Nous recherchons un Assistant Administratif Virtuel Débutant en Service Client pour soutenir nos clients ainsi que nos équipes internes à travers la région Moyen‑Orient et Afrique du Nord (MENA). Ce poste combine un rôle de support client avec des responsabilités administratives essentielles pour assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes, maintenir des dossiers précis et garantir des réponses rapides aux besoins des clients. Le candidat idéal est orienté service, minutieux, bien organisé et à l’aise dans un environnement multiculturel et multilingue.

Dans ce rôle, vous serez le principal point de contact pour les clients via téléphone, e‑mail, chat et plateformes de messagerie, tout en gérant des tâches administratives telles que la saisie de données, le classement, la planification, la création de rapports et la coordination avec les départements logistique, finance, ventes et technique. D’excellentes compétences en communication, du professionnalisme, le respect des informations confidentielles et la capacité de gérer plusieurs tâches tout en restant calme et orienté solution sont indispensables.

Responsabilités
• Service client (principal)
• Répondre rapidement et professionnellement aux questions des clients sur divers canaux.
• Fournir des informations précises sur les produits et services, les prix, les disponibilités, les délais de livraison, les garanties, les retours et l’assistance générale.
• Gérer les plaintes et les préoccupations avec patience et empathie, et les escalader si nécessaire.
• Suivre les dossiers clients du premier contact jusqu’à leur résolution, en assurant un suivi régulier.
• Maintenir une expérience client positive avec une communication respectueuse et adaptée culturellement dans l’ensemble des régions MENA.
• Collecter les retours clients et les transmettre aux superviseurs pour améliorer les services et processus.

• Support administratif (central)
• Maintenir des dossiers clients précis, des notes et l’historique de service dans les systèmes CRM/ERP.
• Préparer et mettre à jour des documents tels que bons de commande, tickets de service, bons de livraison, correspondances et rapports internes.
• Organiser des rendez‑vous, visites de service, rappels et suivis ; gérer les agendas entre les équipes.
• Soutenir les processus internes, y compris le classement, le scan, l’archivage et l’organisation de documents numériques.
• Aider sur les demandes de facturation et la coordination basique avec la finance.
• Produire des résumés hebdomadaires ou mensuels de l’activité du service client.

• Coordination interservices
• Travailler avec les équipes opérations, logistique et entrepôt pour suivre les livraisons et communiquer les mises à jour.
• Soutenir les équipes commerciales pour l’intégration des clients, la mise à jour des comptes et les tâches après‑vente.
• Coordonner avec les équipes de support technique pour les dépannages ou la planification des interventions.
• Communiquer efficacement entre pays et fuseaux horaires dans la région MENA pour assurer une transition fluide des dossiers.

Exigences
• Diplôme d’enseignement secondaire requis ; une licence ou un diplôme en administration des affaires, communication ou domaine similaire est un atout.
• 1 à 3 ans d’expérience en service client, administration, centres d’appels, hôtellerie, support retail ou rôles similaires ; une expérience dans la région MENA est un avantage.
• Maîtrise de Microsoft Office ou Google Workspace, en particulier Excel/Sheets.
• Une expérience avec des systèmes CRM ou des outils de ticketing est préférée.

Exigences linguistiques (spécifiques MENA)
• L’arabe courant est fortement préféré.
• L’anglais professionnel est requis.
• D’autres langues (français pour l’Afrique du Nord, ourdou/hindi/tagalog pour les marchés GCC) sont un plus.

Compétences
• Forte orientation client avec capacité à rester calme sous pression.
• Excellente communication orale et écrite, avec un ton poli, clair et orienté solution.
• Grande attention aux détails et précision dans toute documentation ou saisie de données.
• Capacité à prioriser les tâches et gérer plusieurs dossiers dans un environnement dynamique.
• Aptitude à résoudre les problèmes et bon jugement pour l’escalade.
• Intégrité élevée et confidentialité dans la gestion d’informations sensibles.
• Sensibilité culturelle envers les différentes régions MENA.

Conditions de travail
• Le poste peut être en présentiel, hybride ou à distance selon le lieu et les besoins de l’entreprise.
• Dans certains pays MENA, la semaine de travail peut être du dimanche au jeudi.
• Une flexibilité est nécessaire pendant le Ramadan ou lors de fêtes régionales.
• Certaines tâches peuvent nécessiter une coordination en dehors des horaires standards.

Rémunération : 1 900 à 2 900 USD par mois

Indicateurs de performance (KPI)
• Rapidité des premières réponses et des résolutions
• Qualité et précision de la documentation des dossiers
• Satisfaction client et gestion des réclamations
• Arriéré de tickets et régularité des suivis
• Conformité aux politiques, directives et standards de service
• Exactitude des tâches administratives et ponctualité des rapports

Possibilités d’évolution
• Représentant Senior du Service Client / Chef d’équipe
• Spécialiste Expérience Client
• Administrateur de bureau / Coordinateur des opérations
• Support commercial / Coordinateur de comptes
• Spécialiste Assurance Qualité ou Formation

Déclaration d’égalité des chances
Nous nous engageons à promouvoir un environnement de travail inclusif qui valorise la diversité dans toute la région MENA. Tous les candidats qualifiés seront considérés équitablement, sans discrimination basée sur la nationalité, le genre, l’âge, le handicap ou tout autre statut protégé conformément aux réglementations locales.