Zeitzonen: GMT (UTC +0), CET (UTC +1), EET (UTC +2), AST (UTC -4), FKST (UTC -3)

Du musst entweder im Vereinigten Königreich leben oder bereits das rechtliche Recht haben, dort zu arbeiten. Die Position und das Unternehmen sind vollständig remote.

Ellipsis ist eine erstklassige SEO-Content-Agentur, die sich auf Exzellenz fokussiert. Wir sind ein modernes, vollständig remote arbeitendes Team, das schnell liefert – mit Ehrgeiz und Sorgfalt.

Als Executive Assistant entwickelst du Systeme, die tiefes, fokussiertes Arbeiten in unserem schnell wachsenden Remote-Team absichern. Du steuerst den kontinuierlichen Informationsfluss und den operativen Alltag, damit der Managing Director sich auf strategische Prioritäten konzentrieren kann – deine Unterstützung macht das möglich.

Wir suchen jemanden, der es wirklich genießt, exzellenten Support zu leisten. Du übernimmst die operativen Herausforderungen, die nötig sind, um ein Remote-Business zu führen, übernimmst Verantwortung für zentrale Prozesse und suchst kontinuierlich nach Möglichkeiten, diese zu verbessern. Deine sorgfältige Arbeit in den Bereichen Finanzen, Teamkoordination und Terminplanung wird die gesamte Organisation stärken.

Bei Ellipsis ist Deep Work ein Kernwert in einer Welt, die nie aufhört, sich zu vernetzen. Du hilfst dabei, dringende Kundenbedürfnisse, langfristige Strategie und ununterbrochene Fokuszeit in Balance zu bringen. Das effektive Management konkurrierender Prioritäten wird zentral für die Rolle sein.

Diese Stelle belohnt beständige, verlässliche Leistung und einen durchdachten Ansatz, um Systeme zu verbessern. Mit wachsendem Vertrauen wirst du eine Rolle dabei spielen, wie unsere Abläufe gestaltet werden. Zeig uns, wie du anderen geholfen hast, erfolgreich zu sein – entweder in einer EA-Rolle oder durch übertragbare Erfahrungen.

Ellipsis ist seit sieben Jahren vollständig remote. Wir leben das, was Remote-Arbeit am besten kann: starke Zusammenarbeit, tiefen Fokus, Team-Retreats und eine unterstützende Kultur, in der jede Person gedeihen kann.

Obwohl sich unser Team über die ganze Welt verteilt, arbeiten wir in den GMT/UTC-Zeiten gemeinsam. Außerdem treffen wir uns persönlich für Retreats und Konferenzen.

Unser SEO-Content-Service „Content Growth“ erstellt monatlich SEO-optimierte Artikel, die auf einer Strategie basieren, die starke Ergebnisse erzielen soll. Wir übernehmen alles Ende-zu-Ende: Strategie, KI-gestützte Keyword-Recherche (mithilfe unserer FALCON AI), Briefings, Schreiben, Veröffentlichen, Promotion, Linkbuilding, Ranking und Troubleshooting. Das Content-Team steuert die Produktion, während das SEO-Team die technischen Deliverables übernimmt.

Ellipsis wächst schnell. Wir liefern herausragende Arbeit und bauen etwas Sinnvolles – das ist eine spannende Zeit, um Teil des Teams zu werden.

Aufschlüsselung der Verantwortung:
• 50% prozessorientierte Administration für das Unternehmen und den Managing Director
• 30% reaktiver Support und Sonderprojekte
• 20% Vorbereitung, Teilnahme und Nachbereitung von Meetings

Remote-Arbeit basiert auf Vertrauen – und hier gilt das besonders. Im Laufe der Zeit übernimmst du die Verantwortung für zentrale Aufgaben:

Finanzen, HR und Operations:
• Tägliche Finanzadministration übernehmen, einschließlich Ausgaben, Entwurf von Zahlungen, Rechnungsstellung und Dokumentation
• Kundenrechnungen und Zahlungen verwalten
• Mit externen Buchhaltenden zusammenarbeiten für Reporting, Payroll und Renten
• Compliance-Dokumente verwalten und gelegentliche Finanzfragen aus dem Team beantworten
• Unterstützung beim Hiring: Stellen ausschreiben, Bewerbungen prüfen und ein erstes Screening durchführen

Meetings:
• Agenden und interne Notizen vorbereiten
• An Meetings teilnehmen oder Aufzeichnungen ansehen und anschließend klare, hilfreiche Protokolle erstellen
• Follow-up-Aufgaben erstellen und zuweisen sowie Follow-up-E-Mails entwerfen

Sales- und Marketing-Administration:
• Angebote und Verträge mithilfe von Vorlagen zusammenstellen und dabei auch unter engen Deadlines auf Genauigkeit achten
• Follow-up-Sales-E-Mails schreiben
• Kostenvoranschläge proaktiv auf Basis von Daten aus vorherigen Projekten vorbereiten
• Sicherstellen, dass Follow-ups rechtzeitig erfolgen, und mit den relevanten Teams abstimmen

E-Mail-Management:
• Den Posteingang des Managing Directors organisiert halten, bei Bedarf Entwürfe erstellen oder Antworten senden
• Eingehende Nachrichten vorsortieren (Triage) und die wichtigsten Details für schnelle Entscheidungen zusammenfassen
• Vorlagen und Systeme für wiederkehrende Kommunikationsbedürfnisse aufbauen

Reiseplanung:
• Team-Treffen zweimal pro Jahr für 20+ Personen planen – inklusive Recherche, Budgets, Reise, Locations und Aktivitäten
• Event-Logistik steuern, damit alles reibungslos läuft
• Reiseunterstützung für das Leadership-Team zu Konferenzen organisieren, oft über mehrere Städte hinweg

Sonderprojekte:
• Den Managing Director bei verschiedenen Aufgaben unterstützen, die Eigeninitiative und konsequentes Nachfassen erfordern – statt fester, vorgegebener Prozesse
• Arbeit im Zusammenhang mit B Corp unterstützen: Policy-Updates koordinieren, Aufgaben delegieren und Deadlines nachverfolgen
• Den monatlichen Company-Newsletter in E-Mail und WordPress vorbereiten und planen sowie zugehörige Social-Content-Anforderungen mit der Graphic Designer koordinieren

Die Rolle kann gelegentlich etwas Flexibilität erfordern, z. B. für späte Kundenanrufe aus Kalifornien. Für solche Ausnahmen wird Freizeitausgleich bereitgestellt.

Du wirst die einzige Person im Operations-Team sein und unabhängig arbeiten, dabei aber digital bestens vernetzt bleiben. Dein Ziel ist es, die operative Arbeitslast des Managing Directors zu reduzieren, damit er sich auf das Wachstum des Unternehmens konzentrieren kann. Du musst selbstmotiviert sein und es gewohnt, ohne ständigen Austausch zu arbeiten. Gegebenenfalls ist außerdem etwas persönliche Administration für den Managing Director erforderlich.

Was wir suchen:
• Außergewöhnliche Aufmerksamkeit fürs Detail, insbesondere bei schriftlichem Englisch
• Erfahrung darin, Prozesse oder Systeme zu verbessern
• Starke Schreib- und Bearbeitungsfähigkeiten
• Sicherheit im Remote-Arbeiten sowie dabei, deine Zeit effektiv zu managen
• Gute Kenntnisse von Tools wie Google Workspace und Projektmanagement-Plattformen
• Fähigkeit, UK-Zeiten zu arbeiten – mit etwas Flexibilität

Wir heißen Kandidat*innen aus klassischen EA/PA-Bereichen willkommen, ebenso wie Bewerber*innen, die ähnliche Fähigkeiten auf anderem Weg aufgebaut haben. Am wichtigsten ist deine Fähigkeit, Struktur zu schaffen und Vertrauen durch zuverlässige, konsistente Arbeit aufzubauen.

Benefits:
• Vollzeitstelle, vollständig remote (Arbeitsberechtigung für UK erforderlich)
• Wettbewerbsfähiges Gehalt im Rahmen von UK-Standards: 35.000–42.000 £ pro Jahr
• 28 Tage Jahresurlaub
• Zusätzlich ein Urlaubstag pro Jahr, bis zu +5
• Eine Vier-Tage-Woche pro Monat
• Flexible Arbeitszeiten, basierend auf den Anforderungen der Zusammenarbeit
• Team-Retreats zweimal jährlich
• Verbesserter Elternurlaub und Krankengeld
• Starke Nachhaltigkeitsverpflichtungen; Ziel: B Corp-Zertifizierung bis Ende 2025

Bewerbungsprozess:
Wir nehmen Hiring ernst. Ein Großteil unseres internen Wikis ist öffentlich und kann dir helfen, dich vorzubereiten – insbesondere unser Überblick zum Interviewprozess.

Wir prüfen Bewerbungen fortlaufend, und Interviews werden nach der Frist terminiert. Nimm dir Zeit – deine schriftlichen Antworten sind wichtiger als dein Lebenslauf.

Wir erhalten viele Bewerbungen. Hebe dich ab, indem du die Verantwortlichkeiten detailliert ansprichst und die Bewerbungsanweisungen exakt befolgst.

Die Interviews finden über Google Meet statt mit Mitgliedern des Leadership-Teams und dem Managing Director. Das ist auch deine Chance, uns zu prüfen.

Finale Stufe: ein bezahltes Testprojekt (ca. vier Stunden, innerhalb einer Woche fertigzustellen). Danach bitten wir deine zwei letzten Manager*innen um Referenzen.

Wir möchten ein ethisches Unternehmen aufbauen, in dem jede Person großartige Arbeit leisten kann. Wenn das nach dir klingt, freuen wir uns über deine Bewerbung.

So bewirbst du dich:
Sende deine Bewerbung über den bereitgestellten Link. Entscheidungen zur Weiterentwicklung basieren auf deinem Formular und deinem Lebenslauf. Wenn du dich mit der Rolle, unseren Erwartungen und dem Wert, den du einbringen kannst, auseinandersetzt, wird das deine Bewerbung deutlich stärken – nutze dein Anschreiben, um dies zu zeigen.

Ellipsis ist ein Arbeitgeber mit Chancengleichheit.

Auch wenn wir Technologie schätzen, möchten wir direkt von dir hören – nicht von KI. Wir prüfen Bewerbungen auf KI-generierten Inhalt und schließen automatisch diejenigen aus, die ihn verwenden.

Bewerbungsfrist: Ende des Tages, 20. Januar 2025. Alle Bewerber*innen werden nach der Frist kontaktiert.