Über die Stelle

Haben Sie Freude daran, Chaos mithilfe von Systemdenken in Ordnung zu bringen?
Wir suchen eine Remote Assistenz der Geschäftsführung (freier Mitarbeiter / Independent Contractor), um Mel Dorman zu unterstützen – Immobilieninvestorin, Autorin und Gründerin der Seller Financing Academy.

Dies ist eine flexible Teilzeit-Contractor-Position (ca. 30 Stunden pro Woche) für eine proaktive Person, die gerne Strukturen, Automationssysteme und Kommunikationsprozesse aufbaut, damit Führungskräfte mehr Zeit für das Wesentliche haben.

Über Mel

Mel Dorman ist eine in Portland ansässige Unternehmerin und finanzielle Aktivistin, die Menschen dabei hilft, gemeinschaftsorientierten Wohlstand mit innovativen Immobilienstrategien aufzubauen. Sie verwaltet ein Multi-Millionen-Dollar-Portfolio, leitet eine nationale Coaching-Akademie und spricht häufig auf Veranstaltungen – alles erfordert eine starke Koordination im Hintergrund und systembasierte Unterstützung.

Aufgaben

Sie übernehmen den operativen Bereich von Mels Welt: Sie managen ihren Posteingang und Kalender, koordinieren die Kommunikation mit Studierenden und pflegen Automationssysteme – mit Ownership, Genauigkeit und konsequenter Umsetzung.

Executive Support

• Posteingang und Kalender verwalten: filtern, priorisieren und Antworten entwerfen

• Meetings, Auftritte/Speaking Engagements und Podcast-Erscheinungen koordinieren

• Reisen organisieren und Reisepläne erstellen

• Medienanfragen und Kontaktaufnahme für Partnerschaften bearbeiten (Bio, Fotos und ähnliche Materialien)

Systeme & Abläufe

• SOPs (Standard Operating Procedures) erstellen und pflegen, um die Effizienz zu steigern

• Automationen in HubSpot, Zapier und OnceHub einrichten

• Newsletter, Erinnerungen und Ankündigungen für Studierende schreiben und terminieren

• Testimonials, Affiliate-Zahlungen und digitale Assets nachverfolgen

Unterstützung der Seller Financing Academy

• Neue Studierende onboarden und Follow-ups verwalten

• Studierenden-Posteingänge und Fragen überwachen und bei Bedarf eskalieren

• Zugriff der Studierenden, Zahlungspläne und Kurskommunikation verwalten

Koordination der Immobilienverwaltung

• Mietverträge und Verlängerungen mithilfe genehmigter Vorlagen vorbereiten

• Mieterhöhungen und Verlängerungszeiträume nachverfolgen

• Monatliche Finanzunterlagen für Buchhalter organisieren

Sie passen besonders gut, wenn Sie

✅ Freude daran haben, Systeme zu bauen, die Führungskräfte dabei unterstützen, erfolgreich zu sein
✅ Sich sicher fühlen, in der Stimme einer anderen Person zu schreiben und zu kommunizieren
✅ Proaktiv sind: erkennen, was erledigt werden muss, bevor man danach gefragt wird
✅ Mehrere Projekte managen können, ohne den Fokus auf Details zu verlieren
✅ Ein werteorientiertes Business und dessen Wirkung auf die Community wichtig finden

Erforderliche Qualifikationen

• 3+ Jahre Erfahrung als Executive Assistant oder Administrative Assistant

• Sicherer Umgang mit Google Workspace, HubSpot (oder einem ähnlichen CRM), Zapier/Make, ChatGPT und QuickBooks Online

• Exzellente schriftliche Kommunikation und starkes Gespür für Details

• Wohl damit fühlen, eigenständig zu arbeiten und mit vertraulichen Informationen umzugehen

• In einer Zeitzone arbeiten, die sich mit 09:00 bis 13:00 Uhr Pacific Time überlappt

Pluspunkte

• Erfahrung im Immobilienbereich, bei KI-Automationen, im Coaching oder in Online-Bildung

• Erfahrung in der Unterstützung von Thought Leadern oder Kurs-Erstellern

• Einige Design- oder Schreibfähigkeiten (Newsletter, Vorlagen)

• Kenntnisse in Seller Financing oder unternehmerischem Handeln mit Community-Fokus

Rahmendaten des Vertrags

• Freier Mitarbeiter (1099)

• Ca. 30 Stunden pro Woche für 35 US-Dollar pro Stunde

• Flexibler Zeitplan innerhalb der Geschäftszeiten

• Monatliche Abrechnung; Verlängerung vierteljährlich

• Potenzial für eine langfristige Partnerschaft für die richtige Person

Bewerbung

Bitte füllen Sie dieses Bewerbungsformular aus: Link Hier

Sie werden gebeten:

1. Ein 2-Minuten-Loom-Video einzureichen, in dem Sie sich vorstellen und ein System zeigen, das Sie aufgebaut haben

2. Ihr Prozess zur E-Mail-Filterung zu erklären, um den Posteingang einer Führungskraft organisiert zu halten

3. Eine Antwort mit 3 Sätzen auf eine Anfrage zu schreiben, einen Podcast zu buchen

4. Ihre Zeitzone und Ihre bevorzugten Arbeitszeiten anzugeben

Wir kontaktieren qualifizierte Bewerber, um Interviews zu vereinbaren.