نحن نبحث عن مساعد إداري افتراضي مبتدئ لدعم عملائنا وفرق العمل الداخلية في منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا. يجمع هذا الدور بين خدمة العملاء والمهام الإدارية الأساسية لضمان سير العمليات اليومية بسلاسة، والحفاظ على سجلات دقيقة، وتقديم استجابات سريعة لاحتياجات العملاء. ويُفضل أن يتحلّى المرشح بروح خدمية، وانتباه عالٍ للتفاصيل، وتنظيم جيد، وقدرة على العمل ضمن بيئة متعددة الثقافات واللغات.
في هذا الدور، ستكون جهة الاتصال الأساسية مع العملاء عبر الهاتف والبريد الإلكتروني والدردشة ومنصات المراسلة، إضافةً إلى إدارة المهام الإدارية مثل إدخال البيانات، والأرشفة، وجدولة المواعيد، وإعداد التقارير، والتنسيق مع أقسام اللوجستيات والمالية والمبيعات والفِرق الفنية. وتتطلب الوظيفة مهارات تواصل قوية، واحترافية، واحتراماً للخصوصية، والقدرة على التعامل مع مهام متعددة بهدوء وبأسلوب قائم على الحلول.
المسؤوليات
• خدمة العملاء (أساسية)
• الرد بسرعة وباحترافية على استفسارات العملاء عبر مختلف القنوات.
• تقديم معلومات دقيقة عن المنتجات والخدمات، والأسعار، والتوافر، ومواعيد التسليم، والضمان، والإرجاع، والدعم العام.
• معالجة الشكاوى والملاحظات بصبر وتعاطف، مع تصعيد الحالات عند الحاجة.
• متابعة حالات العملاء من أول تواصل وحتى إتمامها، مع ضمان المتابعة في الوقت المناسب.
• الحفاظ على تجربة إيجابية للعملاء من خلال التواصل الواعي ثقافياً والمناسب لمختلف مناطق الشرق الأوسط وشمال أفريقيا.
• جمع ملاحظات العملاء ومشاركتها مع المشرفين لتحسين الخدمات والعمليات.
• الدعم الإداري (محوري)
• حفظ سجلات العملاء والملاحظات وسجل الخدمات بدقة في أنظمة إدارة العلاقات أو أنظمة المؤسسات.
• إعداد وتحديث المستندات مثل نماذج الطلبات، وتذاكر الخدمة، وإشعارات التسليم، والمراسلات، والتقارير الداخلية.
• ترتيب المواعيد، وزيارات الخدمة، والمكالمات اللاحقة، والمتابعات؛ وإدارة الجداول بين الفرق المختلفة.
• دعم العمليات الداخلية بما يشمل الأرشفة، والمسح الضوئي، وتنظيم الوثائق الرقمية.
• المساعدة في استفسارات الفواتير والتنسيق المالي الأساسي.
• إعداد ملخصات أسبوعية أو شهرية حول أنشطة خدمة العملاء.
• التنسيق بين الأقسام
• العمل مع فرق العمليات واللوجستيات والمستودعات لمتابعة التسليم وتحديث العملاء.
• دعم فرق المبيعات في عمليات تفعيل حسابات العملاء وتحديثها ومهام ما بعد البيع.
• التنسيق مع فرق الدعم الفني عند الحاجة إلى حل المشكلات أو جدولة الزيارات.
• التواصل الفعّال عبر الدول والمناطق الزمنية داخل منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا لضمان تسليم سلس للحالات.
المتطلبات
• شهادة الثانوية العامة مطلوبة؛ ويفضل الحصول على درجة البكالوريوس أو دبلوم في إدارة الأعمال أو الاتصال أو مجال ذي صلة.
• خبرة من سنة إلى ثلاث سنوات في خدمة العملاء أو الإدارة أو مراكز الاتصال أو الضيافة أو دعم التجزئة أو مجالات مشابهة؛ والخبرة في المنطقة تعتبر ميزة.
• إتقان العمل على Microsoft Office أو Google Workspace، خاصة Excel أو Sheets.
• يفضل وجود خبرة باستخدام أنظمة إدارة العلاقات أو أدوات التذاكر.
متطلبات اللغة (مناسبة للمنطقة)
• إجادة اللغة العربية تفضَّل بشدة.
• إجادة اللغة الإنجليزية بمستوى مهني.
• تعد اللغات الإضافية مثل الفرنسية لشمال أفريقيا، أو الأردية/الهندية/التاغالوغ لأسواق الخليج ميزة إضافية.
المهارات والكفاءات
• توجه قوي نحو خدمة العملاء مع القدرة على الحفاظ على الهدوء تحت الضغط.
• تواصل ممتاز شفهياً وكتابياً بصياغة مهذبة وواضحة وموجهة نحو الحلول.
• انتباه عالٍ للتفاصيل ودقة في جميع عمليات التوثيق وإدخال البيانات.
• القدرة على ترتيب الأولويات وإدارة عدة حالات في بيئة سريعة الوتيرة.
• مهارات حل مشكلات مع قدرة سليمة على اتخاذ قرار التصعيد.
• نزاهة عالية والحفاظ على السرية عند التعامل مع المعلومات الحساسة.
• وعي ثقافي باختلافات مناطق الشرق الأوسط وشمال أفريقيا.
ظروف العمل والجدول
• قد تكون طبيعة العمل مكتبية أو هجينة أو عن بُعد وفقاً للموقع واحتياجات العمل.
• قد يتبع أسبوع العمل جدول الأحد إلى الخميس في بعض دول المنطقة.
• يتطلب العمل مرونة خلال شهر رمضان أو الإجازات الإقليمية.
• قد تتطلب بعض المهام التنسيق خارج ساعات العمل المعتادة.
التعويضات: 1900–2900 دولار شهرياً
مؤشرات الأداء
• سرعة الاستجابة وحل الحالات
• جودة ودقة توثيق الحالات
• رضا العملاء وإدارة الشكاوى
• حجم التذاكر المتراكمة واتساق المتابعة
• الالتزام بالسياسات والإرشادات ومعايير الخدمة
• دقة المهام الإدارية وتقاريرها في الوقت المحدد
فرص التطور المهني
• كبير ممثلي خدمة العملاء / قائد فريق
• أخصائي تجربة العملاء
• إداري مكتب / منسق عمليات
• دعم المبيعات / منسق حسابات
• مراقبة الجودة أو أخصائي تدريب
بيان تكافؤ الفرص
نلتزم بتوفير بيئة عمل شاملة تدعم التنوع في منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا. ويتم التعامل مع جميع المتقدمين المؤهلين بعدالة دون تمييز على أساس الجنسية أو الجنس أو العمر أو الإعاقة أو أي وضع محمي آخر وفقاً للأنظمة المحلية.
To apply for this job, please visit the application page
