Zeitzonen: GMT (UTC +0), CET (UTC +1), EET (UTC +2), AST (UTC -4), FKST (UTC -3)

Sie müssen entweder im Vereinigten Königreich leben oder bereits über ein gesetzliches Recht verfügen, dort zu arbeiten. Diese Stelle und unser Unternehmen sind vollständig remote.

Ellipsis ist eine führende Agentur für SEO-Content, die sich für Exzellenz einsetzt. Wir sind ein modernes, vollständig remote arbeitendes Team, das schnell arbeitet – mit Ambition und Sorgfalt.

Als Executive Assistant richten Sie Systeme ein, die fokussiertes, tiefes Arbeiten in unserem schnell wachsenden Remote-Team schützen. Sie steuern den kontinuierlichen Informationsfluss und den Tagesbetrieb, damit sich der Managing Director auf strategische Prioritäten konzentrieren kann – Ihre Unterstützung macht das möglich.

Wir suchen jemanden, der sich wirklich daran erfreut, großartige Unterstützung zu leisten. Sie übernehmen die operativen Aufgaben, die nötig sind, um ein Remote-Unternehmen zu führen, übernehmen Verantwortung für zentrale Prozesse und suchen kontinuierlich nach Verbesserungsmöglichkeiten. Ihre sorgfältige Arbeit in den Bereichen Finanzen, Teamkoordination und Terminplanung stärkt die gesamte Organisation.

Bei Ellipsis ist Deep Work ein zentraler Wert in einer Welt, die nie aufhört, sich zu vernetzen. Sie helfen dabei, dringende Kundenbedarfe, langfristige Strategie und konzentrierte Fokuszeit ohne Unterbrechung in Einklang zu bringen. Das erfolgreiche Management dieser konkurrierenden Prioritäten wird ein Kernbestandteil der Rolle sein.

Diese Stelle belohnt konsequent verlässliche Leistung und einen durchdachten Ansatz zur Verbesserung von Systemen. Mit wachsendem Vertrauen werden Sie auch Einfluss darauf haben, wie unsere Abläufe gestaltet sind. Zeigen Sie uns, wie Sie anderen geholfen haben, erfolgreich zu sein – entweder in einer EA-Rolle oder durch übertragbare Erfahrungen.

Ellipsis arbeitet seit sieben Jahren vollständig remote. Wir leben die besten Aspekte von Remote Work: starke Zusammenarbeit, tiefer Fokus, Team-Retreats und eine unterstützende Kultur, in der alle gedeihen können.

Obwohl unser Team über die ganze Welt verteilt ist, arbeiten wir in den GMT/UTC-Arbeitszeiten gemeinsam. Außerdem treffen wir uns vor Ort für Retreats und Konferenzen.

Unser SEO-Content-Service Content Growth erstellt monatlich SEO-optimierte Artikel, die auf einer Strategie basieren, die starke Ergebnisse liefern soll. Wir übernehmen alles von Anfang bis Ende: Strategie, mithilfe von KI gestützte Keyword-Recherche (mit unserer FALCON AI), Briefings, Text, Veröffentlichung, Promotion, Link Building, Rankings und Troubleshooting. Das Content-Team steuert die Produktion, während das SEO-Team die technischen Deliverables übernimmt.

Ellipsis wächst schnell. Wir liefern hervorragende Arbeit und bauen etwas Sinnvolles auf – das ist eine spannende Zeit, um Teil unseres Teams zu werden.

Aufgabenaufteilung:
• 50% prozessorientierte Administration für das Unternehmen und den Managing Director
• 30% reaktiver Support und Sonderprojekte
• 20% Vorbereitung von Meetings, Teilnahme und Nachbereitung

Remote-Arbeit basiert auf Vertrauen – und hier ist das besonders wichtig. Im Laufe der Zeit übernehmen Sie die Verantwortung für zentrale Aufgaben:

Finanzen, HR und Operations:
• Tägliche Finanzadministration verwalten, einschließlich Ausgaben, Entwürfe für Zahlungen, Rechnungsstellung und Dokumentation
• Kundenrechnungen und Zahlungen abwickeln
• Mit externen Buchhaltungen zusammenarbeiten für Reporting, Payroll und Renten
• Compliance-Dokumente verwalten und auf gelegentliche Finanzfragen aus dem Team reagieren
• Unterstützung beim Recruiting, indem Sie Stellen ausschreiben, Kandidat:innen prüfen und ein erstes Screening durchführen

Meetings:
• Tagesordnungen und interne Notizen vorbereiten
• An Meetings teilnehmen oder Aufzeichnungen prüfen, anschließend klare und hilfreiche Protokolle erstellen
• Follow-up-Aufgaben erstellen und zuweisen sowie Follow-up-E-Mails entwerfen

Sales- und Marketing-Administration:
• Angebote und Verträge mithilfe von Vorlagen erstellen und dabei auch unter engen Deadlines Genauigkeit sicherstellen
• Follow-up-Verkaufs-E-Mails schreiben
• Angebote im Voraus auf Basis früherer Projektdaten vorbereiten
• Sicherstellen, dass Follow-ups rechtzeitig erfolgen, und mit den zuständigen Teams koordinieren

E-Mail-Management:
• Den Posteingang des Managing Director organisiert halten, bei Bedarf Antworten entwerfen oder versenden
• Eingehende Nachrichten sortieren und die wichtigsten Details für schnelle Entscheidungen zusammenfassen
• Vorlagen und Systeme für den kontinuierlichen Kommunikationsbedarf erstellen

Reisen:
• Zwei Mal pro Jahr Team-Meetups für 20+ Personen planen, einschließlich Recherche, Budgets, Reisen, Locations und Aktivitäten
• Event-Logistik steuern, damit die Durchführung reibungslos klappt
• Unterstützung des Leadership-Teams bei Konferenzreisen, oft über mehrere Städte hinweg

Sonderprojekte:
• Den Managing Director bei einer Vielzahl von Aufgaben unterstützen, die Eigeninitiative und Umsetzung erfordern – statt starrer Prozesse
• Unterstützung bei B-Corp-relevanten Themen, indem Sie Richtlinien-Updates koordinieren, Aufgaben delegieren und Deadlines nachverfolgen
• Den monatlichen Newsletter des Unternehmens in E-Mail und WordPress vorbereiten und terminieren sowie die dazugehörigen Social-Content-Themen mit der Grafikerin koordinieren

Gegebenenfalls gibt es etwas Flexibilität für gelegentliche späte Kundenanrufe aus Kalifornien. Dafür wird Freizeitausgleich gewährt.

Sie sind das einzige Mitglied des Operations-Teams und arbeiten eigenständig, während Sie eng digital verbunden bleiben. Ihr Ziel ist es, die operative Arbeitsbelastung des Managing Director zu reduzieren, damit er sich auf das Wachstum des Unternehmens konzentrieren kann. Sie müssen sich selbst motivieren und damit vertraut sein, ohne ständigen Austausch zu arbeiten. Gelegentlich kann auch etwas persönliche Administration für den Managing Director erforderlich sein.

Was wir suchen:
• Ausgezeichnete Aufmerksamkeit fürs Detail, insbesondere in schriftlichem Englisch
• Erfahrung darin, Prozesse oder Systeme zu verbessern
• Starke Schreib- und Lektoratsfähigkeiten
• Sicherheit bei Remote-Arbeit und effektives Zeitmanagement
• Sicherer Umgang mit Tools wie Google Workspace und Projektmanagement-Plattformen
• Fähigkeit, UK-Arbeitszeiten einzuhalten – mit etwas Flexibilität

Wir freuen uns über Bewerbungen sowohl von Kandidat:innen aus klassischen EA/PA-Umfeldern als auch von Personen, die ähnliche Fähigkeiten auf andere Weise erworben haben. Am wichtigsten ist Ihre Fähigkeit, Struktur zu schaffen und Vertrauen durch zuverlässige, konsistente Arbeit aufzubauen.

Leistungen:
• Vollzeitstelle, vollständig remote (erforderlich: Arbeitsberechtigung für UK-Arbeit)
• Gehalt wettbewerbsfähig nach UK-Benchmarks: 35.000–42.000 £ pro Jahr
• 28 Tage Jahresurlaub
• Ein zusätzlicher Urlaubstag pro Jahr, bis +5
• Eine Vier-Tage-Woche pro Monat
• Flexible Arbeitszeiten entsprechend dem Kollaborationsbedarf
• Team-Retreats zweimal pro Jahr
• Verbesserter Elternurlaub und Krankengeld
• Starkes Engagement für Nachhaltigkeit; Ziel ist B-Corp-Zertifizierung bis Ende 2025

Bewerbungsprozess:
Wir nehmen Recruiting ernst. Ein Großteil unserer internen Wiki ist öffentlich und kann Ihnen helfen, sich vorzubereiten – insbesondere unser Überblick zum Interviewprozess.

Wir prüfen Bewerbungen fortlaufend; Interviews werden nach der Frist geplant. Nehmen Sie sich Zeit – Ihre schriftlichen Antworten sind wichtiger als Ihr Lebenslauf.

Wir erhalten viele Bewerbungen. Heben Sie sich ab, indem Sie die Verantwortlichkeiten detailliert adressieren und die Bewerbungsanweisungen exakt befolgen.

Die Interviews finden via Google Meet mit Mitgliedern des Leadership-Teams und dem Managing Director statt. Das ist auch Ihre Gelegenheit, uns zu bewerten.

Finale Phase: ein bezahltes Testprojekt (ca. vier Stunden, innerhalb einer Woche abgeschlossen). Danach werden wir Referenzen von Ihren zwei aktuellsten Vorgesetzten anfragen.

Wir möchten ein ethisches Unternehmen aufbauen, in dem alle großartige Arbeit leisten können. Wenn das nach Ihnen klingt, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

So bewerben Sie sich:
Reichen Sie Ihre Bewerbung über den bereitgestellten Link ein. Ihr Fortschritt hängt von Ihrem Formular und Lebenslauf ab. Wenn Sie sich über die Rolle, unsere Erwartungen und den Wert, den Sie einbringen können, informieren, stärkt das Ihre Bewerbung – nutzen Sie Ihr Anschreiben, um dies zu verdeutlichen.

Ellipsis ist ein Arbeitgeber mit Chancengleichheit.

Wir schätzen Technologie, möchten aber direkt von Ihnen hören – nicht von KI. Wir prüfen Bewerbungen auf KI-generierte Inhalte und disqualifizieren automatisch alle, die KI dafür nutzen.

Bewerbungsfrist: Ende des Tages, 20. Januar 2025. Alle Bewerber:innen werden nach der Frist kontaktiert.