Fuseaux horaires : GMT (UTC +0), CET (UTC +1), EET (UTC +2), AST (UTC –4), FKST (UTC –3)

Vous devez être basé au Royaume‑Uni ou avoir le droit légal d’y travailler. Le poste—ainsi que l’entreprise—est entièrement à distance.

Ellipsis est une agence de contenu SEO de premier plan, déterminée à être la meilleure du secteur. Nous sommes une équipe moderne, entièrement distante, travaillant dans un environnement rapide, ambitieux et bienveillant.

En tant qu’Assistant·e de Direction, vous mettrez en place des systèmes qui protègent le travail concentré au sein de notre équipe en pleine croissance. Votre mission est de gérer le flux continu d’informations et d’opérations afin que le Directeur Général puisse se consacrer aux priorités stratégiques—votre soutien en est la clé.

Nous recherchons quelqu’un qui aime réellement offrir un support de grande qualité. Vous résoudrez les défis opérationnels qui permettent à une entreprise distante de fonctionner efficacement, prendrez en charge des processus essentiels et identifierez des pistes d’amélioration. Votre attention à la finance, à la coordination d’équipe et à l’organisation des réunions renforcera l’ensemble de l’entreprise.

Chez Ellipsis, nous valorisons le Deep Work dans un monde hyper‑connecté. Vous aiderez à équilibrer les urgences clients, la coordination stratégique et les périodes de travail concentré. Votre contribution sera essentielle pour gérer efficacement ces priorités concurrentes.

Ce poste récompense une exécution rigoureuse et une amélioration réfléchie de nos méthodes de travail. À mesure que la confiance s’installe, vous participerez à la structuration de nos systèmes opérationnels. Montrez‑nous comment vous avez aidé d’autres personnes à réussir—que cela provienne d’une expérience d’EA ou de compétences transférables.

Ellipsis est 100 % distante depuis sept ans. Nous adoptons le meilleur du travail à distance : collaboration, Deep Work, retraites d’équipe, et une culture inclusive et soutenante qui permet à chacun de donner le meilleur de lui‑même.

Bien que notre équipe soit internationale, nos heures de collaboration suivent le fuseau GMT/UTC. Nous nous rencontrons également en personne lors d’événements d’équipe et de conférences.

Notre service de contenu SEO, Content Growth, fournit à nos clients des articles SEO mensuels basés sur une stratégie conçue pour obtenir des résultats solides. Nous gérons tout de bout en bout : stratégie, recherche de mots‑clés (grâce à notre FALCON AI), briefs, rédaction, publication, promotion, création de liens, suivi de classement et résolution de problèmes SEO. L’équipe Contenu supervise la production, tandis que l’équipe SEO prend en charge les aspects techniques.

Ellipsis connaît une forte expansion. Nous produisons un travail exceptionnel et construisons quelque chose d’unique. C’est une période passionnante pour nous rejoindre.

Répartition des responsabilités :
• 50 % tâches administratives pour l’entreprise et le Directeur Général
• 30 % tâches réactives et projets spéciaux
• 20 % préparation, participation et suivi des réunions

Le travail à distance repose sur la confiance, et c’est essentiel dans ce rôle. Avec le temps, vous prendrez en charge des responsabilités clés :

Finance, RH et Opérations :
• Gérer les tâches financières quotidiennes : notes de frais, projets de paiement, facturation, tenue de dossiers
• Suivre la facturation et les paiements clients
• Coordonner avec les comptables externes : reporting, paie, retraites
• Gérer les documents de conformité et les demandes financières ponctuelles de l’équipe
• Soutenir le recrutement : publication d’offres, gestion des candidatures, présélection

Réunions :
• Préparer les ordres du jour et les notes internes
• Assister aux réunions (ou visionner les enregistrements) et produire des comptes rendus précis et utiles
• Rédiger et attribuer les actions de suivi et les e‑mails correspondants

Administration des ventes et du marketing :
• Rédiger propositions et contrats à partir de modèles, avec précision et rapidité
• Rédiger des e‑mails de suivi commercial
• Préparer proactivement des devis à partir des données de projets précédents
• Assurer un suivi rapide et coordonner avec les parties prenantes

Gestion des e‑mails :
• Maintenir une boîte de réception ordonnée pour le Directeur Général, rédiger ou envoyer des réponses lorsque nécessaire
• Trier les e‑mails et présenter l’information clairement pour faciliter les décisions rapides
• Créer des modèles et des systèmes pour gérer les messages récurrents

Voyages :
• Organiser les deux rencontres annuelles de l’entreprise (20+ personnes) : recherche de lieu, budget, transport, restaurants, hébergements, activités
• Gérer les questions logistiques et garantir le bon déroulement des événements
• Soutenir les déplacements de l’équipe dirigeante pour les conférences, souvent multi‑villes

Projets spéciaux :
• Soutenir le Directeur Général dans des missions variées nécessitant initiative et autonomie
• Diriger les travaux liés à la certification B Corp : coordination des politiques, délégation des tâches, respect des échéances
• Compiler la newsletter mensuelle de l’entreprise, la programmer dans l’outil d’e‑mailing et WordPress, et planifier le contenu social associé, en collaboration avec le designer graphique

Le poste implique une certaine flexibilité pour des réunions en fin de journée avec des clients en Californie. Du repos compensatoire sera accordé.

Vous serez la seule personne de l’équipe Opérations, travaillant de manière indépendante tout en restant connectée digitalement. Votre objectif : réduire la charge opérationnelle du Directeur Général pour qu’il puisse se concentrer sur la croissance. Vous devez être autonome et à l’aise avec un travail nécessitant peu d’interactions constantes. Des tâches d’administration personnelle pour le Directeur Général peuvent occasionnellement être demandées.

Profil recherché :
• Sens du détail exceptionnel, notamment en anglais écrit
• Expérience dans l’amélioration de systèmes ou processus
• Excellentes compétences rédactionnelles et éditoriales
• Confiance dans le travail à distance et la gestion du temps
• Maîtrise d’outils comme Google Workspace et les logiciels de gestion de projet
• Capacité à travailler selon les horaires du Royaume‑Uni avec une certaine flexibilité

Nous accueillons les profils EA/PA traditionnels comme ceux ayant développé ces compétences autrement. L’essentiel est votre capacité à instaurer l’ordre et à gagner la confiance par une exécution fiable.

Avantages :
• Poste à temps plein, 100 % à distance (éligibilité au travail au Royaume‑Uni requise)
• Salaire compétitif basé sur les standards britanniques : 35 000–42 000 £ par an
• 28 jours de congés
• Un jour de congé supplémentaire par an, jusqu’à +5
• Une semaine de 4 jours par mois
• Horaires flexibles dans la fenêtre de collaboration
• Deux retraites d’équipe par an
• Congé parental et congés maladie améliorés
• Engagement envers la durabilité ; objectif de certification B Corp d’ici fin 2025

Processus de candidature :
Nous sélectionnons soigneusement la meilleure personne. Une grande partie de notre Wiki interne est publique et utile à consulter avant de postuler, notamment notre guide du processus d’entretien.

Nous examinons les candidatures au fil de l’eau, les entretiens ayant lieu après la date limite. Prenez votre temps—vos réponses écrites sont plus importantes que votre CV.

Nous recevons beaucoup de candidatures. Démarquez‑vous en répondant précisément aux responsabilités et en suivant les instructions « comment postuler ».

Les entretiens se déroulent via Google Meet avec des membres de l’équipe dirigeante et le Directeur Général. C’est aussi votre occasion de nous évaluer.

Dernière étape : un projet test rémunéré (environ 4 heures, à réaliser en une semaine). Ensuite, nous demanderons des références à vos deux derniers managers.

Nous nous engageons à construire une entreprise éthique où chacun peut s’épanouir. Si vous pensez être la bonne personne, veuillez postuler.

Comment postuler :
Envoyez votre candidature via le lien fourni. Nous déciderons de la suite sur la base de votre formulaire et de votre CV. Rechercher le poste, nos attentes et ce que vous pouvez apporter augmentera nettement vos chances. Utilisez votre lettre de motivation pour nous le montrer.

Ellipsis est un employeur garantissant l’égalité des chances.

Bien que nous utilisions la technologie, nous voulons entendre votre voix—pas celle d’une IA. Nous filtrerons les candidatures générées par IA et les disqualifierons automatiquement.

Date limite de candidature : fin de journée, 20 janvier 2025. Nous contacterons tous les candidats après la date limite.