Zeitzonen: GMT (UTC +0), CET (UTC +1), EET (UTC +2), AST (UTC -4), FKST (UTC -3)

Sie müssen entweder im Vereinigten Königreich leben oder bereits das gesetzliche Recht haben, dort zu arbeiten. Die Position und das Unternehmen sind vollständig remote.

Ellipsis ist eine führende SEO‑Content‑Agentur, die sich höchster Qualität verpflichtet fühlt. Wir sind ein modernes, vollständig remote arbeitendes Team, das schnell, ambitioniert und unterstützend zusammenarbeitet.

Als unsere Executive Assistant bauen Sie Systeme auf, die konzentriertes Arbeiten in unserem schnell wachsenden Remote‑Team ermöglichen. Ihre Aufgabe ist es, den kontinuierlichen Informations‑ und Organisationsfluss zu steuern, damit sich der Managing Director auf strategische Themen konzentrieren kann.

Wir suchen jemanden, der wirklich Freude daran hat, herausragende Unterstützung zu leisten. Sie lösen operative Herausforderungen, die ein Remote‑Unternehmen am Laufen halten, übernehmen Verantwortung für zentrale Prozesse und verbessern diese kontinuierlich. Ihre sorgfältige Arbeit in den Bereichen Finanzen, Teamkoordination und Meeting‑Organisation stärkt das gesamte Unternehmen.

Bei Ellipsis ist Deep Work ein zentraler Wert in einer ständig vernetzten Welt. Sie helfen dabei, dringende Kundenanforderungen, langfristige Strategie und ungestörte Fokuszeiten auszubalancieren. Der Umgang mit diesen konkurrierenden Prioritäten wird ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Rolle sein.

Diese Position belohnt zuverlässige, beständige Arbeit und einen durchdachten Ansatz zur Verbesserung von Abläufen. Mit wachsendem Vertrauen gestalten Sie zunehmend mit, wie unsere operativen Prozesse funktionieren. Zeigen Sie uns, wie Sie bisher andere dabei unterstützt haben, erfolgreich zu sein – in einer EA‑Rolle oder durch übertragbare Erfahrungen.

Ellipsis arbeitet seit sieben Jahren vollständig remote. Wir nutzen die Vorteile der Remote‑Arbeit: Zusammenarbeit, tiefes Fokus‑Arbeiten, Team‑Retreats und eine unterstützende Kultur.

Obwohl unser Team global verteilt ist, arbeiten wir überwiegend in GMT/UTC‑Stunden. Wir treffen uns zudem persönlich zu Retreats und Konferenzen.

Unser SEO‑Content‑Service „Content Growth“ liefert monatlich SEO‑optimierte Artikel auf Basis einer Strategie, die auf starke Ergebnisse ausgerichtet ist. Wir kümmern uns um alles: Strategie, KI‑unterstützte Keyword‑Recherche (mit unserer FALCON‑KI), Briefings, Schreiben, Veröffentlichung, Promotion, Linkaufbau, Ranking und Troubleshooting. Das Content‑Team verantwortet die Produktion, während das SEO‑Team die technischen Aspekte übernimmt.

Ellipsis wächst schnell. Wir liefern außergewöhnliche Arbeit und bauen etwas Bedeutendes auf – der perfekte Zeitpunkt, um einzusteigen.

Aufgabenverteilung:
• 50% prozessgetriebene Admin‑Arbeit für das Unternehmen und den MD
• 30% reaktive Aufgaben und Sonderprojekte
• 20% Meeting‑Vorbereitung, Teilnahme und Nachbereitung

Remote‑Arbeit basiert auf Vertrauen – besonders in dieser Rolle. Mit der Zeit übernehmen Sie zentrale Verantwortlichkeiten:

Finanzen, HR und Operations:
• Tägliche Finanzverwaltung inkl. Ausgaben, Zahlungsentwürfe, Rechnungen und Dokumentation
• Verwaltung von Kundenrechnungen und Zahlungseingängen
• Zusammenarbeit mit externen Buchhaltern zu Reporting, Payroll und Renten
• Verwaltung von Compliance‑Unterlagen und gelegentlichen Team‑Anfragen
• Unterstützung im Recruiting: Ausschreibungen, Bewerberprüfung, Erstgespräche

Meetings:
• Vorbereitung von Agenden und internen Notizen
• Teilnahme oder Ansehen von Aufzeichnungen und Erstellung klarer, nützlicher Protokolle
• Erstellung und Nachverfolgung von Folgeaufgaben und E‑Mails

Sales‑ und Marketing‑Admin:
• Erstellung von Angeboten und Verträgen anhand von Vorlagen unter Zeitdruck
• Schreiben von Follow‑up‑Sales‑E‑Mails
• Proaktive Angebotserstellung basierend auf früheren Projektdaten
• Sicherstellen rechtzeitiger Follow‑ups und Koordination mit relevanten Teams

E‑Mail‑Management:
• Organisation des Posteingangs des MD und Entwurf bzw. Versand geeigneter Antworten
• Priorisierung von Nachrichten und Zusammenfassungen für schnelle Entscheidungen
• Aufbau von Vorlagen und Systemen für wiederkehrende Kommunikation

Reisen:
• Planung halbjährlicher Team‑Treffen für 20+ Personen inkl. Recherche, Budget, Reisen, Orte und Aktivitäten
• Logistik‑Management und reibungslose Umsetzung
• Unterstützung der Leadership‑Reisen, oft mit mehreren Städten

Sonderprojekte:
• Unterstützung des MD bei vielfältigen Aufgaben, die Eigeninitiative statt fester Abläufe erfordern
• Leitung der B‑Corp‑Arbeit: Richtlinien aktualisieren, Aufgaben delegieren, Fristen nachverfolgen
• Vorbereitung und Planung des monatlichen Newsletters für E‑Mail und WordPress sowie Koordination mit dem Grafikdesigner

Die Rolle erfordert gelegentlich spätere Calls mit Kunden in Kalifornien. Freizeitausgleich wird gewährt.

Sie sind das einzige Mitglied des Operations‑Teams, arbeiten eigenständig und bleiben digital gut eingebunden. Ihr Ziel: die operative Last des MD zu reduzieren, damit er sich auf Wachstum konzentrieren kann. Selbstständiges Arbeiten ohne ständige Interaktion ist entscheidend. Gelegentliche persönliche Admin‑Aufgaben für den MD können anfallen.

Was wir suchen:
• Herausragende Detailgenauigkeit, besonders im schriftlichen Englisch
• Erfahrung in der Verbesserung von Prozessen oder Systemen
• Starke Schreib‑ und Redigierfähigkeiten
• Selbstbewusstsein im Remote‑Arbeiten und Zeitmanagement
• Sehr gute Fähigkeiten mit Google Workspace und Projektmanagement‑Tools
• Fähigkeit, in UK‑Arbeitszeiten zu arbeiten

Wir begrüßen Kandidat*innen mit klassischem EA/PA‑Hintergrund ebenso wie Personen mit vergleichbaren Fähigkeiten aus anderen Bereichen. Wichtig ist Ihre Fähigkeit, Struktur zu schaffen und durch konsistente, verlässliche Arbeit Vertrauen aufzubauen.

Benefits:
• Vollzeit, vollständig remote (Arbeitsberechtigung UK erforderlich)
• Wettbewerbsfähiges Gehalt basierend auf UK‑Standards: £35k–£42k jährlich
• 28 Urlaubstage
• Jährlich ein zusätzlicher Urlaubstag, bis zu +5
• Ein vier‑Tage‑Arbeitswoche‑Tag pro Monat
• Flexible Stunden im Rahmen der Zusammenarbeit
• Zweimal jährliche Team‑Retreats
• Verbesserte Elternzeit und Krankengeld
• Starke Nachhaltigkeitsziele; B‑Corp‑Zertifizierung bis Ende 2025 angestrebt

Bewerbungsprozess:
Wir nehmen Recruiting ernst. Ein großer Teil unseres internen Wikis ist öffentlich, einschließlich einer Übersicht zu unserem Interviewprozess.

Wir prüfen Bewerbungen fortlaufend, Interviews finden nach der Deadline statt. Nehmen Sie sich Zeit – Ihre schriftlichen Antworten sind wichtiger als Ihr Lebenslauf.

Wir erhalten viele Bewerbungen. Heben Sie sich ab, indem Sie die Aufgaben detailliert adressieren und die Anweisungen genau befolgen.

Interviews finden über Google Meet mit Mitgliedern des Leadership‑Teams und dem MD statt. Es ist auch Ihre Gelegenheit, uns kennenzulernen.

Finale Phase: ein bezahltes Testprojekt (ca. vier Stunden, eine Woche Zeit). Anschließend holen wir Referenzen Ihrer letzten zwei Vorgesetzten ein.

Wir möchten ein ethisches Unternehmen aufbauen, in dem alle großartige Arbeit leisten können. Wenn das gut zu Ihnen passt, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Wie Sie sich bewerben:
Reichen Sie Ihre Bewerbung über den bereitgestellten Link ein. Entscheidungen über die nächste Runde basieren auf Ihrem Formular und CV. Gute Recherche über die Rolle, unsere Erwartungen und Ihren möglichen Beitrag stärkt Ihre Bewerbung deutlich. Nutzen Sie Ihr Anschreiben, um dies zu zeigen.

Ellipsis ist ein Arbeitgeber mit Chancengleichheit.

Auch wenn wir Technologie schätzen, möchten wir direkt von Ihnen hören – nicht von KI. Bewerbungen werden auf KI‑Inhalte geprüft und bei Nutzung automatisch disqualifiziert.

Bewerbungsfrist: Ende des Tages, 20. Januar 2025. Alle Bewerber*innen erhalten nach der Deadline Rückmeldung.