Über uns
Bei TeamSnap sind wir überzeugt, dass die Welt ein besserer Ort wird, wenn Menschen durch Sport miteinander in Verbindung treten. TeamSnap ist eine Sport‑ und Kommunikationsplattform, die darauf ausgelegt ist, den Jugend‑ und Amateursport einfacher zu machen. Wir glauben außerdem, dass Arbeit erfüllend sein sollte, Kolleginnen und Kollegen unterstützend wirken und Führungskräfte inspirieren sollten. Wir fördern große Ideen und kleine Egos – eine Haltung, die uns einen Platz auf der „Best Places to Work“-Liste des Outside Magazine sowie auf Built Ins „100 Best Remote‑First Places to Work“ eingebracht hat.

TeamSnap sucht eine erfahrene und äußerst proaktive Executive Assistant zur Unterstützung unseres Executive Leadership Teams. Diese Rolle ist entscheidend, um unsere Führungskräfte in einer schnelllebigen, vollständig remote arbeitenden Umgebung organisiert, fokussiert und effizient zu halten.

Wir suchen zunächst Unterstützung auf Vertragsbasis, während wir die langfristige Ausrichtung dieser Position prüfen. Die Rolle erfordert ein hohes Maß an Diskretion, Professionalität und die Fähigkeit, mehrere Führungskräfte mit unterschiedlichen Prioritäten gleichzeitig zu unterstützen.

Für diese Position ist es erforderlich, im Eastern‑Zeitraum ansässig zu sein, um effektiv mit dem Führungsteam zusammenarbeiten zu können.

Ihre Aufgaben:
• Unterstützung von fünf Führungskräften durch Organisation und Optimierung ihrer täglichen Abläufe, einschließlich Terminplanung und Kommunikation.
• Planung und Verwaltung von Meetings, inklusive Terminierung, Erinnerungen, Agenda‑Vorbereitung und Nachbereitung.
• Organisation von Reise‑ und Meeting‑Logistik für das Executive Team, national und international.
• Proaktive Kalenderverwaltung, vorausschauendes Planen, Freiräume schaffen, Konflikte vermeiden und kurzfristige Änderungen über mehrere Zeitzonen hinweg handhaben.
• Führungskräfte darin anleiten, wie sie effektiv mit einer Executive Assistant zusammenarbeiten.
• Erstellung von Agenden und Präsentationen für monatliche All‑Hands‑Meetings sowie Treffen des Vertriebsteams.
• Sammlung und Zusammenfassung wöchentlicher Updates von direkten Berichtslinien sowie Verfolgung monatlicher OKRs zur Sicherstellung des operativen Rhythmus.
• Organisation von Kundenterminen, Geschenken, Recherchen, Eventbuchungen und Logistik für interne Offsites (vierteljährlich oder halbjährlich).
• Allgemeine Unterstützung bei Bedarf, inklusive Projektarbeit und spontanen Herausforderungen.

Was Ihnen zum Erfolg verhilft:
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant für mehrere Führungskräfte (idealerweise auf ELT‑Ebene), als Office Administrator oder in einer ähnlichen Position.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten in persönlichen Gesprächen sowie in schriftlicher, Video‑ und Telefonkommunikation.
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten sowie Priorisierungs‑ und Zeitmanagementkompetenz.
• Hohe Anpassungsfähigkeit und Komfort im Umgang mit wechselnden Prioritäten und Unsicherheit.
• Verantwortungsbewusster Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Ausgeprägte Serviceorientierung.
• Zuverlässige Umsetzung und Begeisterung für die Mission von TeamSnap.
• Selbstständiges, proaktives Denken, schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, eigene Ideen einzubringen.
• Fähigkeit, mehrere Führungskräfte gleichzeitig zu unterstützen und viele bewegliche Teile gleichzeitig im Blick zu behalten.
• Hohe Kompetenz im Umgang mit Microsoft Office, Google Workspace und anderen SaaS‑Tools.
• Wohlbefinden in einer vollständig remote arbeitenden Umgebung und Fähigkeit, mit Interessensgruppen mit unterschiedlichen Prioritäten zu koordinieren.
• Professionelles Auftreten und Souveränität im Umgang mit Führungskräften und Kundschaft, inklusive Eventorganisation und durchdachtem Schenken.

Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie jede Anforderung erfüllen, ermutigen wir Sie dennoch zur Bewerbung. Jede Person bringt einzigartige Stärken mit – auch solche, die hier nicht aufgeführt sind.

Vergütung
Wir setzen uns für faire und gerechte Bezahlung für alle TeamSnappers ein. Der Mindeststundensatz für diese Position beträgt 50 US‑Dollar pro Stunde, einschließlich Boni oder Provisionen. Die endgültige Vergütung richtet sich nach Faktoren wie Erfahrung, Fähigkeiten, Zertifizierungen und Standort. Unser Vergütungsniveau ist innerhalb unserer Branche äußerst wettbewerbsfähig.

Standort
TeamSnap arbeitet vollständig remote, daher sollten Sie sich wohlfühlen, mit Kolleginnen und Kollegen in verschiedenen Zeitzonen zu arbeiten. Während wir weiter wachsen, stellen wir in einigen wenigen Bundesstaaten weiterhin nicht ein, darunter Alabama, Alaska, Delaware, Washington D.C., Hawaii, Iowa, Louisiana, Mississippi, Nebraska, New Mexico, Rhode Island, South Dakota und West Virginia. Aktuell stellen wir ausschließlich dauerhaft in den USA ansässige Personen ein.

Wachstumsmöglichkeiten
TeamSnap pflegt eine Kultur des Vertrauens, der Verantwortlichkeit, der Inklusion und bietet zahlreiche Wachstumschancen – verbunden mit der Möglichkeit, sinnstiftende Arbeit zu leisten und Freude dabei zu haben.

Benefits
• Remote‑First seit 2009.
• Unbegrenzter Urlaub und bezahlte Elternzeit für alle Eltern.
• Vollständige Kostenübernahme für Kranken‑, Zahn‑ und Sehleistungen für Sie und Ihre Familie.
• 401(k)‑Plan zur Unterstützung Ihrer finanziellen Zukunft.
• 1.500 US‑Dollar jährlich für Weiterbildung und Entwicklung.
• Reisemöglichkeiten für firmenweite Meetings und Teamevents.
• Großzügiges Home‑Office‑Budget.
• TeamSnap‑Merchandise zum Start sowie 50 US‑Dollar Store‑Guthaben zu jedem Arbeitsjubiläum.
• Monatliches Wellness‑Budget und weitere Leistungen.
• Details finden Sie in unseren vollständigen Total Rewards von TeamSnap.

Arbeiten bei TeamSnap
Bei TeamSnap suchen wir nach „Culture Adds“ – Menschen, die unsere Kultur bereichern. In unserem Culture Playbook erfahren Sie, wie wir als Remote‑First‑Unternehmen erfolgreich sind, was uns besonders macht und wie unsere Mitarbeitenden, Kundschaft und Werte uns inspirieren.

Inklusion und Vielfalt
Kreativität und Innovation entstehen, wenn wir Unterschiede wertschätzen. Wir werden vielfältiger, wissen aber, dass noch mehr möglich ist. Wir fördern ein inklusives Umfeld, in dem sich jeder Mensch geschätzt fühlt. Wenn Sie im Bewerbungsprozess Unterstützung benötigen, teilen Sie uns dies bitte mit. Wir sind stolz darauf, ein Arbeitgeber der Chancengleichheit zu sein.