Die Position
Wir suchen eine:n People Assistant / HR Administrator (w/m/d), um unser People-Team für eine befristete Elternzeitvertretung zu unterstützen. In dieser Rolle leisten Sie entscheidenden operativen und administrativen Support für die People-Funktion in ganz Großbritannien. Sie helfen dabei, personalintensive Aktivitäten über den gesamten Employee-Lifecycle zu steuern, HR-Systeme zu aktualisieren, die Rekrutierungsadministration zu unterstützen, Abwesenheitsaufzeichnungen zu bearbeiten und auf Fragen von Mitarbeitenden zu antworten.
Sie arbeiten eng mit dem People-Team, der Payroll, dem Customer Service, Hiring Managern und operativen Stakeholdern zusammen, um sicherzustellen, dass Mitarbeitendeninformationen, Dokumente und HR-Prozesse korrekt und termingerecht abgeschlossen werden. Die Rolle erfordert eine ausgeprägte Detailgenauigkeit, hervorragende Organisationsfähigkeiten sowie die Fähigkeit, vertrauliche Mitarbeitendendaten in einem dynamischen Umfeld zu handhaben.
Dies ist eine wichtige Unterstützungsfunktion innerhalb des People-Teams und ideal für jemanden mit vorheriger Erfahrung in der HR-Administration, der sich sicher im Umgang mit HR-Systemen, Mitarbeitendendaten und zeitkritischen HR-Anfragen fühlt.
Unterstützung der HR-Administration für interne Mitarbeitende in ganz Großbritannien und Sicherstellung, dass Mitarbeitendenakten und HR-Systeme korrekt und aktuell sind.
Bearbeitung der Administration für Neueintritte, Veränderungen im Arbeitsverhältnis und Austritte, einschließlich Onboarding-Dokumente, Status-Updates, vergütungsbezogene Änderungen, Offboarding-Anfragen und Austrittsunterlagen.
Unterstützung bei Eligibility-, Right-to-Work-, TUPE-Onboarding- und internen People-Dokumentationsprozessen; Sicherstellung, dass alle erforderlichen Prüfungen und Nachweise korrekt abgeschlossen sind.
BambooHR und andere HR-Systeme nutzen, um Mitarbeitendendaten für das People-Team und das gesamte Unternehmen einzugeben, zu aktualisieren, abzurufen und zusammenzustellen.
Koordination mit Hiring Managern, leitenden Stakeholdern und internen Teams, um Unterstützung bei Anforderungen zu Stellenanzeigen sowie bei administrativen Aufgaben rund um Rekrutierung zu leisten.
Unterstützung bei der internen Abwesenheitsadministration, einschließlich Krankheit, Trauerfall und anderen Abwesenheitsarten; Sicherstellung, dass Bestätigungen für die Rückkehr an den Arbeitsplatz sowie payroll-relevante Updates korrekt durchgeführt werden.
Beobachtung und Beantwortung von Anfragen, die über das UK HR-Postfach eingehen, einschließlich Anfragen zu Urlaubsangelegenheiten, Krankheits-Updates, Änderungen an Mitarbeitendenakten, Dokumentanforderungen, Systemupdates und allgemeinem HR-Support.
Administrative und organisatorische Unterstützung für das gesamte People-Team, einschließlich Referenzschreiben, Gutscheinen für Sehtests, Mitarbeitendendokumentation, Aktualisierung von Akten sowie dringenden Aufgaben in HR-Systemen.
Komplexe oder sensible Fälle an die zuständige Person im People-Team eskalieren und sicherstellen, dass vertrauliche Mitarbeitendendaten gemäß Unternehmensrichtlinien und Anforderungen an den Datenschutz verwaltet werden.
Erfahrung in der HR-Administration, People-Support oder in einer ähnlichen administrativen Rolle.
Starke Detailgenauigkeit und ein hohes Maß an Genauigkeit bei der Arbeit mit Mitarbeitendendaten.
Sicherheit im Umgang mit HR-Systemen, Tabellenkalkulationen, gemeinsamen Postfächern und Prozessen zur Dokumentenverwaltung.
Gute Organisationsfähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben in einem schnelllebigen Umfeld zu managen.
Eine menschenorientierte Haltung und ein professioneller Ansatz im Umgang mit Fragen von Mitarbeitenden und Führungskräften.
Starke Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich.
Die Fähigkeit, vertrauliche und sensible Informationen angemessen zu handhaben.
Sicherheit darin, Prozesse zu befolgen und Probleme bei Bedarf zu eskalieren.
Solide Kenntnisse der Microsoft Office-Tools oder Google Workspace, insbesondere Tabellen, Dokumente und E-Mail.
Eine proaktive Einstellung und die Bereitschaft, das People-Team im gesamten Umfang zu unterstützen.
Grundlegendes Verständnis der HR-Administrationsprozesse in Großbritannien.
Erfahrung mit BambooHR oder ähnlichen Systemen ist von Vorteil.
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