Wir suchen eine Administrative Customer Virtual Entry-Level Admin Assistant, die sowohl unsere Kunden als auch unsere internen Teams in der Region Naher Osten und Nordafrika (MENA) unterstützt. Diese Position verbindet kundenorientierte Betreuung mit wichtigen administrativen Aufgaben, um den täglichen Betrieb reibungslos zu gewährleisten, genaue Unterlagen zu führen und schnelle Rückmeldungen auf Kundenanfragen sicherzustellen. Die ideale Kandidatin oder der ideale Kandidat ist serviceorientiert, detailgenau, gut organisiert und fühlt sich in einem multikulturellen und mehrsprachigen Umfeld wohl.

In dieser Rolle fungieren Sie als erste Ansprechperson für Kunden über Telefon, E-Mail, Chat und Messaging-Plattformen und übernehmen gleichzeitig administrative Aufgaben wie Datenerfassung, Ablage, Terminplanung, Berichterstattung sowie die Koordination mit den Abteilungen Logistik, Finanzen, Vertrieb und Technik. Starke Kommunikationsfähigkeiten, Professionalität, der respektvolle Umgang mit vertraulichen Informationen sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und dabei ruhig und lösungsorientiert zu bleiben, sind entscheidend.

Verantwortlichkeiten
• Kundenservice (Schwerpunkt)
• Schnelle und professionelle Beantwortung von Kundenanfragen über verschiedene Kommunikationskanäle.
• Bereitstellung korrekter Informationen zu Produkten und Dienstleistungen, Preisen, Verfügbarkeit, Lieferzeiten, Garantien, Rücksendungen und allgemeiner Unterstützung.
• Geduldige und einfühlsame Bearbeitung von Beschwerden und Serviceanliegen, inklusive Eskalation bei Bedarf.
• Nachverfolgung von Kundenfällen vom ersten Kontakt bis zum Abschluss mit rechtzeitigen Follow-ups.
• Sicherstellung einer positiven Kundenerfahrung durch kulturell sensible und respektvolle Kommunikation in allen MENA‑Regionen.
• Einholung von Kundenfeedback und Weitergabe an Vorgesetzte zur Verbesserung von Service und Prozessen.

• Administrative Unterstützung (Kernbereich)
• Pflege genauer Kundenakten, Notizen und Servicehistorien in CRM‑/ERP‑Systemen.
• Erstellung und Aktualisierung von Dokumenten wie Bestellformularen, Service-Tickets, Lieferscheinen, Korrespondenz und internen Berichten.
• Planung von Terminen, Servicebesuchen, Rückrufen und Follow-ups; Verwaltung teamübergreifender Kalender.
• Unterstützung interner Abläufe wie Ablage, Scannen, Archivierung und Organisation digitaler Dokumente.
• Unterstützung bei Rechnungsanfragen und grundlegender Finanzkoordination.
• Erstellung wöchentlicher oder monatlicher Zusammenfassungen der Kundenserviceaktivitäten.

• Bereichsübergreifende Koordination
• Zusammenarbeit mit den Teams für Betrieb, Logistik und Lager, um Lieferungen zu verfolgen und Updates zu kommunizieren.
• Unterstützung der Vertriebsteams bei Kunden-Onboarding, Kontenaktualisierungen und Aufgaben nach dem Verkauf.
• Koordination mit technischen Supportteams bei Fehlerbehebungen oder Terminplanungen.
• Effektive Kommunikation über Länder und Zeitzonen hinweg innerhalb der MENA‑Region zur reibungslosen Übergabe von Fällen.

Anforderungen
• Abgeschlossene Schulausbildung; ein Bachelor-Abschluss oder ein Diplom in Betriebswirtschaft, Kommunikation oder einem verwandten Bereich ist von Vorteil.
• 1–3 Jahre Erfahrung in Kundenservice, Administration, Callcenter, Hotellerie, Einzelhandel oder ähnlichen Bereichen; Erfahrung in der MENA‑Region ist ein Plus.
• Gute Kenntnisse in Microsoft Office oder Google Workspace, insbesondere Excel/Sheets.
• Erfahrung mit CRM‑Systemen oder Ticketing-Tools ist wünschenswert.

Sprachanforderungen (MENA‑Schwerpunkt)
• Fließendes Arabisch wird stark bevorzugt.
• Professionelles Englisch ist erforderlich.
• Weitere Sprachen (Französisch für Nordafrika, Urdu/Hindi/Tagalog für GCC‑Länder) sind vorteilhaft.

Fähigkeiten und Kompetenzen
• Ausgeprägte Kundenorientierung und die Fähigkeit, auch unter Druck ruhig zu bleiben.
• Hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikation mit höflicher, klarer und lösungsorientierter Ausdrucksweise.
• Hohe Genauigkeit und Sorgfalt bei allen Dokumentationen und Dateneingaben.
• Fähigkeit zur Priorisierung und zum Umgang mit mehreren Fällen in einem dynamischen Umfeld.
• Problemlösungskompetenz und gutes Urteilsvermögen bei Eskalationen.
• Hohe Integrität und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen.
• Kulturelle Sensibilität gegenüber verschiedenen Regionen in MENA.

Arbeitsbedingungen und Arbeitszeit
• Die Tätigkeit kann je nach Standort und Geschäftsbedarf im Büro, hybrid oder remote ausgeübt werden.
• In einigen MENA‑Ländern kann die Arbeitswoche von Sonntag bis Donnerstag laufen.
• Flexibilität während des Ramadan oder regionaler Feiertage ist erforderlich.
• Einige Aufgaben können gelegentlich eine Koordination außerhalb der regulären Arbeitszeiten erfordern.

Vergütung: 1.900–2.900 US‑Dollar pro Monat

Leistungsindikatoren (KPIs)
• Reaktions- und Lösungszeiten
• Qualität und Genauigkeit der Falldokumentation
• Kundenzufriedenheit und Beschwerdemanagement
• Ticket‑Backlog und Konsistenz bei Follow-ups
• Einhaltung von Richtlinien und Servicestandards
• Genauigkeit administrativer Aufgaben und pünktliche Berichte

Karrieremöglichkeiten
• Senior Customer Service Representative / Teamleitung
• Customer Experience Specialist
• Office Administrator / Operations Coordinator
• Sales Support / Account Coordinator
• Quality Assurance oder Training Specialist

Gleichstellungsgrundsatz
Wir setzen uns für ein inklusives Arbeitsumfeld ein, das Vielfalt in der gesamten MENA‑Region wertschätzt. Alle qualifizierten Bewerberinnen und Bewerber werden fair berücksichtigt – unabhängig von Nationalität, Geschlecht, Alter, Behinderung oder einem anderen geschützten Status gemäß den lokalen Vorschriften.