Fusos horários: GMT (UTC +0), CET (UTC +1), EET (UTC +2), AST (UTC -4), FKST (UTC -3)

É necessário estar baseado no Reino Unido ou ter direito legal de trabalhar lá. A função — e a empresa — é totalmente remota.

A Ellipsis é uma agência líder em conteúdo para SEO, comprometida em ser a melhor do setor. Somos uma equipa moderna, totalmente remota, trabalhando num ambiente rápido, ambicioso e colaborativo.

Como nosso Assistente Executivo, você criará sistemas que protegem o trabalho focado dentro da nossa equipa em rápido crescimento. Sua função é gerir o fluxo contínuo de informações e operações para que o Diretor Executivo possa concentrar-se em prioridades estratégicas — o seu apoio torna isso possível.

Procuramos alguém que genuinamente goste de oferecer um suporte de excelência. Você lidará com os desafios operacionais que mantêm uma empresa remota a funcionar sem atritos, gerirá processos essenciais e identificará oportunidades de melhoria. Sua atenção às áreas financeira, coordenação de equipa e organização de reuniões fortalecerá toda a empresa.

Na Ellipsis, priorizamos o Trabalho Profundo num mundo hiperconectado. Você ajudará a equilibrar urgências de clientes, coordenação estratégica e períodos de foco. A sua contribuição será essencial para gerir estas exigências de forma eficaz.

Esta função recompensa execução consistente e melhoria contínua da forma como trabalhamos. À medida que ganha confiança, você ajudará a moldar os nossos sistemas operacionais. Mostre como já ajudou outras pessoas a ter sucesso — seja através de experiência como EA ou competências transferíveis.

A Ellipsis é totalmente remota há sete anos. Valorizamos o melhor do trabalho remoto: colaboração, Trabalho Profundo, encontros presenciais e uma cultura solidária e inclusiva que ajuda cada pessoa a dar o seu melhor.

Embora a nossa equipa seja global, as horas de colaboração seguem GMT/UTC. Também nos reunimos presencialmente para eventos e conferências.

A nossa oferta de conteúdo para SEO, Content Growth, fornece aos clientes artigos mensais otimizados para SEO com base numa estratégia que desenvolvemos para gerar excelentes resultados. Gerimos tudo de ponta a ponta: estratégia, pesquisa de palavras‑chave (impulsionada pelo nosso FALCON AI), briefings, escrita, publicação, promoção, criação de backlinks, acompanhamento de rankings e resolução de problemas de SEO. A equipa de Conteúdo lidera a produção, enquanto a equipa de SEO cuida das necessidades técnicas.

A Ellipsis está a expandir-se rapidamente. Produzimos trabalho excecional e estamos a construir algo especial. É um ótimo momento para se juntar a nós.

Distribuição das responsabilidades:
• 50% tarefas administrativas orientadas por processos para a empresa e para o Diretor Executivo
• 30% tarefas reativas e projetos especiais
• 20% preparação, participação e follow‑up de reuniões

O trabalho remoto baseia-se em confiança, algo essencial para esta função. Com o tempo, você assumirá responsabilidade por áreas centrais:

Finanças, RH e Operações:
• Gerir tarefas financeiras diárias, como despesas, pagamentos preliminares, faturação e manutenção de registos
• Supervisionar faturas e pagamentos de clientes
• Coordenar com contabilistas externos sobre relatórios, salários e pensões
• Gerir documentação de conformidade e pedidos financeiros pontuais da equipa
• Apoiar recrutamento, incluindo publicação de vagas, triagem de candidaturas e seleção inicial

Reuniões:
• Preparar agendas e notas internas
• Participar ou rever gravações de reuniões e produzir atas úteis e precisas
• Atribuir e redigir ações de follow‑up e e‑mails

Apoio a Vendas e Marketing:
• Elaborar propostas e contratos a partir de modelos, garantindo precisão mesmo com prazos curtos
• Redigir e‑mails de follow‑up de vendas
• Preparar proactivamente orçamentos usando dados de projetos anteriores
• Garantir que follow‑ups sejam concluídos rapidamente e coordenar com as partes envolvidas

Gestão de E‑mail:
• Manter a caixa de entrada do Diretor Executivo organizada, redigindo respostas quando apropriado
• Filtrar e apresentar informações de forma clara para facilitar decisões rápidas
• Criar modelos e sistemas para gerir padrões recorrentes de e‑mails

Viagens:
• Organizar encontros presenciais semestrais da equipa (20+ pessoas), incluindo pesquisa de locais, orçamento, reservas de viagem, restaurantes, alojamento e atividades
• Gerir dúvidas logísticas e garantir eventos sem problemas
• Apoiar viagens da equipa de Liderança para conferências, muitas vezes com itinerários multicidade

Projetos Especiais:
• Apoiar o Diretor Executivo com tarefas variadas que exigem iniciativa e conclusão, não apenas execução de processos
• Liderar trabalho relacionado à certificação B Corp, coordenando políticas, delegando tarefas e garantindo prazos
• Preparar a newsletter mensal da empresa, agendá‑la em e‑mail e WordPress e planear conteúdo social relacionado, em coordenação com o Designer Gráfico

A função inclui flexibilidade para reuniões ocasionais no fim do dia com clientes da Califórnia. É fornecido tempo de descanso compensatório.

Você será o único membro da equipa de Operações, trabalhando de forma independente enquanto mantém comunicação digital constante. O seu objetivo é reduzir a carga operacional do Diretor Executivo para que ele possa focar no crescimento. É essencial ser proativo e confortável a trabalhar sem supervisão constante. Tarefas pessoais pontuais para o Diretor Executivo podem ser necessárias.

O que procuramos:
• Atenção excecional aos detalhes, especialmente em inglês escrito
• Experiência em melhorar sistemas ou processos
• Forte capacidade de escrita e revisão
• Confiança para trabalhar remotamente e gerir o próprio tempo
• Competência em ferramentas como Google Workspace e software de gestão de projetos
• Capacidade de trabalhar no horário do Reino Unido com alguma flexibilidade

Aceitamos candidaturas tanto de EA/PA tradicionais quanto de pessoas que desenvolveram estas competências de outras formas. O mais importante é a capacidade de criar ordem e conquistar confiança através de execução consistente.

Benefícios:
• Função a tempo inteiro, totalmente remota (necessária elegibilidade para trabalhar no Reino Unido)
• Salário competitivo com referência ao mercado britânico: £35k–£42k por ano
• 28 dias de férias
• Um dia de férias adicional por ano até +5
• Uma semana de trabalho de 4 dias por mês
• Horário flexível dentro das necessidades da janela de colaboração
• Encontros presenciais semestrais
• Licença parental e baixa médica reforçadas
• Compromisso com sustentabilidade; objetivo de certificação B Corp até final de 2025

Processo de candidatura:
Selecionamos cuidadosamente o melhor candidato. Grande parte do nosso Wiki interno é público e útil para consultar antes de candidatar-se, especialmente o nosso guia do processo de entrevista.

Analisamos candidaturas de forma contínua, com entrevistas após a data de encerramento. Tire o tempo necessário — as respostas escritas são mais importantes que o CV.

Recebemos muitas candidaturas. Destaque-se respondendo cuidadosamente às responsabilidades e seguindo as instruções de “como candidatar-se”.

As entrevistas são via Google Meet com membros da equipa de Liderança e o Diretor Executivo. Esta também é a sua oportunidade de nos avaliar.

Etapa final: um projeto de teste remunerado (~4 horas, uma semana para concluir). Depois, solicitamos referências dos seus dois últimos gestores.

Esforçamo‑nos para construir um negócio ético onde todos possam prosperar. Se acredita que pode ser a pessoa certa, candidate-se.

Como candidatar-se:
Envie a sua candidatura utilizando o link fornecido. Decidiremos quem avança com base no formulário e no CV. Pesquisar sobre a função, as expectativas e o que você pode trazer aumentará muito as suas hipóteses. Use a carta de apresentação para demonstrar isso.

A Ellipsis é um empregador que promove igualdade de oportunidades.

Embora valorizemos tecnologia, queremos ouvir de você — não de IA. Candidaturas geradas por IA serão identificadas e automaticamente desqualificadas.

Data limite de candidatura: final do dia, 20 de janeiro de 2025. Entraremos em contacto com todos os candidatos após essa data.