Responsabilidades principais

• Coordenar com fornecedores externos para acompanhar pedidos de matérias-primas e componentes necessários para o nosso parceiro de fabricação, garantindo que sejam entregues às instalações dentro do prazo.
• Monitorar o progresso dos fornecedores, verificar o status dos pedidos e resolver problemas menores, como atrasos ou divergências, escalonando questões mais complexas para a gestão ou equipes regulatórias externas quando necessário.

• Preparar e enviar pedidos de produção ao nosso parceiro de fabricação por e-mail, incluindo detalhes dos produtos, quantidades e prazos de entrega conforme definido no nosso acordo de cooperação.
• Acompanhar os pedidos de produção, confirmar a aceitação e garantir que a execução permaneça dentro dos prazos acordados (geralmente 8 a 12 semanas), comunicando prontamente quaisquer atualizações ou atrasos.
• Transferir a documentação necessária — como certificações e especificações de produtos — entre o parceiro de fabricação e as equipes regulatórias externas.

• Coordenar a coleta ou o envio de produtos acabados do armazém do parceiro de fabricação para o nosso provedor de logística terceirizado (3PL) para armazenamento e distribuição.
• Comunicar-se regularmente com o provedor 3PL para confirmar cronogramas de chegada, verificar paletização e rotulagem e resolver quaisquer problemas logísticos, como atrasos ou envios incorretos.
• Fornecer ao 3PL toda a documentação necessária, incluindo etiquetas logísticas e documentos WZ, garantindo a devida conformidade.

• Atuar como principal ponto de contato entre fornecedores, o parceiro de fabricação e o provedor 3PL para manter os processos alinhados e funcionando sem problemas.
• Acompanhar marcos importantes — como realização de pedidos, conclusão de produção e entrada no 3PL — e compartilhar atualizações com equipes internas, como vendas e operações.
• Escalonar problemas graves, incluindo força maior, questões de qualidade ou atrasos significativos, para a gestão dentro dos prazos exigidos (por exemplo, dentro de 3 dias conforme contrato).

• Manter registros precisos de pedidos, comunicações e confirmações de entrega por todo o período de garantia (até 24 meses ou validade do produto).
• Fornecer relatórios sobre o desempenho dos processos, como pontualidade das entregas e falhas de comunicação, além de recomendar melhorias.
• Apoiar o tratamento de reclamações coordenando com o parceiro de fabricação e o 3PL, organizando inspeções de produtos e compartilhando informações com equipes regulatórias externas.

Qualificações e competências

• Experiência: 2 a 5 anos em coordenação de cadeia de suprimentos, logística ou operações, idealmente em cosméticos, fragrâncias ou bens de consumo. Experiência em e-commerce ou com parceiros 3PL é um diferencial.
• Idiomas: Fluência em polonês e inglês, tanto escrito quanto falado, para comunicação eficaz com o parceiro de fabricação na Polônia e com equipes globais.
• Competências: Fortes habilidades organizacionais e de comunicação, proficiência em e-mail e sistemas básicos de ERP ou gestão de pedidos, além da capacidade de gerenciar múltiplos stakeholders com acompanhamento proativo.
• Qualidades pessoais: Atencioso aos detalhes, confiável e habilidoso em resolver problemas em um ambiente dinâmico. Confortável com trabalho remoto.