Fuseaux horaires : EST (UTC -5), CST (UTC -6), MST (UTC -7), PST (UTC -8), AKST (UTC -9), HST (UTC -10)

Résumé du poste :

En tant qu’Assistant Personnel à Distance au sein de Medford Property Company, vous jouerez un rôle essentiel dans le soutien des activités quotidiennes de notre équipe dirigeante. Vous collaborerez étroitement avec la direction afin d’assurer un appui administratif efficace, de faciliter la communication, de gérer les emplois du temps et de contribuer au bon fonctionnement global de l’entreprise. Ce poste offre une excellente opportunité de travailler à domicile pour une société innovante.

Responsabilités :
1. Support administratif : Organiser et gérer les agendas, planifier les rendez-vous et organiser les réunions pour les cadres dirigeants. Gérer les courriels, prioriser les messages et répondre aux demandes courantes.
2. Coordination des déplacements : Organiser les voyages, y compris les vols, l’hébergement et les transports pour les cadres.
3. Gestion des données : Maintenir des dossiers, fichiers et documents exacts et à jour concernant les projets, contrats et autres informations importantes de l’entreprise.
4. Interface de communication : Servir de point de contact entre les dirigeants et les parties internes ou externes. Assurer une communication claire et ponctuelle, gérer les appels entrants et transmettre correctement les messages.
5. Recherche et rapports : Effectuer des recherches et compiler des informations pour les rapports, présentations et projets spéciaux.
6. Préparation de documents : Aider à la rédaction, à la mise en forme et à la relecture de documents, notes et présentations.
7. Gestion des dépenses : Suivre et rapprocher les notes de frais des dirigeants conformément aux politiques de l’entreprise.
8. Coordination des tâches : Assurer le suivi des tâches assignées par les dirigeants aux équipes ou aux individus pour garantir leur exécution dans les délais.
9. Confidentialité : Protéger en toutes circonstances les informations sensibles de l’entreprise et des dirigeants.
10. Support ponctuel : Réaliser des tâches supplémentaires et gérer diverses demandes occasionnelles selon les besoins.

Qualifications :
1. Expérience confirmée : Une expérience préalable en tant qu’assistant personnel ou administratif est souhaitée.
2. Maîtrise technologique : Bonne connaissance des outils de communication à distance et des applications MS Office.
3. Compétences organisationnelles : Excellente gestion du temps et sens de l’organisation, avec une capacité à prioriser efficacement.
4. Communication : Excellentes compétences en communication écrite et orale, incluant un savoir-faire professionnel au téléphone.
5. Résolution de problèmes : Capacité à anticiper les besoins, identifier les problèmes et proposer des solutions.
6. Discrétion : Aptitude à gérer des informations sensibles et confidentielles de manière responsable.
7. Initiative : Esprit d’initiative, autonomie et proactivité.
8. Adaptabilité : Capacité à s’ajuster aux priorités changeantes et à gérer plusieurs tâches simultanément.
9. Esprit d’équipe : Disposition à collaborer et à soutenir les collègues lorsque nécessaire.
10. Flexibilité : Disponible pour travailler occasionnellement au-delà des horaires normaux selon les besoins des dirigeants et les fuseaux horaires.

Lieu : Il s’agit d’un poste à distance, ouvert aux candidats situés n’importe où dans la région spécifiée.

Comment postuler :

Pour postuler au poste d’Assistant Personnel à Distance chez Medford Property Company, veuillez soumettre votre CV à jour ainsi qu’une lettre de motivation décrivant votre expérience pertinente et expliquant pourquoi vous êtes le meilleur candidat pour ce rôle. Envoyez votre candidature à l’adresse indiquée ci-dessous.