Zeitzonen: GMT (UTC +0), CET (UTC +1), EET (UTC +2), AST (UTC -4), FKST (UTC -3)

Sie müssen entweder im Vereinigten Königreich leben oder bereits über das gesetzliche Recht verfügen, dort zu arbeiten. Die Stelle und das Unternehmen sind vollständig remote.

Ellipsis ist eine erstklassige SEO-Content-Agentur mit Fokus auf Exzellenz. Wir sind ein modernes, vollständig remote arbeitendes Team, das schnell liefert—mit Ambition und Sorgfalt.

Als Executive Assistant baust du Systeme auf, die konzentriertes, tiefes Arbeiten innerhalb unseres schnell wachsenden Remote-Teams sicherstellen. Du übernimmst den kontinuierlichen Informationsfluss und das Tagesgeschäft, damit sich der Managing Director auf strategische Prioritäten konzentrieren kann—deine Unterstützung macht das möglich.

Wir suchen jemanden, der es wirklich genießt, herausragenden Support zu leisten. Du übernimmst die operativen Herausforderungen, die nötig sind, um ein Remote-Business zu führen, übernimmst die Verantwortung für zentrale Prozesse und suchst kontinuierlich nach Verbesserungsmöglichkeiten. Deine sorgfältige Arbeit in den Bereichen Finanzen, Teamkoordination und Planung stärkt die gesamte Organisation.

Bei Ellipsis ist konzentriertes Arbeiten (Deep Work) ein zentraler Wert in einer Welt, die nie aufhört, sich zu vernetzen. Du hilfst dabei, dringende Kundenbedürfnisse, langfristige Strategie und ununterbrochene Fokuszeit in Balance zu bringen. Das effektive Management konkurrierender Prioritäten ist ein Kernbestandteil der Rolle.

Diese Position belohnt gleichbleibend zuverlässige Leistung sowie einen durchdachten Ansatz zur Verbesserung von Systemen. Mit wachsendem Vertrauen wirst du eine Rolle dabei spielen, wie unsere Workflows gestaltet und umgesetzt werden. Zeig uns, wie du anderen zum Erfolg verholfen hast—entweder in einer EA-Rolle oder durch übertragbare Erfahrung.

Ellipsis arbeitet seit sieben Jahren vollständig remote. Wir leben das, was Remote-Arbeit am besten kann: starke Zusammenarbeit, tiefer Fokus, Team-Retreats und eine unterstützende Kultur, in der jeder wachsen kann.

Obwohl unser Team weltweit verteilt ist, arbeiten wir gemeinsam in den GMT/UTC-Zeiten. Außerdem treffen wir uns vor Ort zu Retreats und Konferenzen.

Unser SEO-Content-Service „Content Growth“ veröffentlicht monatlich SEO-optimierte Artikel auf Basis einer Strategie, die starke Ergebnisse liefern soll. Wir übernehmen alles end-to-end: Strategie, KI-gestützte Keyword-Recherche (mit unserer FALCON AI), Briefings, Texterstellung, Veröffentlichung, Promotion, Linkbuilding, Rankings und Troubleshooting. Das Content-Team treibt die Produktion voran, während das SEO-Team die technischen Aufgaben übernimmt.

Ellipsis wächst schnell. Wir liefern herausragende Arbeit und bauen etwas Sinnvolles—eine spannende Zeit, um dem Team beizutreten.

Aufschlüsselung der Verantwortlichkeiten:
• 50 % prozessorientierte Administration für das Unternehmen und den Managing Director
• 30 % reaktiver Support und Sonderprojekte
• 20 % Vorbereitung, Teilnahme und Nachbereitung von Meetings

Remote-Arbeit basiert auf Vertrauen—und das ist hier besonders wichtig. Mit der Zeit übernimmst du die Verantwortung für zentrale Aufgaben:

Finanzen, HR und Operations:
• Tägliche Finanzadministration steuern, inklusive Ausgaben, Zahlungsentwürfen, Rechnungsstellung und Dokumentation
• Kundenrechnungen und Zahlungen bearbeiten
• Mit externen Buchhaltungsdienstleistern zusammenarbeiten für Reporting, Payroll und Renten
• Compliance-Dokumente verwalten und gelegentliche Finanzfragen aus dem Team beantworten
• Support bei Einstellungen: Jobanzeigen veröffentlichen, Bewerbungen prüfen und ein erstes Screening durchführen

Meetings:
• Agenden und interne Notizen vorbereiten
• An Meetings teilnehmen oder Aufzeichnungen prüfen, danach klare, hilfreiche Protokolle erstellen
• Follow-up-Aufgaben erstellen und zuweisen sowie Follow-up-E-Mails entwerfen

Sales- und Marketing-Administration:
• Angebote und Verträge mithilfe von Vorlagen zusammenstellen und dabei auch bei engen Deadlines Genauigkeit sicherstellen
• Follow-up-Sales-E-Mails schreiben
• Kostenabschätzungen proaktiv vorbereiten—basierend auf Daten aus früheren Projekten
• Sicherstellen, dass Follow-ups pünktlich stattfinden, und mit den jeweiligen Teams koordinieren

E-Mail-Management:
• Das Postfach des Managing Directors organisiert halten, Antworten entwerfen oder bei Bedarf versenden
• Eingehende Nachrichten vorab sortieren (Triage) und die wichtigsten Details für schnelle Entscheidungen zusammenfassen
• Vorlagen und Systeme für wiederkehrende Kommunikationsanforderungen aufbauen

Reiseplanung:
• Zwei Team-Meetings pro Jahr für 20+ Personen planen—inklusive Recherche, Budget, Reisen, Locations und Aktivitäten
• Veranstaltungslogistik steuern, damit alles reibungslos läuft
• Reiseunterstützung für das Leadership-Team zu Konferenzen organisieren—oft in mehreren Städten

Sonderprojekte:
• Den Managing Director bei einer Vielzahl von Aufgaben unterstützen, die Eigeninitiative und konsequentes Nachverfolgen erfordern—statt starrer, vordefinierter Prozesse
• Unterstützung bei Arbeiten im Zusammenhang mit B Corp: Policy-Updates koordinieren, Aufgaben delegieren und Deadlines nachverfolgen
• Den monatlichen Newsletter des Unternehmens per E-Mail und WordPress vorbereiten und planen sowie damit verbundene Social-Content-Anfragen mit der Grafikerin koordinieren

Die Rolle kann gelegentlich etwas Flexibilität erfordern, z. B. späte Kundentelefonate aus Kalifornien. Für solche Ausnahmen wird Zeit zur Verfügung gestellt.

Du wirst die einzige Person im Operations-Team sein und unabhängig arbeiten, dabei jedoch digital gut angebunden bleiben. Dein Ziel ist es, die operative Arbeitslast des Managing Directors zu reduzieren, damit er sich auf das Wachstum des Business konzentrieren kann. Du musst selbstständig motiviert sein und dich damit wohlfühlen, ohne ständiges Hin-und-her zu arbeiten. Gegebenenfalls musst du auch ein wenig persönliche Administration für den Managing Director übernehmen.

Was wir suchen:
• Außergewöhnliche Aufmerksamkeit fürs Detail—besonders in schriftlichem Englisch
• Erfahrung darin, Prozesse oder Systeme zu verbessern
• Starke Schreib- und Bearbeitungsfähigkeiten
• Sicherheit im Remote-Arbeiten und effektivem Zeitmanagement
• Gute Kenntnisse von Tools wie Google Workspace und Projektmanagement-Plattformen
• Fähigkeit, UK-Zeiten zu arbeiten—mit etwas Flexibilität

Wir begrüßen Kandidat:innen aus klassischen EA/PA-Umfeldern ebenso wie Bewerber:innen, die sich ähnliche Fähigkeiten auf anderen Wegen aufgebaut haben. Am wichtigsten ist uns, dass du Struktur schaffen und Vertrauen durch verlässliche, konsequente Arbeit aufbauen kannst.

Benefits:
• Vollzeitstelle, vollständig remote (UK-Arbeitserlaubnis erforderlich)
• Attraktives Gehalt nach UK-Standards: 35.000–42.000 £ pro Jahr
• 28 Tage bezahlter Jahresurlaub
• Zusätzlich ein weiterer freier Tag pro Jahr, bis zu +5
• Vier-Tage-Woche einmal pro Monat
• Flexible Arbeitszeiten entsprechend dem Bedarf an Zusammenarbeit
• Team-Retreats zweimal pro Jahr
• Verbesserter Elternzeit- und Krankengeldanspruch
• Starke Nachhaltigkeitsverpflichtungen, mit dem Ziel der B-Corp-Zertifizierung bis Ende 2025

Bewerbungsprozess:
Wir nehmen Hiring ernst. Ein großer Teil unseres internen Wikis ist öffentlich und kann dir helfen, dich vorzubereiten—insbesondere unser Überblick über den Interviewprozess.

Wir prüfen Bewerbungen fortlaufend, und Interviews werden nach der Deadline geplant. Nimm dir Zeit—deine schriftlichen Antworten sind wichtiger als dein Lebenslauf.

Wir erhalten viele Bewerbungen. Heb dich ab, indem du die Verantwortlichkeiten im Detail ansprichst und die Bewerbungsanweisungen exakt befolgst.

Interviews werden über Google Meet mit Mitgliedern des Leadership-Teams und dem Managing Director durchgeführt. Das ist auch deine Chance, uns zu bewerten.

Letzte Phase: bezahltes Testprojekt (ca. vier Stunden, innerhalb einer Woche fertigstellen). Danach bitten wir deine letzten zwei Manager um Referenzen.

Wir möchten ein ethisches Unternehmen aufbauen, in dem jede:r großartige Arbeit leisten kann. Wenn das nach dir klingt, würden wir uns freuen, von dir zu hören.

So bewirbst du dich:
Sende deine Bewerbung über den bereitgestellten Link ein. Entscheidungen über die weitere Berücksichtigung basieren auf deinem Formular und deinem Lebenslauf. Wenn du dich auf die Rolle, unsere Erwartungen und den Mehrwert, den du einbringen kannst, einlässt, stärkt das deine Bewerbung—nutze dein Anschreiben, um das zu zeigen.

Ellipsis ist ein Arbeitgeber für Chancengleichheit.

Auch wenn wir Technologie schätzen, möchten wir, dass du direkt mit uns sprichst—nicht mit KI. Wir screenen auf AI-generierte Inhalte und schließen automatisch alle aus, die sie nutzen.

Bewerbungsfrist: Ende des Tages, 20. Januar 2025. Alle Kandidat:innen werden nach der Deadline kontaktiert.