### Wichtige Aufgaben
– Koordination mit externen Lieferanten zur Überwachung von Bestellungen für Rohmaterialien und Komponenten, die unser Fertigungspartner benötigt, um eine termingerechte Lieferung an deren Standorte sicherzustellen.
– Verfolgung des Fortschritts bei Lieferanten, Bestätigung der Bestellstatus und Klärung kleinerer Probleme wie Verzögerungen oder Abweichungen; bei größeren Themen Eskalation an das Management oder die zuständigen externen regulatorischen Teams.

– Erstellung und Versand von Produktionsaufträgen an unseren Fertigungspartner per E-Mail, einschließlich Produktinformationen, Mengen und Lieferterminen, die in unserer Kooperationsvereinbarung definiert sind.
– Nachverfolgung von Produktionsaufträgen, Bestätigung der Annahme und Sicherstellung der Durchführung innerhalb der vereinbarten Zeitpläne (typischerweise 8–12 Wochen), mit zeitnahen Updates zu Änderungen oder Verzögerungen.
– Weiterleitung der erforderlichen Dokumente – z. B. Zertifizierungen und Produktspezifikationen – zwischen dem Fertigungspartner und den externen regulatorischen Teams.

– Koordination der Abholung oder des Versands der fertigen Waren vom Lager des Fertigungspartners zu unserem Drittanbieter für Logistik (3PL) zur Lagerung und Distribution.
– Regelmäßige Kommunikation mit dem 3PL zur Bestätigung der Ankunftszeiten, Überprüfung der Palettierung und Beschriftung sowie Lösung logistikbezogener Probleme wie Verzögerungen oder falsche Sendungen.
– Bereitstellung aller erforderlichen Dokumente für den 3PL, einschließlich Logistiketiketten und WZ-Dokumenten, um die vollständige Compliance sicherzustellen.

– Als primärer Ansprechpartner fungieren zwischen Lieferanten, Fertigungspartner und 3PL, um die Prozesse auszurichten und reibungslos am Laufen zu halten.
– Verfolgung wichtiger Meilensteine – einschließlich Bestellaufgabe, Produktionsabschluss und 3PL-Eingang – und Weitergabe von Updates an interne Teams wie Vertrieb und Operations.
– Eskalation großer Probleme (z. B. höhere Gewalt, Qualitätsbedenken oder wesentliche Verzögerungen) an das Management innerhalb der erforderlichen Zeitrahmen (z. B. innerhalb von 3 Tagen gemäß Vertrag).

– Führen korrekter Aufzeichnungen über Bestellungen, Kommunikation und Lieferbestätigungen während der gesamten Garantiezeit (bis zu 24 Monate oder die Haltbarkeit des Produkts).
– Erstellung von Berichten zur Prozessleistung, einschließlich Liefertreue und Kommunikationslücken, sowie Vorschläge zur Verbesserung.
– Unterstützung des Beschwerdemanagements durch Koordination mit dem Fertigungspartner und dem 3PL, Organisation von Produktprüfungen und Weitergabe von Informationen an externe regulatorische Teams.

### Qualifikationen und Fähigkeiten
– Erfahrung: 2–5 Jahre in Supply-Chain-Koordination, Logistik oder Operations, vorzugsweise in Kosmetik, Duftstoffen oder FMCG. Erfahrung mit E-Commerce- oder 3PL-Partnern ist von Vorteil.
– Sprache: Fließende Kenntnisse in Polnisch und Englisch, jeweils in Wort und Schrift, um effektiv mit dem in Polen ansässigen Fertigungspartner sowie globalen Teams zu kommunizieren.
– Fähigkeiten: Sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten, sichere Beherrschung von E-Mail und grundlegender ERP- oder Bestellmanagement-Systeme sowie die Fähigkeit, mehrere Stakeholder proaktiv zu steuern und nachzuhalten.
– Persönliche Eigenschaften: Detailorientiert, zuverlässig und geübt im schnellen Problemlösen in einem dynamischen Umfeld. Arbeit im Homeoffice ist problemlos möglich.