Zeitzonen: GMT (UTC +0), CET (UTC +1), EET (UTC +2), AST (UTC -4), FKST (UTC -3)

Du musst deinen Wohnsitz im Vereinigten Königreich haben oder rechtlich berechtigt sein, dort zu arbeiten. Die Position – wie auch das gesamte Unternehmen – ist vollständig remote.

Ellipsis ist eine führende SEO‑Content‑Agentur, die sich darauf konzentriert, in ihrem Bereich herausragend zu sein. Wir sind ein modernes, vollständig remote arbeitendes Team in einem dynamischen, ambitionierten und unterstützenden Umfeld.

Als unsere Executive Assistant entwickelst du Systeme, die konzentriertes Arbeiten in unserem schnell wachsenden Remote‑Team ermöglichen. Deine Aufgabe ist es, den stetigen Informations- und Arbeitsfluss zu organisieren, damit der Managing Director sich auf strategische Prioritäten konzentrieren kann – dank deiner Unterstützung gelingt das.

Wir suchen jemanden, der wirkliche Freude daran hat, exzellenten Support zu leisten. Du löst operative Herausforderungen, die ein Remote‑Unternehmen am Laufen halten, übernimmst Verantwortung für Kernprozesse und findest Verbesserungsmöglichkeiten. Dein sorgfältiger Umgang mit Finanzen, Teamkoordination und Meeting‑Organisation stärkt das gesamte Unternehmen.

Bei Ellipsis schätzen wir Deep Work in einer ständig vernetzten Welt. Du unterstützt dabei, dringende Kundenanliegen, strategische Planung und ungestörte Arbeitsphasen in Einklang zu bringen. Deine Rolle ist entscheidend, um diese konkurrierenden Anforderungen sinnvoll zu steuern.

Die Position belohnt zuverlässige, beständige Arbeit und einen durchdachten Ansatz zur Verbesserung von Abläufen. Mit wachsendem Vertrauen gestaltest du mit, wie unsere Operations funktionieren. Zeig uns, wie du andere erfolgreich unterstützt hast – sei es in einer EA‑Rolle oder durch übertragbare Fähigkeiten.

Ellipsis arbeitet seit sieben Jahren vollständig remote. Wir nutzen die Vorteile dieser Arbeitsweise: Zusammenarbeit, tiefes Fokus‑Arbeiten, Team‑Retreats und eine unterstützende, inklusive Kultur, in der alle ihr Bestes geben können.

Auch wenn unser Team weltweit verteilt ist, arbeiten wir innerhalb von GMT/UTC‑Kernzeiten. Für Team‑Treffen und Konferenzen kommen wir auch persönlich zusammen.

Unser SEO‑Service „Content Growth“ liefert monatlich SEO‑optimierte Artikel auf Basis einer Strategie, die wir zur Ergebnissteigerung entwickeln. Wir übernehmen alles: Strategie, KI‑gestützte Keyword‑Recherche (mit FALCON AI), Briefings, Texte, Veröffentlichung, Promotion, Linkbuilding, Rankings und Troubleshooting. Unser Content‑Team führt die Produktion, während unser SEO‑Team die technischen Anforderungen übernimmt.

Ellipsis wächst schnell. Wir liefern außergewöhnliche Arbeit und bauen etwas Besonderes auf. Dies ist ein spannender Zeitpunkt, um Teil unseres Teams zu werden.

Aufteilung der Aufgaben:
• 50% prozessbasierte Unternehmens‑ und MD‑Administration
• 30% reaktive Aufgaben und Sonderprojekte
• 20% Meeting‑Vorbereitung, Teilnahme und Nachbereitung

Remote‑Arbeit basiert auf Vertrauen – in dieser Rolle besonders. Mit der Zeit übernimmst du zentrale Verantwortlichkeiten:

Finanzen, HR und Operations:
• Tägliche Finanzverwaltung, z. B. Ausgaben, Zahlungsentwürfe, Rechnungen und Ablage
• Verwaltung der Kundenabrechnung und Zahlungseingänge
• Zusammenarbeit mit externen Buchhaltern zu Reporting, Gehaltsabrechnung und Renten
• Bearbeitung von Compliance‑Unterlagen und gelegentlichen Finanzanfragen des Teams
• Unterstützung im Recruiting durch Ausschreibungen, Vorauswahl und erste Sichtung

Meetings:
• Erstellung von Agenden und internen Notizen
• Teilnahme oder Ansicht von Aufzeichnungen und Erstellung präziser, wertvoller Protokolle
• Formulierung und Zuweisung von Folgeaufgaben und E‑Mails

Sales‑ und Marketing‑Administration:
• Erstellung von Angeboten und Verträgen auf Basis von Vorlagen unter Zeitdruck
• Formulierung von Follow‑up‑E‑Mails für den Vertrieb
• Proaktive Angebotserstellung anhand früherer Projektdaten
• Sicherstellung pünktlicher Follow‑ups und Abstimmung mit beteiligten Teams

E‑Mail‑Management:
• Organisation des MD‑Postfachs und Erstellung oder Versand von Antworten
• Priorisierung von Nachrichten und verständliche Aufbereitung für schnelle Entscheidungen
• Entwicklung von Vorlagen und Systemen für wiederkehrende E‑Mail‑Typen

Reisen:
• Planung von zweimal jährlich stattfindenden Team‑Treffen für 20+ Personen, inkl. Recherche, Budget, Reisen, Restaurants, Zimmer und Aktivitäten
• Beantwortung logistischer Anfragen und Sicherstellung reibungsloser Abläufe
• Unterstützung der Leadership‑Reisen zu Konferenzen, oft über mehrere Städte hinweg

Sonderprojekte:
• Unterstützung des MD bei vielfältigen Aufgaben, die Eigeninitiative statt fester Prozesse erfordern
• Leitung B‑Corp‑bezogener Themen durch Koordination von Richtlinien, Aufgabenverteilung und Einhaltung von Fristen
• Vorbereitung und Veröffentlichung des monatlichen Unternehmens‑Newsletters in E‑Mail und WordPress sowie Planung der dazugehörigen Social‑Inhalte mit dem Grafikdesigner

Die Rolle bietet etwas Flexibilität für gelegentliche spätere Meetings mit Kunden in Kalifornien. Ausgleichszeit wird gewährt.

Du bist die einzige Person im Operations‑Team und arbeitest eigenständig, aber digital gut eingebunden. Deine Aufgabe ist es, die operative Last des MD zu verringern, damit er sich auf Wachstum konzentrieren kann. Eigenverantwortliches Arbeiten ohne ständige Interaktion ist erforderlich. Gelegentliche persönliche Aufgaben für den MD sind möglich.

Was wir suchen:
• Hervorragende Detailgenauigkeit, besonders in schriftlichem Englisch
• Erfahrung in der Verbesserung von Systemen oder Prozessen
• Starke Schreib‑ und Redigierfähigkeiten
• Selbstbewusstes Remote‑Arbeiten und gutes Zeitmanagement
• Versiert im Umgang mit Google Workspace und Projektmanagement‑Tools
• Fähigkeit, zu UK‑Zeiten zu arbeiten, mit etwas Flexibilität

Wir begrüßen klassische EA/PA‑Profile ebenso wie Kandidat*innen mit ähnlichen Fähigkeiten aus anderen Bereichen. Entscheidend ist deine Fähigkeit, Ordnung zu schaffen und Vertrauen durch konstante Leistung aufzubauen.

Benefits:
• Vollzeit, komplett remote (UK‑Arbeitsberechtigung erforderlich)
• Wettbewerbsfähiges UK‑Gehalt: £35k–£42k jährlich
• 28 Urlaubstage
• Ein zusätzlicher Urlaubstag pro Jahr, bis zu +5
• Ein 4‑Tage‑Arbeitswoche‑Tag pro Monat
• Flexible Arbeitszeiten innerhalb der Kollaborationsfenster
• Zwei jährliche Team‑Retreats
• Verbesserte Elternzeit und Krankengeld
• Engagement für Nachhaltigkeit; B‑Corp‑Zertifizierung bis Ende 2025 angestrebt

Bewerbungsprozess:
Wir wählen sorgfältig die beste Person für die Rolle aus. Viele Teile unseres internen Wikis sind öffentlich einsehbar und hilfreich, insbesondere unser Interview‑Leitfaden.

Bewerbungen werden fortlaufend geprüft, Interviews finden nach Ablauf der Frist statt. Nimm dir Zeit – deine schriftlichen Antworten sind wichtiger als dein Lebenslauf.

Wir erhalten viele Bewerbungen. Heb dich hervor, indem du die Aufgaben gründlich ansprichst und die Bewerbungsanweisungen befolgst.

Interviews finden über Google Meet mit Mitgliedern des Leadership‑Teams und dem MD statt. Das ist auch deine Chance, uns kennenzulernen.

Letzter Schritt: ein bezahltes Testprojekt (ca. vier Stunden, eine Woche Bearbeitungszeit). Anschließend holen wir Referenzen deiner letzten beiden Vorgesetzten ein.

Wir wollen ein ethisches Unternehmen aufbauen, in dem alle ihr Bestes geben können. Wenn du glaubst, dass du gut passt, bewirb dich.

So bewirbst du dich:
Reiche deine Bewerbung über den bereitgestellten Link ein. Wir entscheiden auf Basis des Formulars und deines Lebenslaufs, wer weiterkommt. Eine gute Vorbereitung – Verständnis der Rolle, unserer Erwartungen und deiner Stärken – verbessert deine Chancen erheblich. Nutze dein Anschreiben dafür.

Ellipsis ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert.

Auch wenn wir Technologie schätzen, möchten wir von dir hören – nicht von KI. Wir prüfen Bewerbungen auf KI‑Erstellung und disqualifizieren sie automatisch.

Bewerbungsfrist: Ende des 20. Januar 2025. Wir kontaktieren alle Bewerber*innen nach Ablauf der Frist.