Wir stellen eine/n Administrative Customer Virtual Entry-Level Admin Assistant ein, um Kunden und interne Teams in der gesamten MENA-Region zu unterstützen. Diese Rolle verbindet die direkte Kundenbetreuung mit einer starken administrativen Koordination, um einen reibungslosen Tagesablauf, eine korrekte Dokumentation und die zeitnahe Klärung von Kundenfragen sicherzustellen. Die ideale Kandidatin/der ideale Kandidat ist kundenorientiert, detailverliebt, organisiert und arbeitet gerne in einem multikulturellen, mehrsprachigen Umfeld.

Sie sind eine zentrale Ansprechperson für Kunden per Telefon, E-Mail, Chat und Messaging-Plattformen und erledigen gleichzeitig administrative Aufgaben wie Dateneingabe, Ablage, Terminplanung, Reporting sowie die Abstimmung mit Logistik-, Finanz-, Vertriebs- und technischen Teams. Die Position erfordert exzellente Kommunikationsfähigkeiten, Professionalität, Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen sowie die Fähigkeit, mehrere Prioritäten ruhig und effizient zu managen.

**Aufgaben**
– **Kundenservice (Primär)**
– Beantworten Sie Kundenanfragen zeitnah und professionell per Telefon, E-Mail, Chat und den entsprechenden Messaging-Tools (z. B. WhatsApp).
– Geben Sie genaue Informationen zu Produkten/Dienstleistungen, Preisen, Verfügbarkeit, Lieferzeiten, Garantien, Rückgaberegelungen und den üblichen Support-Verfahren weiter.
– Bearbeiten Sie Beschwerden und Serviceprobleme einfühlsam und geduldig, und eskalieren Sie komplexe Fälle bei Bedarf.
– Verfolgen Sie Kundenanfragen vom ersten Kontakt bis zur Lösung und liefern Sie zeitnahe Updates unter Einhaltung der Service-Standards.
– Schaffen Sie ein positives Kundenerlebnis, indem Sie kulturelle Sensibilität und passende Kommunikationsetikette in den MENA-Märkten anwenden.
– Sammeln Sie Kundenfeedback und geben Sie Erkenntnisse an Vorgesetzte weiter, um die Servicequalität, Prozesse und die erneute Lösung häufiger Probleme zu verbessern.
– **Administrative Unterstützung (Kernbereich)**
– Führen Sie korrekte Kundenakten, Fallnotizen und den Serviceverlauf in CRM-/ERP-Systemen und stellen Sie Datenqualität sowie Compliance sicher.
– Erstellen und aktualisieren Sie Dokumente wie Bestellformulare, Servicetickets, Lieferscheine, Kundenkommunikation und interne Berichte.
– Planen Sie Termine, Serviceeinsätze, Rückrufe und Follow-ups; verwalten Sie Kalender und die Terminabstimmung zwischen Teams.
– Unterstützen Sie interne Abläufe wie Ablage, Scannen, Archivieren und das Organisieren digitaler Dokumente in gemeinsamen Laufwerken/Systemen.
– Unterstützen Sie bei rechnungsbezogenen Fragen und der grundlegenden Finanzkoordination (z. B. Status von Zahlungen prüfen, Dokumente weiterleiten, Abrechnungsdetails bestätigen) mit dem Finanzteam.
– Erstellen Sie wöchentliche/monatliche Zusammenfassungen für den Kundenservice (z. B. Anfragevolumen, Bearbeitungszeit bis zur Lösung, häufige Themen und Beiträge zur Kundenzufriedenheit).
– **Koordination bereichsübergreifend**
– Koordinieren Sie mit Operations, Logistik und Lagerteams, um Lieferungen zu überwachen, Verzögerungen zu managen und Kunden Updates klar zu kommunizieren.
– Unterstützen Sie Vertriebsteams beim Onboarding von Kunden, bei Kontenaktualisierungen und bei der Koordination nach dem Verkauf.
– Arbeiten Sie ggf. mit dem technischen Support zusammen, um präzises Troubleshooting, Terminplanung und Kundenanleitungen sicherzustellen.
– Kommunizieren Sie konsistent über verschiedene MENA-Länder und Zeitzonen hinweg, um reibungslose Übergaben und Kontinuität laufender Fälle zu gewährleisten.

**Anforderungen**
– Schulabschluss erforderlich; **Bachelorabschluss oder Diplom** bevorzugt.
– Erste Erfahrung im Kundenservice, in administrativen Tätigkeiten, Call-Center-Arbeit, Hospitality, Retail-Support oder einer ähnlichen kundenbezogenen Rolle (Erfahrung in MENA ist ein Plus).
– Sicherer Umgang mit gängigen Office-Tools (Microsoft Office/Google Workspace), insbesondere **Excel/Sheets**, E-Mail-Management und Dokumentenformatierung.
– Erfahrung mit **CRM-Systemen**.

**Sprachanforderungen (MENA-Fokus)**
– **Grundkenntnisse in Arabisch** (sprechen und schreiben) werden in den meisten MENA-Märkten bevorzugt.
– **Grundkenntnisse in Englisch** (sprechen und schreiben).

**Fachkenntnisse und Kompetenzen**
– Starke kundenorientierte Einstellung und die Fähigkeit, auch unter Druck ruhig und professionell zu bleiben.
– Exzellente mündliche und schriftliche Kommunikation mit klaren, höflichen, lösungsorientierten Nachrichten.
– Hohe Genauigkeit und Sorgfalt bei der Dokumentation, Dateneingabe und im Aktenmanagement.
– Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren, mehrere Tickets zu bearbeiten und Deadlines in einem dynamischen Umfeld einzuhalten.
– Problemlösungskompetenz: Ursachen ermitteln, Lösungen vorschlagen und bei Bedarf angemessen eskalieren.
– Hohe Integrität und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Kunden- und Unternehmensinformationen.
– Kulturelles Verständnis und Sensibilität für die Erwartungen von Kunden in verschiedenen MENA-Ländern.

**Arbeitsbedingungen und Arbeitszeiten**
– Die Position kann je nach Bedarf des Unternehmens und lokalen Vorschriften im Büro, hybrid oder remote ausgeübt werden.
– Die Arbeitswochen variieren in der MENA-Region; während Spitzenzeiten ist Flexibilität erforderlich.
– Einige Rollen erfordern ggf. gelegentliche Unterstützung außerhalb der regulären Zeiten, um unterschiedliche Zeitzonen oder dringende Fälle abzudecken.

Gehalt: 1.900–2.900 USD pro Monat.

**Leistungskennzahlen (KPIs)**
– Zeit bis zur ersten Rückmeldung und gesamte Bearbeitungszeit bis zur Lösung
– Genauigkeit und Qualität der Fall-Dokumentation
– Feedback zur Kundenzufriedenheit (CSAT) und Qualität der Bearbeitung von Beschwerden
– Management des Ticket-Staus und konsequentes Follow-up
– Einhaltung von Richtlinien, Skripten/Prozessen und Service-Standards
– Administrative Genauigkeit (Datenqualität, Pünktlichkeit von Reports und Compliance bei Dokumenten)

**Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung**
Je nach Leistung und Interesse kann diese Rolle Entwicklungsperspektiven eröffnen, z. B.:
– Senior Customer Service Representative / Team Lead
– Customer Experience (CX) Specialist
– Office Administrator / Operations Coordinator
– Sales Support / Account Coordinator
– Quality Assurance (QA) oder Training Specialist

**Erklärung zur Chancengleichheit**
Wir setzen uns dafür ein, einen inklusiven Arbeitsplatz aufzubauen, der Vielfalt in der gesamten MENA-Region wertschätzt. Alle qualifizierten Bewerberinnen und Bewerber werden ohne Diskriminierung aufgrund der Nationalität, des Geschlechts, des Alters, einer Behinderung oder eines anderen geschützten Status gemäß den geltenden lokalen Gesetzen berücksichtigt.