Wir suchen eine/n Berufseinsteiger/in als Administrative/n Virtuelle/n Kundenassistent/in zur Unterstützung unserer Kunden und internen Teams in der MENA-Region. Diese Position verbindet direkten Kundenservice mit administrativer Koordination, um einen reibungslosen Tagesablauf, genaue Dokumentation und die zeitnahe Bearbeitung von Kundenanfragen sicherzustellen. Der/die ideale Kandidat/in ist serviceorientiert, detailfokussiert, gut organisiert und fühlt sich in einem multikulturellen und mehrsprachigen Umfeld wohl.

Sie fungieren als zentrale Ansprechperson für Kunden per Telefon, E-Mail, Chat und Messaging-Apps und übernehmen gleichzeitig administrative Aufgaben wie Dateneingabe, Ablage, Terminplanung, Berichterstellung sowie die Zusammenarbeit mit Logistik-, Finanz-, Verkaufs- und Technikteams. Starke Kommunikationsfähigkeiten, Professionalität, Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig mit einer ruhigen, lösungsorientierten Haltung zu bewältigen, sind unerlässlich.

Aufgaben
Kundenservice
• Schnelle und professionelle Beantwortung von Kundenanfragen per Telefon, E-Mail, Chat und Messaging-Plattformen.
• Bereitstellung klarer und genauer Informationen zu Produkten, Dienstleistungen, Preisen, Verfügbarkeit, Lieferzeiten, Garantien, Rücksendungen und Supportabläufen.
• Einfühlsame Bearbeitung von Beschwerden und Servicefällen sowie Weiterleitung, wenn erforderlich.
• Überwachung und Verwaltung von Kundenanfragen vom Erstkontakt bis zum Abschluss inklusive zeitnaher Updates und Einhaltung von Service-Leveln.
• Sicherstellung einer positiven Kundenerfahrung durch kulturell sensibles und respektvolles Auftreten in verschiedenen MENA-Märkten.
• Sammeln von Kundenfeedback und Weitergabe von Erkenntnissen zur Prozess- und Serviceverbesserung.

Administrative Unterstützung
• Pflege genauer und aktueller Kundendaten, Fallnotizen und Servicehistorien in CRM-/ERP-Systemen.
• Erstellung und Überarbeitung von Dokumenten wie Bestellformularen, Serviceaufträgen, Lieferscheinen, Korrespondenzen und internen Berichten.
• Planung von Terminen, Serviceeinsätzen, Rückrufen und Follow-ups sowie Kalenderverwaltung für verschiedene Teams.
• Unterstützung interner Abläufe wie Ablage, Scannen, Archivierung und Organisation digitaler Dokumente.
• Unterstützung bei Rechnungsanfragen und grundlegenden Finanzaufgaben wie der Überprüfung von Zahlungsstatus und Bestätigung von Rechnungsdetails.
• Erstellung wöchentlicher oder monatlicher Serviceberichte, einschließlich Anfragevolumen, Lösungszeiten, wiederkehrender Probleme und Kundenzufriedenheitsdaten.

Abteilungsübergreifende Koordination
• Abstimmung mit Betriebs-, Logistik- und Lagerteams zur Sendungsverfolgung, Verzugsmanagement und Kundeninformation.
• Zusammenarbeit mit Verkaufsteams bei Kunden-Onboarding, Kontoaktualisierungen und Nachverkaufsprozessen.
• Koordination mit technischen Supportteams für Fehlerbehebung, Terminplanung und Kundenanleitung.
• Effektive Kommunikation über verschiedene Länder und Zeitzonen in der MENA-Region für reibungslose Übergaben und Fallkontinuität.

Anforderungen
• Abgeschlossene Schulbildung; Bachelorabschluss oder Diplom von Vorteil.
• Grundlegende Erfahrung im Kundenservice, in der administrativen Unterstützung, im Callcenter, in der Hotellerie, im Einzelhandel oder ähnlichen Bereichen (MENA-Erfahrung von Vorteil).
• Sicherer Umgang mit Office-Software, insbesondere Excel/Sheets, E-Mail-Verwaltung und Dokumentenerstellung.
• Erfahrung mit CRM-Systemen.

Sprachvoraussetzungen
• Grundkenntnisse in Arabisch (schriftlich und mündlich) für die meisten MENA-Märkte von Vorteil.
• Grundkenntnisse in Englisch (schriftlich und mündlich) erforderlich.

Fähigkeiten und Kompetenzen
• Ausgeprägte Kundenorientierung und die Fähigkeit, unter Druck ruhig und professionell zu bleiben.
• Hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikation mit klaren und höflichen Formulierungen.
• Hohe Genauigkeit und Aufmerksamkeit für Details bei Dokumentation und Dateneingabe.
• Fähigkeit zur Priorisierung von Aufgaben, zum gleichzeitigen Bearbeiten mehrerer Anfragen und zur Einhaltung von Fristen in einem dynamischen Umfeld.
• Starke Problemlösungsfähigkeiten mit der Fähigkeit, Probleme zu erkennen, Lösungen vorzuschlagen und bei Bedarf zu eskalieren.
• Hohe Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Kulturelle Sensibilität für verschiedene MENA-Länder.

Arbeitsbedingungen
• Die Tätigkeit kann je nach Standort und geschäftlichen Anforderungen im Büro, hybrid oder remote erfolgen.
• Arbeitszeiten können je nach MENA-Region variieren, wobei während arbeitsintensiver Phasen Flexibilität erforderlich ist.
• Einige Aufgaben können Verfügbarkeit außerhalb üblicher Arbeitszeiten erfordern, um unterschiedliche Zeitzonen oder dringende Kundenanfragen abzudecken.

Gehalt
1.900–2.900 USD pro Monat

Leistungskennzahlen
• Reaktionszeit und Gesamtlösungszeit
• Genauigkeit und Qualität der Dokumentation
• Kundenzufriedenheit und Beschwerdebearbeitung
• Ticketmanagement und konsequente Nachverfolgung
• Einhaltung von Richtlinien, Skripten und Servicestandards
• Administrative Genauigkeit und termingerechte Berichterstattung

Karrieremöglichkeiten
• Senior Customer Service Representative / Teamleitung
• Customer Experience Specialist
• Büroadministrator/in / Operations Coordinator
• Vertriebsunterstützung / Account Coordinator
• Qualitätssicherung oder Training Specialist

Gleichstellungserklärung
Wir setzen uns für ein inklusives Arbeitsumfeld ein, das die Vielfalt der MENA-Region respektiert. Alle qualifizierten Bewerber/innen werden unabhängig von Nationalität, Geschlecht, Alter, Behinderung oder einem anderen gesetzlich geschützten Status berücksichtigt.