Fuseaux horaires : GMT (UTC +0), CET (UTC +1), EET (UTC +2), AST (UTC -4), FKST (UTC -3)

Vous devez soit résider au Royaume-Uni, soit disposer déjà du droit légal d’y travailler. Le poste et l’entreprise sont entièrement en télétravail.

Ellipsis est une agence de contenu SEO de premier plan, axée sur l’excellence. Nous sommes une équipe moderne, entièrement à distance, qui agit vite—avec ambition et avec soin.

En tant qu’assistant(e) de direction (Executive Assistant), vous mettrez en place des systèmes garantissant un travail approfondi et concentré au sein de notre équipe distante en pleine croissance. Vous gérerez le flux continu d’informations ainsi que les opérations quotidiennes, afin que le directeur général puisse se concentrer sur les priorités stratégiques—et votre support rend cela possible.

Nous recherchons une personne qui aime vraiment fournir un soutien exceptionnel. Vous relèverez les défis opérationnels nécessaires au bon fonctionnement d’une entreprise à distance, serez responsable de processus clés et chercherez en continu des moyens de les améliorer. Votre travail rigoureux—notamment autour de la finance, de la coordination d’équipe et de la planification—renforcera l’ensemble de l’organisation.

Chez Ellipsis, le travail en profondeur (deep work) est une valeur fondamentale dans un monde qui ne cesse jamais de se connecter. Vous contribuerez à équilibrer les besoins urgents des clients, la stratégie à long terme et des plages de concentration sans interruption. Savoir gérer efficacement des priorités concurrentes sera au cœur du poste.

Ce poste récompense une performance constante et fiable, ainsi qu’une approche réfléchie pour améliorer les systèmes. À mesure que la confiance grandira, vous participerez à façonner la manière dont nos workflows sont exécutés. Montrez-nous comment vous avez aidé les autres à réussir—soit dans un rôle d’EA, soit grâce à une expérience transférable.

Ellipsis est entièrement à distance depuis sept ans. Nous vivons ce que le télétravail fait de mieux : une collaboration solide, une forte concentration, des retraites d’équipe et une culture bienveillante où chacun peut s’épanouir.

Bien que notre équipe soit répartie dans le monde, nous travaillons ensemble pendant les horaires GMT/UTC. Nous organisons aussi des rencontres en personne lors de retraites et de conférences.

Notre service de contenu SEO, « Content Growth », publie chaque mois des articles optimisés pour le référencement, basés sur une stratégie conçue pour produire de vrais résultats. Nous gérons tout de bout en bout : stratégie, recherche de mots-clés assistée par l’IA (avec notre IA FALCON), briefs, rédaction, publication, promotion, netlinking, classements (rankings) et résolution de problèmes. L’équipe Contenu pilote la production, tandis que l’équipe SEO réalise le travail technique.

Ellipsis se développe rapidement. Nous livrons un travail remarquable et construisons quelque chose de significatif—un moment passionnant pour rejoindre l’équipe.

Répartition des responsabilités :
• 50 % d’administration orientée processus pour l’entreprise et le directeur général
• 30 % de soutien réactif et de projets spécifiques
• 20 % de préparation, participation et suivi des réunions

Le télétravail repose sur la confiance—et c’est particulièrement important ici. Avec le temps, vous prendrez en main les responsabilités clés :

Finance, RH et Opérations :
• Gérer l’administration quotidienne de la finance, y compris les dépenses, la préparation des paiements, la facturation et la documentation
• Gérer les factures clients et les paiements
• Travailler avec des comptables externes pour le reporting, la paie et les pensions
• Assurer le suivi des documents de conformité et répondre occasionnellement aux questions financières de l’équipe
• Contribuer au recrutement : publier les offres, examiner les candidatures et effectuer un premier tri

Réunions :
• Préparer les ordres du jour et les notes internes
• Participer aux réunions ou consulter les enregistrements, puis rédiger des comptes rendus clairs et utiles
• Créer et attribuer les tâches de suivi, et rédiger les e-mails de suivi

Administration commerciale et marketing :
• Rassembler les propositions et contrats à l’aide de modèles, en garantissant l’exactitude même dans des délais serrés
• Rédiger des e-mails de relance commerciaux
• Préparer proactivement des estimations de coûts à partir des données de projets précédents
• Veiller à ce que les relances soient effectuées à temps et coordonner avec les équipes concernées

Gestion des e-mails :
• Maintenir la boîte de réception du directeur général organisée, en rédigeant des réponses ou en les envoyant si nécessaire
• Trier en amont les messages entrants (triage) et résumer les informations les plus importantes pour des décisions rapides
• Construire des modèles et des systèmes pour les besoins de communication récurrents

Planification des déplacements :
• Planifier deux réunions d’équipe par an pour 20+ personnes—recherche, budgets, transports, lieux et activités inclus
• Gérer la logistique des événements pour que tout se déroule sans problème
• Organiser le support aux déplacements pour l’équipe dirigeante vers des conférences, souvent dans plusieurs villes

Projets spécifiques :
• Aider le directeur général sur une variété de tâches nécessitant de l’initiative et un suivi régulier—plutôt que des processus figés et prédéfinis
• Soutenir le travail lié à B Corp : coordonner les mises à jour des politiques, déléguer des tâches et suivre les échéances
• Préparer et planifier la newsletter mensuelle de l’entreprise via e-mail et WordPress, et coordonner les demandes de contenu social associées avec le graphiste

Le poste peut occasionnellement nécessiter un peu de flexibilité, par exemple des appels clients tardifs depuis la Californie. Pour ces exceptions, des jours de congé seront fournis.

Vous serez la seule personne de l’équipe Opérations, en travaillant de façon autonome tout en restant bien connecté(e) numériquement. Votre objectif est de réduire la charge opérationnelle du directeur général afin qu’il/elle puisse se concentrer sur la croissance de l’entreprise. Vous devrez être autonome et à l’aise pour travailler sans échanges constants. Vous devrez peut-être aussi fournir une partie d’administration personnelle au directeur général.

Ce que nous recherchons :
• Une attention exceptionnelle aux détails, en particulier en anglais écrit
• Une expérience pour améliorer des processus ou des systèmes
• De solides compétences en rédaction et en édition
• La confiance pour travailler à distance et gérer efficacement votre temps
• Une bonne connaissance d’outils comme Google Workspace et des plateformes de gestion de projet
• La capacité à travailler selon les horaires britanniques, avec une certaine flexibilité

Nous acceptons les candidatures issues de profils traditionnels EA/PA, ainsi que celles de personnes ayant acquis des compétences similaires d’autres façons. Plus que tout, nous voulons quelqu’un capable de créer de la structure et d’instaurer la confiance grâce à un travail fiable, constant.

Avantages :
• Poste à temps plein, entièrement à distance (autorisation de travail au Royaume-Uni requise)
• Salaire compétitif selon les standards britanniques : 35 000 à 42 000 £ par an
• 28 jours de congés annuels
• + un jour de congé supplémentaire par an, jusqu’à +5
• Une semaine de travail de quatre jours une fois par mois
• Horaires flexibles selon les besoins de collaboration
• Retraites d’équipe deux fois par an
• Congé parental amélioré et indemnités de maladie
• Engagements forts en matière de durabilité, avec un objectif de certification B Corp d’ici la fin 2025

Processus de candidature :
Nous prenons le recrutement au sérieux. Une grande partie de notre wiki interne est public et peut vous aider à vous préparer—notamment notre aperçu du processus d’entretien.

Nous examinons les candidatures en continu, et les entretiens sont planifiés après la date limite. Prenez votre temps—vos réponses écrites comptent plus que votre CV.

Nous recevons de nombreuses candidatures. Faites la différence en discutant les responsabilités en détail et en suivant exactement les instructions de candidature.

Les entretiens se déroulent via Google Meet avec des membres de l’équipe dirigeante et le directeur général. C’est aussi votre occasion d’évaluer l’équipe.

Étape finale : un projet de test rémunéré (environ quatre heures, à compléter sous une semaine). Ensuite, nous demanderons des références aux deux responsables les plus récents.

Nous voulons construire une entreprise éthique où chacun peut produire un excellent travail. Si cela vous ressemble, nous serions ravis d’avoir de vos nouvelles.

Comment postuler :
Soumettez votre candidature via le lien fourni. Les décisions pour avancer se basent sur votre formulaire et votre CV. Si vous vous projetez dans le poste, nos attentes et la valeur que vous pouvez apporter, cela renforcera votre candidature—utilisez votre lettre de motivation pour le démontrer.

Ellipsis est un employeur garantissant l’égalité des chances.

Même si nous valorisons la technologie, nous voulons vous entendre directement—not via l’IA. Nous filtrons le contenu généré par IA et excluons automatiquement les personnes qui l’utilisent.

Date limite de candidature : fin de journée, 20 janvier 2025. Tous les candidats seront contactés après la date limite.