Fusos horários: GMT (UTC +0), CET (UTC +1), EET (UTC +2), AST (UTC -4), FKST (UTC -3)

Você deve residir no Reino Unido ou já ter direito legal de trabalhar lá. A função e a empresa são totalmente remotas.

A Ellipsis é uma agência de conteúdo SEO de alto nível, focada na excelência. Somos uma equipe moderna e totalmente remota, que trabalha com agilidade, ambição e cuidado.

Como nossa Assistente Executiva, você criará sistemas que protegem o trabalho profundo e focado em nossa equipe remota, que cresce rapidamente. Você gerenciará o fluxo constante de informações e as operações do dia a dia para que o Diretor-Geral possa se concentrar nas prioridades estratégicas — seu apoio torna isso possível.

Estamos procurando alguém que realmente goste de oferecer um suporte excelente. Você lidará com os desafios operacionais necessários para conduzir um negócio remoto, assumirá a responsabilidade por processos-chave e buscará continuamente formas de melhorá-los. Seu trabalho criterioso com finanças, coordenação de equipe e organização de reuniões fortalecerá toda a organização.

Na Ellipsis, o Deep Work (trabalho profundo) é um valor central num mundo que nunca para de se conectar. Você ajudará a equilibrar necessidades urgentes dos clientes, estratégia de longo prazo e períodos de foco ininterrupto. Gerir essas prioridades em conflito de forma eficaz será essencial para a função.

Este trabalho valoriza desempenho consistente e confiável, além de uma abordagem cuidadosa para melhorar sistemas. À medida que a confiança cresce, você terá um papel na definição de como nossas operações funcionam. Mostre como você ajudou outras pessoas a terem sucesso — seja em uma função de Assistente Executiva, seja por meio de experiências transferíveis.

A Ellipsis é totalmente remota há sete anos. Abraçamos o que o trabalho remoto faz de melhor: colaboração forte, foco profundo, encontros/retreats da equipe e uma cultura de apoio em que todos podem prosperar.

Embora nossa equipe esteja distribuída pelo mundo, colaboramos durante os horários de trabalho GMT/UTC. Também nos reunimos presencialmente para retreats e conferências.

Nosso serviço de conteúdo SEO, Content Growth, produz artigos mensais otimizados para SEO, construídos a partir de uma estratégia desenhada para gerar resultados consistentes. Gerenciamos tudo de ponta a ponta: estratégia, pesquisa de palavras-chave com apoio de IA (usando nossa IA FALCON), briefings, redação, publicação, divulgação, construção de links, ranqueamento e solução de problemas. A equipe de Conteúdo supervisiona a produção, enquanto a equipe de SEO lida com as entregas técnicas.

A Ellipsis está crescendo rapidamente. Entregamos um trabalho excepcional e estamos construindo algo significativo — este é um momento empolgante para se juntar a nós.

Divisão de responsabilidades:
• 50% administração orientada por processos para a empresa e o Diretor-Geral
• 30% suporte reativo e projetos especiais
• 20% preparação, participação e acompanhamento de reuniões

O trabalho remoto depende de confiança, e isso é ainda mais verdadeiro aqui. Com o tempo, você assumirá a responsabilidade por áreas-chave:

Finanças, RH e Operações:
• Realizar a administração financeira diária, incluindo despesas, rascunhos de pagamentos, faturamento e controle de registros
• Gerenciar faturamento e pagamentos de clientes
• Trabalhar em parceria com contadores externos para relatórios, folha de pagamento e pensões
• Gerenciar documentos de conformidade e eventuais dúvidas de finanças vindas da equipe
• Apoiar contratações publicando vagas, revisando candidaturas e realizando uma triagem inicial

Reuniões:
• Preparar pautas e anotações internas
• Participar das reuniões ou assistir às gravações e, em seguida, produzir atas claras e úteis
• Criar e atribuir tarefas de acompanhamento e redigir e-mails de follow-up

Administração de Vendas e Marketing:
• Montar propostas e contratos usando modelos, garantindo precisão dentro de prazos curtos
• Escrever e-mails de follow-up de vendas
• Preparar orçamentos de forma proativa com base em dados de projetos anteriores
• Garantir que os follow-ups aconteçam no prazo e coordenar com as equipes relevantes

Gestão de e-mails:
• Manter a caixa de entrada do Diretor-Geral organizada, redigindo ou enviando respostas quando apropriado
• Triar mensagens recebidas e resumir os pontos-chave para decisões rápidas
• Criar modelos e sistemas para necessidades recorrentes de comunicação

Viagens:
• Planejar dois encontros da equipe por ano para 20+ pessoas, incluindo pesquisa, orçamentos, viagens, locais e atividades
• Gerenciar a logística dos eventos para garantir que tudo ocorra bem
• Apoiar a equipe de Liderança em viagens para conferências, frequentemente para múltiplas cidades

Projetos especiais:
• Apoiar o Diretor-Geral com uma variedade de tarefas que exigem iniciativa e acompanhamento, em vez de processos fixos
• Liderar trabalho relacionado a B Corp coordenando atualizações de políticas, delegando tarefas e acompanhando prazos
• Preparar e agendar o newsletter mensal da empresa por e-mail e WordPress, além de coordenar conteúdos sociais relacionados com o Designer Gráfico

A função pode incluir alguma flexibilidade para chamadas ocasionais de clientes em período tardio a partir da Califórnia. É concedido tempo livre equivalente.

Você será o único membro da equipe de Operações, trabalhando de forma independente enquanto mantém boa conectividade digital. Seu objetivo é reduzir a carga operacional do Diretor-Geral para que ele possa focar no crescimento do negócio. Você precisa ser proativo e confortável trabalhando sem uma interação constante. Pode ser necessário também realizar alguma administração pessoal para o Diretor-Geral.

O que buscamos:
• Atenção excepcional aos detalhes, especialmente em inglês escrito
• Experiência melhorando processos ou sistemas
• Excelentes habilidades de escrita e edição
• Confiança para trabalhar remotamente e gerenciar seu tempo de forma eficaz
• Boas habilidades com ferramentas como Google Workspace e plataformas de gestão de projetos
• Capacidade de trabalhar no horário do Reino Unido, com alguma flexibilidade

Valorizamos tanto candidatos de formações tradicionais em funções de EA/PA quanto aqueles que desenvolveram habilidades semelhantes de outras maneiras. O mais importante é sua capacidade de criar estrutura e construir confiança com um trabalho confiável e consistente.

Benefícios:
• Vaga em tempo integral, totalmente remota (é necessário elegibilidade para trabalho no Reino Unido)
• Salário competitivo em linha com referências do Reino Unido: £35k–£42k por ano
• 28 dias de férias anuais
• Um dia adicional de férias por ano, até +5
• Uma semana de trabalho de quatro dias por mês
• Horários flexíveis conforme necessidades de colaboração
• Retreats da equipe duas vezes por ano
• Licença parental ampliada e pagamento de licença médica (sick pay)
• Forte compromisso com sustentabilidade; visando certificação B Corp até o fim de 2025

Processo de candidatura:
Levamos contratações a sério. Grande parte do nosso Wiki interno é público e pode ajudar você a se preparar — especialmente a visão geral do nosso processo de entrevistas.

Analisamos as candidaturas de forma contínua, com entrevistas agendadas após o prazo final. Reserve seu tempo — suas respostas escritas importam mais do que seu CV.

Recebemos muitas candidaturas. Destaque-se abordando as responsabilidades em detalhes e seguindo exatamente as instruções da candidatura.

As entrevistas acontecem via Google Meet com membros da equipe de Liderança e com o Diretor-Geral. Essa também é sua chance de nos avaliar.

Etapa final: projeto-teste remunerado (cerca de quatro horas, a ser concluído em até uma semana). Depois disso, solicitaremos referências aos seus dois gerentes mais recentes.

Nosso objetivo é construir um negócio ético, onde todos possam fazer um trabalho excelente. Se isso parece com você, encorajamos sua candidatura.

Como se candidatar:
Envie sua candidatura usando o link fornecido. As decisões de progressão são baseadas no seu formulário e no seu CV. Pesquisar a função, nossas expectativas e o valor que você pode trazer fortalecerá significativamente sua candidatura — use sua carta de apresentação para demonstrar isso.

A Ellipsis é uma empregadora que oferece oportunidades iguais.

Embora valorizemos tecnologia, queremos ouvir diretamente de você — não de IA. Verificamos candidaturas por conteúdo gerado por IA e desqualificamos automaticamente as que usam isso.

Prazo de candidatura: fim do dia, 20 de janeiro de 2025. Todos os candidatos serão contatados após o prazo.