### Responsabilités clés
– Coordonner avec des fournisseurs externes afin de suivre les commandes de matières premières et de composants nécessaires à notre partenaire de fabrication, en garantissant une livraison à l’heure dans leurs installations.
– Suivre l’avancement des fournisseurs, confirmer les statuts des commandes et résoudre les problèmes mineurs (retards ou divergences) ; escalader les problèmes plus importants vers la direction ou vers les équipes réglementaires externes concernées si nécessaire.

– Préparer et envoyer les ordres de production à notre partenaire de fabrication par e-mail, en incluant les informations produit, les quantités et les délais de livraison définis dans notre accord de coopération.
– Assurer le suivi des ordres de production, confirmer leur acceptation et veiller à ce que l’exécution reste conforme aux délais convenus (généralement 8 à 12 semaines), en fournissant des mises à jour rapides en cas de changement ou de retard.
– Transférer la documentation requise — notamment les certifications et les spécifications produits — entre le partenaire de fabrication et les équipes réglementaires externes.

– Coordonner le retrait ou l’expédition des produits finis depuis l’entrepôt du partenaire de fabrication vers notre prestataire logistique tiers (3PL) pour le stockage et la distribution.
– Maintenir une communication régulière avec le 3PL afin de confirmer les calendriers d’arrivée, vérifier la palettisation et l’étiquetage, et résoudre les problèmes logistiques (retards ou expéditions incorrectes).
– Fournir au 3PL l’ensemble de la documentation nécessaire, y compris les étiquettes logistiques et les documents WZ, afin d’assurer une conformité complète.

– Agir comme point de contact principal entre les fournisseurs, le partenaire de fabrication et le 3PL pour garantir des processus alignés et un fonctionnement fluide.
– Suivre les étapes clés — notamment la passation des commandes, la finalisation de la production et l’entrée chez le 3PL — et communiquer les mises à jour aux équipes internes telles que les ventes et les opérations.
– Escalader les problèmes majeurs (par ex. cas de force majeure, préoccupations qualité ou retards significatifs) à la direction dans les délais requis (par exemple, sous 3 jours selon le contrat).

– Tenir des enregistrements exacts des commandes, communications et confirmations de livraison tout au long de la période de garantie (jusqu’à 24 mois ou la durée de conservation du produit).
– Produire des rapports sur la performance des processus, notamment la ponctualité des livraisons et les lacunes de communication, et proposer des améliorations.
– Soutenir la gestion des réclamations en coordonnant le partenaire de fabrication et le 3PL, en organisant des inspections produits et en partageant les informations avec les équipes réglementaires externes.

### Qualifications et compétences
– Expérience : 2 à 5 ans en coordination supply chain, logistique ou opérations, de préférence dans les cosmétiques, la parfumerie ou le FMCG. Une expérience avec des partenaires eCommerce ou 3PL est un atout.
– Langues : maîtrise du polonais et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit, pour communiquer efficacement avec le partenaire de fabrication basé en Pologne et les équipes internationales.
– Compétences : solides capacités d’organisation et de communication, maîtrise de l’e-mail et de systèmes ERP ou de gestion des commandes de base, et capacité à gérer plusieurs parties prenantes avec un suivi proactif.
– Qualités personnelles : rigueur et sens du détail, fiabilité et aptitude à résoudre des problèmes dans un environnement dynamique et rapide. Aisance avec le travail à distance.