Zentrale Verantwortlichkeiten

• Koordination mit externen Lieferanten zur Verfolgung von Bestellungen für Rohstoffe und Komponenten, die unser Fertigungspartner benötigt, und Sicherstellung einer termingerechten Lieferung an dessen Standort.
• Überwachung des Lieferantenfortschritts, Überprüfung von Bestellstatus und Lösung kleinerer Probleme wie Verzögerungen oder Abweichungen; Weiterleitung komplexerer Themen an das Management oder externe Regulierungsteams.

• Erstellung und Versand von Produktionsaufträgen per E-Mail an unseren Fertigungspartner, einschließlich Produktdetails, Mengen und geplanter Liefertermine gemäß unserem Kooperationsvertrag.
• Nachverfolgung von Produktionsaufträgen, Bestätigung der Annahme und Sicherstellung der termingerechten Ausführung (in der Regel 8–12 Wochen) sowie zeitnahe Kommunikation von Aktualisierungen oder Verzögerungen.
• Übermittlung erforderlicher Dokumente – wie Zertifizierungen und Produktspezifikationen – zwischen dem Fertigungspartner und externen Regulierungsteams.

• Koordination der Abholung oder des Versands fertiger Waren aus dem Lager des Fertigungspartners zu unserem externen Logistikdienstleister (3PL) zur Einlagerung und Distribution.
• Regelmäßige Kommunikation mit dem 3PL-Anbieter zur Bestätigung von Ankunftszeiten, Überprüfung von Palettierung und Etikettierung sowie Lösung logistischer Probleme wie Verzögerungen oder fehlerhaften Lieferungen.
• Bereitstellung aller notwendigen Dokumente für den 3PL, einschließlich Logistiketiketten und WZ-Dokumenten, zur Sicherstellung der Compliance.

• Hauptansprechpartner zwischen Lieferanten, Fertigungspartner und 3PL-Anbieter, um reibungslose und abgestimmte Abläufe sicherzustellen.
• Verfolgung zentraler Meilensteine – wie Bestellaufgabe, Produktionsabschluss und Wareneingang beim 3PL – und Weitergabe von Updates an interne Teams wie Vertrieb und Operations.
• Eskalation größerer Probleme wie höhere Gewalt, Qualitätsmängel oder erhebliche Verzögerungen an das Management innerhalb der geforderten Fristen (z. B. innerhalb von 3 Tagen gemäß Vertrag).

• Pflege genauer Aufzeichnungen zu Bestellungen, Kommunikation und Lieferbestätigungen über den gesamten Garantiezeitraum (bis zu 24 Monate bzw. Produktlebensdauer).
• Erstellung von Berichten zur Prozessperformance, etwa zu Lieferpünktlichkeit oder Kommunikationslücken, sowie Empfehlung von Verbesserungen.
• Unterstützung bei der Reklamationsbearbeitung durch Koordination mit dem Fertigungspartner und dem 3PL, Organisation von Produktprüfungen und Weitergabe relevanter Informationen an externe Regulierungsteams.

Qualifikationen und Fähigkeiten

• Erfahrung: 2–5 Jahre in Supply-Chain-Koordination, Logistik oder Operations, idealerweise in Kosmetik, Parfümerie oder FMCG. Erfahrung im E‑Commerce oder mit 3PL‑Partnern ist vorteilhaft.
• Sprache: Fließendes Polnisch und Englisch in Wort und Schrift für die Kommunikation mit dem Fertigungspartner in Polen und internationalen Teams.
• Fähigkeiten: Starke organisatorische und kommunikative Kompetenzen, sicherer Umgang mit E‑Mail und grundlegenden ERP‑ oder Auftragsmanagementsystemen sowie Fähigkeit zur Steuerung mehrerer Stakeholder mit proaktivem Follow-up.
• Persönliche Eigenschaften: Detailorientiert, zuverlässig und problemlösungsstark in einem dynamischen Umfeld. Sicher im Remote‑Arbeiten.