Título do emprego: Assistente administrativo.

Localização: Beira e Nhamatanda

Reporta a: Gestor de Procurement

Local: Beira/ Nhamatanda, Moçambique

Visão geral do cargo: O assistente administrativo presta serviços de escritório através da implementação de sistemas administrativos, procedimentos e políticas, e monitoriza projectos administrativos a nível do terreno. Além disso, o assistente administrativo irá gerir a experiência dos visitantes, cumprimentando-os, dando-lhes as boas-vindas e encaminhando-os adequadamente.

Descrição das funções

Gestão do escritório

• Receber os visitantes, saudando-os, pessoalmente ou por telefone; responder ou encaminhar os pedidos de informação.

• Assegurar um ambiente de escritório limpo e higiénico, sem pó e organizado

• Gestao da manutencao de todos equipamentos e reparacao do material de escritorio;

• Gestao de encomendas e correspondencias fisicas;

• Gestao das actividades e logistica nos escritorios do campo

• Gestao de impressao de material como brochuras

• Gestao do pessoal de limpeza e seguranca;

Viagens e logística

• Coordenar a logística das viagens dos visitantes de alta prioridade, incluindo táxis, voos e alojamento

• Prestar apoio administrativo e de viagens à equipa de gestão

• Ajudar no planeamento e na organização de eventos e reuniões da equipa, incluindo a escolha de locais e a encomenda de alimentos

• Estabelecer a ligação com o gestor no terreno e elaborar um plano semanal de deslocação das equipas no terreno

• Estabelecer a ligação com a empresa de aluguer de veículos subcontratada e assegurar a disponibilidade de transporte no terreno sempre que necessário (combustível e portagem)

• Assegurar que os guardas subcontratados são colocados nos postos de vigia a tempo.

• Aplicar o protocolo de encerramento das férias de dezembro e efetuar controlos de segurança pontuais.

Gestão das aquisições e do inventário

• Elaborar orçamentos para o material de escritório mensal e pedidos de aquisição.

• Manter um registo das existências de todo o material de escritório e do inventário interno no terreno

• Em consulta com o gestor, efetuar todas as reparações e manutenção do equipamento de escritório e do pessoal

• Efetuar uma avaliação do equipamento de campo e de escritório e fazer recomendações de substituição do equipamento de escritório e do inventário.

• Receber e distribuir equipamento ao pessoal e assegurar o seu reconhecimento

• Remeter os pagamentos diversos aos fornecedores e ao pessoal, conforme necessário, e apresentar todas as facturas acima do limite de caixa ao Gestor do procurement para aprovacao e processamento.

• Manter um registo de caixa pequeno e prestar contas de todas as despesas

• Manter relações com os fornecedores

• Participar na verificação dos activos físicos no final do ano e elaborar um relatório sobre os activos.

Qualificações desejadas:

• Capacidade de organização e atenção ao pormenor excepcionais

• Proficiência em MS Excel e Word

• Integridade e Honestidade

• Forte espírito de propriedade e capacidade de trabalhar de forma autónoma

• Fluência em Portugues e Ingles

• Diploma em gestão de empresas pode ser uma vantagem

• Experiência anterior em administração de escritório uma vantagem

Salario mensal bruto : 56,880.00 MT

$30,000 — $55,000/year