A Função
Estamos a contratar um(a) Assistente de Pessoas/Administrador(a) de RH para se juntar à nossa Equipa de Pessoas por uma cobertura temporária de maternidade. Nesta função, irá prestar um apoio operacional e administrativo essencial à área de Pessoas no Reino Unido. Vai ajudar a gerir atividades de grande volume do ciclo de vida dos colaboradores, atualizar sistemas de RH, apoiar a administração do recrutamento, tratar registos de ausências e responder a questões dos colaboradores.
Trabalhará em estreita colaboração com a Equipa de Pessoas, Payroll, Customer Service, responsáveis pela contratação e partes interessadas operacionais para garantir que as informações dos colaboradores, a documentação e os processos de RH são concluídos com precisão e dentro dos prazos. A função exige grande atenção ao detalhe, excelentes capacidades organizacionais e a capacidade de lidar com dados confidenciais de colaboradores num ambiente acelerado.
Este é um cargo de apoio importante dentro da Equipa de Pessoas e é ideal para alguém com experiência prévia em administração de RH, confortável a trabalhar com sistemas de RH, informações dos colaboradores e pedidos urgentes e com prazos definidos.
Prestar apoio à administração de RH para colaboradores internos em todo o Reino Unido, garantindo que os registos dos colaboradores e os sistemas de RH estão corretos e atualizados.
Tratar a administração de novos colaboradores, alterações e desligamentos, incluindo documentos de onboarding, atualizações de estado, alterações relacionadas com remuneração, pedidos de offboarding e documentação de saída.
Apoiar processos de elegibilidade, direito de trabalho (right-to-work), onboarding TUPE e documentação interna de pessoas, garantindo que todas as verificações e registos necessários são concluídos com exatidão.
Utilizar o BambooHR e outros sistemas de RH para inserir, atualizar, consultar e compilar dados dos colaboradores para a Equipa de Pessoas e para toda a organização.
Coordenar com responsáveis pela contratação, partes interessadas séniores e equipas internas para apoiar pedidos de anúncios de vaga e a administração relacionada com recrutamento.
Ajudar na administração interna de ausências, incluindo baixa por doença, luto e outros tipos de ausência, garantindo que as confirmações de regresso ao trabalho e as atualizações relacionadas com o processamento salarial (payroll) são efetuadas corretamente.
Acompanhar e responder a questões recebidas através da inbox de RH do Reino Unido, incluindo pedidos relacionados com férias, atualizações de doença, alterações nos registos dos colaboradores, necessidades de documentos, atualizações de sistemas e apoio geral em RH.
Fornecer apoio administrativo e clerical à Equipa de Pessoas, incluindo cartas de referência, vales para teste de visão, documentação dos colaboradores, atualização de registos e tarefas urgentes no sistema de RH.
Escalar casos complexos ou sensíveis para o membro apropriado da Equipa de Pessoas e garantir que as informações confidenciais dos colaboradores são geridas de acordo com a política da empresa e os requisitos de proteção de dados.
Experiência prévia em administração de RH, apoio a Pessoas ou funções administrativas semelhantes.
Forte atenção ao detalhe e elevado nível de rigor ao trabalhar com dados dos colaboradores.
Confiança ao utilizar sistemas de RH, folhas de cálculo (spreadsheets), inboxs partilhadas e processos de gestão de documentos.
Boas capacidades organizacionais e capacidade de gerir múltiplas tarefas num ambiente acelerado.
Uma mentalidade centrada nas pessoas e uma abordagem profissional no apoio a questões de colaboradores e gestores.
Excelentes competências de comunicação, tanto escrita como verbal.
Capacidade de lidar de forma adequada com informação confidencial e sensível.
Confiança em seguir processos e escalar problemas quando necessário.
Conhecimento sólido de Microsoft Office ou Google Workspace, especialmente folhas de cálculo, documentos e email.
Atitude proativa e disponibilidade para apoiar a Equipa de Pessoas mais ampla.
Compreensão básica dos processos de administração de RH no Reino Unido.
Experiência com BambooHR ou sistemas semelhantes será uma vantagem.
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