnes ou plus, incluant les recherches, budgets, transports, lieux et activités
• Gérer la logistique des événements pour que tout se déroule sans accroc
• Assister l’équipe de Direction pour les déplacements liés aux conférences, souvent dans plusieurs villes

Projets spéciaux :
• Assister le Directeur général avec une variété de tâches nécessitant de l’initiative et un suivi, plutôt que des processus fixes
• Mener le travail lié à B Corp en coordonnant les mises à jour de politique, en déléguant des tâches et en suivant les échéances
• Préparer et programmer le bulletin mensuel de l’entreprise par e-mail et sur WordPress, et coordonner le contenu social associé avec le Graphiste

Le poste peut inclure un peu de flexibilité pour de rares appels clients en fin de journée depuis la Californie. Du temps de congé compensatoire est prévu.

Vous serez la seule personne de l’équipe Opérations, travaillant en autonomie tout en restant bien connecté(e) numériquement. Votre objectif est de réduire la charge opérationnelle du Directeur général afin qu’il puisse se concentrer sur la croissance de l’activité. Vous devez être autonome et à l’aise pour travailler sans interaction constante. Une part d’administration personnelle pour le Directeur général pourra également être nécessaire.

Ce que nous recherchons :
• Une attention exceptionnelle aux détails, en particulier en anglais écrit
• Une expérience d’amélioration des processus ou des systèmes
• De solides compétences en rédaction et en relecture
• De l’assurance pour travailler à distance et gérer efficacement votre temps
• De solides compétences avec des outils tels que Google Workspace et des plateformes de gestion de projet
• La capacité à travailler selon les horaires britanniques, avec une certaine flexibilité

Nous acceptons les candidatures issues de parcours traditionnels d’EA/PA, ainsi que celles de personnes ayant développé des compétences similaires autrement. Le plus important est votre capacité à créer de la structure et à instaurer la confiance grâce à un travail fiable, régulier et cohérent.

Avantages :
• Poste à temps plein, entièrement à distance (éligibilité au travail au Royaume-Uni requise)
• Salaire compétitif aligné sur les références du Royaume-Uni : 35k£–42k£ par an
• 28 jours de congés annuels
• 1 jour de congé supplémentaire par an, jusqu’à +5
• Une semaine de travail de quatre jours par mois
• Horaires flexibles selon les besoins de collaboration
• Retraites d’équipe deux fois par an
• Congé parental amélioré et indemnités maladie
• Engagements forts en matière de durabilité ; objectif de certification B Corp d’ici fin 2025

Processus de candidature :
Nous prenons le recrutement au sérieux. Une grande partie de notre Wiki interne est publique et peut vous aider à vous préparer — notamment notre aperçu du processus d’entretien.

Nous examinons les candidatures au fil de l’eau, avec des entretiens planifiés après la date limite. Prenez votre temps : vos réponses écrites comptent plus que votre CV.

Nous recevons de nombreuses candidatures. Démarquez-vous en abordant les responsabilités en détail et en suivant exactement les instructions de candidature.

Les entretiens se déroulent via Google Meet avec des membres de l’équipe de Direction et le Directeur général. C’est aussi votre occasion d’évaluer notre équipe.

Étape finale : un test rémunéré (environ quatre heures, à réaliser dans la semaine). Ensuite, nous demanderons des références à vos deux responsables les plus récents.

Nous souhaitons construire une entreprise éthique où chacun peut produire un excellent travail. Si cela vous ressemble, nous vous encourageons à postuler.

Comment postuler :
Envoyez votre candidature via le lien fourni. Les décisions d’avancement se basent sur votre formulaire et votre CV. Rechercher le poste, nos attentes et la valeur que vous pouvez apporter renforcera considérablement votre candidature — utilisez votre lettre de motivation pour le démontrer.

Ellipsis est un employeur garantissant l’égalité des chances.

Bien que nous valorisions la technologie, nous voulons vous entendre directement — pas via l’IA. Nous vérifions les candidatures pour détecter un contenu généré par IA et disqualifions automatiquement celles qui l’utilisent.

Date limite de candidature : fin de journée, le 20 janvier 2025. Tous les candidats seront contactés après la date limite.