Fusos horários: GMT (UTC +0), CET (UTC +1), EET (UTC +2), AST (UTC -4), FKST (UTC -3)

Você deve ou viver no Reino Unido ou já ter o direito legal de trabalhar lá. A função e a empresa são totalmente remotas.

A Ellipsis é uma agência de conteúdo para SEO de alto nível, focada em excelência. Somos uma equipe moderna e totalmente remota que entrega com rapidez — com ambição e cuidado.

Como Assistente Executivo, você criará sistemas para garantir trabalho profundo e bem direcionado em toda a nossa equipe remota, que cresce rapidamente. Você gerenciará o fluxo contínuo de informações e as operações do dia a dia para que o Diretor Executivo foque nas prioridades estratégicas — seu apoio torna isso possível.

Estamos procurando alguém que realmente goste de oferecer um suporte excepcional. Você assumirá os desafios operacionais necessários para administrar um negócio remoto, será responsável por processos-chave e buscará continuamente formas de aprimorá-los. Seu trabalho atencioso em finanças, coordenação de equipe e organização de agendas fortalecerá toda a organização.

Na Ellipsis, o trabalho profundo é um valor central em um mundo que nunca para de se conectar. Você ajudará a equilibrar as necessidades urgentes dos clientes, a estratégia de longo prazo e períodos de foco ininterruptos. Lidar com prioridades concorrentes de forma eficaz será essencial para a função.

Esta posição valoriza desempenho consistente e confiável, além de uma abordagem cuidadosa para melhorar sistemas. À medida que a confiança cresce, você terá um papel na forma como nossos fluxos de trabalho são conduzidos. Mostre como você ajudou outras pessoas a terem sucesso — seja em uma função de Assistente Executivo ou por meio de experiência transferível.

A Ellipsis é totalmente remota há sete anos. Vivemos o que o trabalho remoto faz de melhor: colaboração forte, foco profundo, retiros da equipe e uma cultura de apoio na qual todos conseguem prosperar.

Embora nossa equipe esteja espalhada pelo mundo, trabalhamos juntos durante os horários GMT/UTC. Também nos reunimos presencialmente para retiros e conferências.

Nosso serviço de conteúdo para SEO, “Content Growth”, publica artigos mensais otimizados para SEO com base em uma estratégia desenhada para gerar resultados sólidos. Tratamos de tudo ponta a ponta: estratégia, pesquisa de palavras-chave com suporte de IA (usando nossa FALCON AI), briefs, redação, publicação, promoção, construção de links, ranqueamentos e solução de problemas. A equipe de conteúdo impulsiona a produção, enquanto a equipe de SEO entrega o trabalho técnico.

A Ellipsis está crescendo rapidamente. Entregamos um trabalho excepcional e construímos algo significativo — um momento empolgante para se juntar à equipe.

Detalhamento das responsabilidades:
• 50% administração orientada por processos para a empresa e para o Diretor Executivo
• 30% suporte reativo e projetos especiais
• 20% preparar-se para reuniões, participar e fazer o acompanhamento

O trabalho remoto é construído sobre confiança — e isso é especialmente importante aqui. Com o tempo, você assumirá a responsabilidade por tarefas-chave:

Finanças, RH e Operações:
• Gerenciar a administração diária de finanças, incluindo despesas, elaboração de pagamentos, faturamento e documentação
• Lidar com faturas e pagamentos de clientes
• Trabalhar com contadores externos para relatórios, folha de pagamento e pensões
• Gerenciar documentos de conformidade e responder a perguntas ocasionais de finanças feitas pela equipe
• Apoiar contratações: publicar vagas, revisar candidaturas e realizar uma triagem inicial

Reuniões:
• Preparar pautas e notas internas
• Participar de reuniões ou revisar gravações e, depois, criar atas claras e úteis
• Criar e atribuir tarefas de acompanhamento, e redigir e-mails de follow-up

Administração de Vendas e Marketing:
• Montar propostas e contratos usando modelos, garantindo precisão mesmo com prazos curtos
• Escrever e-mails de follow-up para vendas
• Preparar estimativas de custos de forma proativa, usando dados de projetos anteriores
• Garantir que os follow-ups aconteçam no prazo e coordenar com as equipes relevantes

Gestão de E-mails:
• Manter a caixa de entrada do Diretor Executivo organizada, redigindo respostas ou enviando-as quando necessário
• Pré-organizar mensagens recebidas (triagem) e resumir os detalhes mais importantes para decisões rápidas
• Criar modelos e sistemas para necessidades recorrentes de comunicação

Planejamento de Viagens:
• Planejar duas reuniões de equipe por ano para 20+ pessoas — incluindo pesquisa, orçamentos, viagens, locais e atividades
• Gerenciar a logística dos eventos para que tudo corra bem
• Providenciar suporte de viagem para a equipe de liderança em conferências, muitas vezes em várias cidades

Projetos Especiais:
• Apoiar o Diretor Executivo com uma variedade de tarefas que exigem iniciativa e acompanhamento consistente — em vez de processos fixos e predefinidos
• Apoiar atividades relacionadas a B Corp: coordenar atualizações de políticas, delegar tarefas e acompanhar prazos
• Preparar e planejar o boletim mensal da empresa por e-mail e WordPress, e coordenar solicitações relacionadas de conteúdo para redes sociais com o designer gráfico

A função pode ocasionalmente exigir um pouco de flexibilidade, como chamadas de clientes em horários tardios da Califórnia. Para essas exceções, haverá folga.

Você será a única pessoa na equipe de operações, trabalhando de forma independente enquanto se mantém bem conectado digitalmente. Seu objetivo é reduzir a carga operacional do Diretor Executivo para que ele possa focar no crescimento do negócio. Você precisará ser proativo e confortável trabalhando sem um vai e vem constante. Talvez também seja necessário oferecer alguma administração pessoal para o Diretor Executivo.

O que buscamos:
• Atenção excepcional aos detalhes, especialmente em inglês escrito
• Experiência melhorando processos ou sistemas
• Excelentes habilidades de escrita e edição
• Segurança para trabalhar remotamente e gerenciar seu tempo com eficácia
• Boa familiaridade com ferramentas como Google Workspace e plataformas de gestão de projetos
• Capacidade de trabalhar em horários do Reino Unido, com alguma flexibilidade

Boas-vindas a candidatos vindos de experiências tradicionais de EA/PA, assim como a pessoas que desenvolveram habilidades semelhantes por outras vias. Acima de tudo, queremos alguém que consiga criar estrutura e construir confiança por meio de trabalho confiável e consistente.

Benefícios:
• Vaga em tempo integral, totalmente remota (autorização de trabalho no Reino Unido é necessária)
• Salário competitivo pelos padrões do Reino Unido: £35.000–£42.000 por ano
• 28 dias de férias anuais
• +1 dia de folga adicional por ano, até +5
• Semana de trabalho de quatro dias uma vez por mês
• Horários flexíveis com base nas necessidades de colaboração
• Retiros da equipe duas vezes por ano
• Licença parental aprimorada e pagamento por doença
• Compromissos sólidos com sustentabilidade, com objetivo de certificação B Corp até o fim de 2025

Processo de candidatura:
Levamos a contratação a sério. Grande parte da nossa wiki interna é pública e pode ajudar você a se preparar — especialmente nossa visão geral do processo de entrevista.

Revisamos candidaturas continuamente, e as entrevistas são agendadas após o prazo. Tire seu tempo — suas respostas escritas importam mais do que seu CV.

Recebemos muitas candidaturas. Destaque-se discutindo as responsabilidades em detalhes e seguindo as instruções de candidatura exatamente.

As entrevistas são conduzidas via Google Meet com membros da equipe de liderança e com o Diretor Executivo. Esta também é sua chance de avaliar a nós.

Etapa final: projeto-teste remunerado (cerca de quatro horas, concluído em uma semana). Depois disso, solicitaremos referências dos seus dois últimos gerentes.

Queremos construir uma empresa ética, onde todos possam fazer um ótimo trabalho. Se isso soa como você, gostaríamos muito de ouvir de você.

Como se candidatar:
Envie sua candidatura pelo link fornecido. As decisões sobre avançar são baseadas no seu formulário e no seu CV. Se você se envolver com a função, as expectativas e o valor que pode trazer, isso fortalecerá sua candidatura — use sua carta de apresentação para demonstrar isso.

A Ellipsis é uma empregadora de oportunidades iguais.

Mesmo que valorizemos tecnologia, queremos que você fale diretamente conosco — e não com a IA. Fazemos triagem para identificar conteúdo gerado por IA e excluímos automaticamente aqueles que a utilizam.

Prazo para candidatura: fim do dia, 20 de janeiro de 2025. Todos os candidatos serão contatados após o prazo.