Wer wir sind

Omnipresent ist eine globale Beschäftigungsplattform, die Organisationen dabei unterstützt, Mitarbeitende und Auftragnehmende weltweit konform einzustellen, einzuarbeiten, zu bezahlen und zu verwalten. Unser globales Team aus HR-, Rechts-, Payroll- und Benefits-Spezialistinnen und -Spezialisten bietet hochwertige Employer-of-Record-Dienstleistungen in über 150 Ländern – inklusive rechtlicher Beratung sowie reibungsloser On- und Offboarding-Prozesse. Wir gewährleisten die Einhaltung von Steuervorschriften und lokalen Arbeitsgesetzen, eine präzise und pünktliche Gehaltsabrechnung sowie wettbewerbsfähige globale Benefits wie Renten, Krankenversicherung und Familienurlaub. So schaffen wir ein hervorragendes Erlebnis für Arbeitgeber und Mitarbeitende.

Wir befähigen unsere Kunden, überall und in jeder Form Talente einzustellen.

Warum?

Da Remote-Arbeit zur Norm geworden ist, sind unsere Dienstleistungen wichtiger denn je – und wir wachsen rasant. Um dieses Wachstum zu unterstützen, müssen wir sicherstellen, dass unser Kundenservice an vorderster Front die Erwartungen unserer Kunden zuverlässig übertrifft.

Was?

Die Employee Journey steht im Zentrum unseres Erfolgs. Während wir weiter expandieren, müssen wir Compliance sicherstellen und gleichzeitig allen Omnipresent Client Employees – unabhängig von ihrem Standort – ein herausragendes Erlebnis bieten. Die Rolle des People / HR Operations Coordinator beinhaltet die Steuerung und Betreuung unseres externen HR-Operations-Netzwerks in Ländern, in denen Client Employees direkt angestellt sind. Diese dynamische Position ist im Operations-Bereich angesiedelt und entscheidend für Erfolg und Compliance unserer Endnutzer.

Wer?

Du bringst fundierte HR-Erfahrung sowie eine Leidenschaft für Beratung und operative Themen wie Prozesse, Richtlinien und Arbeitsweisen mit. Du hast eine „Builder-Mentalität“, viel Energie und natürliche Neugier. Du weißt, wie man operative Strukturen skaliert, und hast ein ausgeprägtes Auge für Details. Du bist kundenorientiert und engagiert, jede Interaktion mit Omnipresent zu einem positiven Erlebnis zu machen.

Über Omnipresent

Remote-Arbeit eröffnet Menschen weltweit neue Chancen – unabhängig von Hintergrund oder Standort. Trotz ihres Wachstums empfinden viele Unternehmen internationale Beschäftigung jedoch weiterhin als zu komplex, teuer oder zeitaufwendig. Omnipresent vereinfacht diesen Prozess und bietet Kunden und ihren Remote-Teams eine kosteneffiziente, konforme und reibungslose Beschäftigungslösung. Unterstützt durch ein globales Netz rechtlicher Einheiten und eine technologiegestützte Plattform schaffen wir das führende Employment-as-a-Service-Produkt auf dem Markt.

Deine Rolle

Omnipresent stellt Mitarbeitende im Namen unserer Kunden ein (Client Employees) und bietet über unsere Technologieplattform HR-Operations- und Beratungsleistungen. In dieser Rolle übernimmst du die HR-Operations für Client Employees, gestaltest und verbesserst unsere Strukturen und arbeitest eng mit Legal, Finance und anderen Teams zusammen, um Compliance und Erfolg sicherzustellen. Du verantwortest die gesamte Employee Journey – vom Onboarding bis zum Offboarding – und prägst, wie wir Client Employees unterstützen, während wir als Series-B-Startup weiter wachsen. Zu deinen Aufgaben gehören:

• End-to-End-Steuerung der People Operations über den gesamten Employee Lifecycle
• Koordination des Onboardings, Erstellung von Unterlagen, Durchführung von Arbeitsberechtigungsprüfungen und Gewährleistung eines reibungslosen Starts
• Erstellung und Aktualisierung rechtskonformer Arbeits- und Dienstverträge
• Zusammenarbeit mit Payroll- und Benefits-Teams zur Registrierung neuer Mitarbeitender vor Arbeitsbeginn
• Abwicklung des Offboardings, Durchführung von Exit-Gesprächen und Fertigstellung aller erforderlichen Unterlagen
• Leitung arbeitsrechtlicher Projekte und Abstimmung mit relevanten Stakeholdern
• Pflege korrekter Aufzeichnungen und Dokumentation in internen HR-Systemen
• Stärkung von Rechts- und Compliance-Prozessen, inklusive Datenschutz und Richtlinienentwicklung
• Bearbeitung von Kundenanfragen und Einbindung von Fachexperten bei Bedarf
• Zusammenarbeit mit dem Product Team zur Vereinfachung und Automatisierung operativer Prozesse
• Ansprechpartner für HR-bezogene Fragen von Mitarbeitenden

Anforderungen:

• Erfahrung im HR- oder People-Operations-Bereich
• Gutes Verständnis von Arbeitsrecht in verschiedenen Ländern
• Interesse an der Erweiterung technischer und rechtlicher Kenntnisse
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten über verschiedene Zeitzonen hinweg
• Fähigkeit, starke Beziehungen zu internen und externen Stakeholdern aufzubauen
• Projekterfahrung, insbesondere in dynamischen oder sich verändernden Umgebungen
• Proaktive Problemlösung und ausgeprägtes Governance-Verständnis
• Fähigkeit, mehrere Stakeholder zu koordinieren und Informationen teamübergreifend einzuholen
• Hervorragende Dokumentations- und Organisationsfähigkeiten
• Fähigkeit, HR-Richtlinien und Vorschriften in verschiedenen Regionen zu interpretieren
• Verständnis für Operating Models und Organisationsdesign
• Erfahrung mit Prozessautomatisierung und technischen Implementierungen

Was wir bieten:

• Beteiligung am Unternehmen
• Flexibles Arbeiten: überall auf der Welt
• Entwicklungsmöglichkeiten durch Training, Coaching und Karriereperspektiven
• Vollständig remote Arbeitsumfeld mit flexiblen Arbeitsmodellen
• Unterstützung für mentale Gesundheit und Wohlbefinden über Plumm
• Bereitstellung von Home-Office-Ausstattung sowie Übernahme von Internetkosten
• Zusätzliche regionale Vorteile wie Kranken-, Lebens- und Rentenversicherungen

Wir glauben, dass Remote-Arbeit ein großer Gleichmacher ist. Inklusivität ist zentral für unsere Mission, und wir setzen uns bewusst für Vielfalt ein. Wir schätzen das Potenzial jedes Menschen – unabhängig von Hintergrund, Identität oder Lebenssituation.