Fuseaux horaires : GMT (UTC +0), CET (UTC +1), EET (UTC +2), AST (UTC -4), FKST (UTC -3)

Vous devez résider au Royaume‑Uni ou disposer du droit légal d’y travailler. Le poste et l’entreprise sont entièrement à distance.

Ellipsis est une agence leader en contenu SEO, engagée dans l’excellence. Nous sommes une équipe moderne, entièrement remote, travaillant avec rapidité, ambition et soutien mutuel.

En tant qu’Assistant·e de Direction, vous mettrez en place des systèmes qui protègent le travail concentré au sein de notre équipe en pleine croissance. Votre rôle consiste à gérer le flux constant d’informations et les opérations afin que le Directeur Général puisse se consacrer à la stratégie — votre soutien rend cela possible.

Nous recherchons quelqu’un qui aime réellement offrir un soutien irréprochable. Vous résoudrez les défis opérationnels qui permettent à une entreprise remote de fonctionner, vous prendrez en charge des processus importants et vous les améliorerez. Votre rigueur dans la finance, la coordination d’équipe et l’organisation des réunions renforcera toute l’entreprise.

Chez Ellipsis, le Deep Work est une valeur fondamentale dans un monde hyper connecté. Vous aiderez à équilibrer urgences clients, stratégie long terme et temps de concentration. Bien gérer ces priorités concurrentes sera essentiel à votre mission.

Ce poste valorise la fiabilité, la constance et une approche réfléchie de l’amélioration des systèmes. Avec la confiance, vous influencerez la manière dont nos opérations évoluent. Montrez‑nous comment vous avez aidé d’autres personnes à réussir — en tant qu’EA ou grâce à une expérience transférable.

Ellipsis fonctionne en télétravail complet depuis sept ans. Nous tirons le meilleur du remote : collaboration, concentration profonde, retraites d’équipe et culture solidaire.

Bien que notre équipe soit dispersée dans le monde, nous collaborons sur les horaires GMT/UTC. Nous nous rencontrons également lors de retraites et conférences.

Notre service SEO, Content Growth, fournit chaque mois des articles optimisés basés sur une stratégie orientée résultats. Nous gérons tout : stratégie, recherche de mots‑clés assistée par IA (avec FALCON AI), briefs, rédaction, publication, promotion, netlinking, classement et résolution de problèmes. L’équipe Contenu supervise la production, tandis que l’équipe SEO gère les aspects techniques.

Ellipsis croît rapidement. Nous produisons un travail exceptionnel et construisons quelque chose qui compte. C’est un moment idéal pour nous rejoindre.

Répartition des responsabilités :
• 50 % d’administratif orienté processus pour l’entreprise et le DG
• 30 % de travail réactif et projets spéciaux
• 20 % de préparation, participation et suivi de réunions

Le télétravail repose sur la confiance, particulièrement pour ce poste. Avec le temps, vous assumerez des responsabilités clés :

Finance, RH et Opérations :
• Gérer l’administratif financier quotidien : notes de frais, projets de paiements, facturation, tenue des registres
• Gérer la facturation et les paiements clients
• Collaborer avec les comptables externes pour le reporting, la paie et les retraites
• Gérer les documents de conformité et répondre aux questions financières internes
• Soutenir le recrutement : publication d’offres, présélection et screening

Réunions :
• Préparer des ordres du jour et notes internes
• Assister aux réunions (ou visionner les enregistrements) et rédiger des comptes rendus clairs
• Créer et assigner des actions de suivi, rédiger les e‑mails correspondants

Administration Vente et Marketing :
• Assembler des propositions et contrats à partir de modèles, avec précision et rapidité
• Rédiger des e‑mails de suivi commercial
• Préparer des devis en s’appuyant sur les données de projets précédents
• Assurer les relances et coordonner avec les équipes concernées

Gestion d’e‑mails :
• Organiser la boîte mail du DG et rédiger/envoyer des réponses appropriées
• Trier les messages et résumer l’essentiel pour faciliter les décisions
• Créer des modèles et systèmes pour les communications récurrentes

Voyages :
• Planifier les deux retraites annuelles pour 20+ personnes : recherche, budgets, transports, lieux, activités
• Gérer la logistique et assurer le bon déroulement des événements
• Organiser les déplacements de l’équipe dirigeante pour les conférences, souvent sur plusieurs villes

Projets spéciaux :
• Aider le DG sur des missions variées nécessitant initiative et autonomie
• Piloter le travail lié au B Corp : mises à jour de politiques, coordination, suivi des échéances
• Préparer et programmer la newsletter mensuelle (e‑mail et WordPress) et coordonner le contenu social associé

Le poste implique une certaine flexibilité pour des appels tardifs avec la Californie. Des récupérations sont prévues.

Vous serez la seule personne de l’équipe Opérations, autonome mais connectée digitalement. Votre objectif : réduire la charge opérationnelle du DG pour lui permettre de se concentrer sur la croissance. Vous devez être autonome et à l’aise sans interaction constante. Quelques tâches personnelles pour le DG peuvent être incluses.

Nous recherchons :
• Une attention exceptionnelle aux détails, surtout en anglais écrit
• Une expérience dans l’amélioration de processus
• D’excellentes capacités de rédaction et d’édition
• Confiance dans le travail remote et la gestion du temps
• Aisance avec Google Workspace et les outils de gestion de projet
• Capacité à travailler selon les horaires britanniques

Nous accueillons les profils EA/PA classiques ainsi que les parcours alternatifs. L’essentiel est votre capacité à créer de la structure et à instaurer la confiance par un travail constant et fiable.

Avantages :
• Poste à temps plein, 100 % remote (éligibilité UK requise)
• Salaire compétitif selon les standards UK : 35k–42k £
• 28 jours de congés
• 1 jour supplémentaire par an jusqu’à +5
• 1 semaine de 4 jours par mois
• Horaires flexibles selon les besoins d’équipe
• Deux retraites d’équipe par an
• Congés parentaux et maladie améliorés
• Engagement fort sur la durabilité ; objectif B Corp fin 2025

Processus de candidature :
Nous prenons le recrutement au sérieux. Une grande partie de notre Wiki interne est publique et peut vous aider à vous préparer — notamment l’aperçu du processus d’entretien.

Nous examinons les candidatures au fur et à mesure, avec entretiens après la date limite. Prenez votre temps : vos réponses écrites comptent davantage que votre CV.

Nous recevons de nombreuses candidatures. Distinguez‑vous en répondant précisément aux responsabilités et en suivant les instructions.

Les entretiens se font sur Google Meet avec des membres du leadership et le DG. C’est aussi l’occasion pour vous de nous évaluer.

Dernière étape : un test rémunéré d’environ quatre heures (à réaliser en une semaine). Nous demanderons ensuite deux références de vos derniers managers.

Nous voulons bâtir une entreprise éthique où chacun peut faire un excellent travail. Si cela vous correspond, nous vous encourageons à postuler.

Comment postuler :
Soumettez votre candidature via le lien fourni. Les décisions reposent sur le formulaire et votre CV. Préparez‑vous en étudiant le rôle, nos attentes et la valeur que vous pouvez apporter. Votre lettre de motivation doit le démontrer.

Ellipsis est un employeur garantissant l’égalité des chances.

Même si nous valorisons la technologie, nous souhaitons entendre votre voix — pas celle d’une IA. Nous vérifions les contenus générés par IA et disqualifions automatiquement les candidatures qui en contiennent.

Date limite : fin de journée, 20 janvier 2025. Tous les candidats recevront une réponse après cette date.