Fuseaux horaires : GMT (UTC +0), CET (UTC +1), EET (UTC +2), AST (UTC –4), FKST (UTC –3)

Vous devez être basé au Royaume‑Uni ou disposer du droit légal d’y travailler. Le poste — comme l’entreprise — est entièrement à distance.

Ellipsis est une agence spécialisée dans le contenu SEO, reconnue pour son excellence. Nous sommes une équipe moderne, entièrement remote, évoluant dans un environnement dynamique, ambitieux et solidaire.

En tant qu’Assistant·e de Direction, vous mettrez en place des systèmes qui protègent le travail concentré au sein d’une équipe à distance en pleine croissance. Votre mission consiste à gérer le flux continu d’informations et d’opérations, afin que le Directeur Général puisse se consacrer à ses priorités stratégiques — votre soutien est essentiel pour cela.

Nous recherchons quelqu’un qui aime réellement offrir un soutien de grande qualité. Vous résoudrez les défis opérationnels liés au fonctionnement d’une entreprise remote, prendrez en charge des processus clés et trouverez des moyens de les améliorer. Votre rigueur dans la gestion financière, la coordination de l’équipe et l’organisation des réunions renforcera l’ensemble de la société.

Chez Ellipsis, nous accordons une grande importance au Deep Work dans un monde hyperconnecté. Vous aiderez à équilibrer urgences clients, planification stratégique et temps de travail ininterrompu. Votre rôle sera déterminant pour gérer efficacement ces demandes concurrentes.

Ce poste valorise un travail fiable, constant, ainsi qu’une approche réfléchie de l’amélioration des systèmes. Avec la confiance, vous contribuerez à façonner le fonctionnement de nos opérations. Montrez‑nous comment vous avez aidé d’autres personnes à réussir — via une expérience d’EA ou des compétences transférables.

Ellipsis fonctionne entièrement à distance depuis sept ans. Nous adoptons le meilleur du travail remote : collaboration, concentration profonde, retraites d’équipe et culture inclusive qui permet à chacun d’exceller.

Bien que notre équipe soit répartie dans le monde, nous travaillons dans des horaires de collaboration GMT/UTC. Nous nous retrouvons également en personne lors de rencontres d’équipe et de conférences.

Notre service de contenu SEO, Content Growth, fournit chaque mois des articles optimisés basés sur une stratégie conçue pour des résultats forts. Nous gérons tout : stratégie, recherche de mots‑clés assistée par IA (avec FALCON AI), briefs, rédaction, publication, promotion, acquisition de liens, suivi des classements et résolution de problèmes. L’équipe Contenu pilote la production tandis que l’équipe SEO prend en charge les aspects techniques.

Ellipsis se développe rapidement. Nous produisons un travail d’excellente qualité et construisons quelque chose de spécial. C’est un moment passionnant pour nous rejoindre.

Répartition des responsabilités :
• 50 % tâches administratives pour l’entreprise et le Directeur Général
• 30 % tâches réactives et projets spéciaux
• 20 % préparation, participation et suivi de réunions

Le travail remote repose sur la confiance, particulièrement dans ce rôle. Avec le temps, vous prendrez la responsabilité complète de missions essentielles :

Finance, RH et opérations :
• Gérer l’administration financière quotidienne : notes de frais, projets de paiements, factures et enregistrements
• Superviser la facturation clients et les paiements reçus
• Collaborer avec les comptables externes sur les rapports, la paie et les retraites
• Gérer les documents de conformité et certaines demandes financières internes
• Soutenir le recrutement : publication d’offres, présélection, premières analyses

Réunions :
• Préparer les ordres du jour et les notes internes
• Assister aux réunions ou visionner les enregistrements et produire des comptes rendus précis et utiles
• Rédiger et attribuer les actions de suivi, ainsi que les emails associés

Support ventes et marketing :
• Créer des propositions et contrats à partir de modèles, avec exactitude et réactivité
• Rédiger des emails de suivi commercial
• Préparer des devis en amont en utilisant les données de projets précédents
• Veiller à la bonne réalisation des suivis et coordonner avec les équipes concernées

Gestion d’emails :
• Maintenir une boîte mail bien organisée pour le Directeur Général, rédiger ou envoyer des réponses si nécessaire
• Trier les emails et présenter clairement les informations clés pour une prise de décision rapide
• Développer des modèles et systèmes pour les emails récurrents

Voyages :
• Organiser deux rencontres d’équipe par an (20+ personnes) : recherche, budgets, transports, restaurants, hébergements et activités
• Gérer les questions logistiques et assurer le bon déroulement des événements
• Soutenir les déplacements du Leadership pour les conférences, souvent dans plusieurs villes

Projets spéciaux :
• Aider le Directeur Général sur des missions variées nécessitant autonomie et finalisation plutôt qu’un processus fixe
• Piloter le travail lié à la certification B Corp : coordination des politiques, suivi des tâches, respect des échéances
• Préparer et programmer la newsletter mensuelle (email et WordPress), et organiser le contenu social associé avec le Graphiste

Le poste prévoit une certaine flexibilité pour des réunions tardives occasionnelles avec des clients en Californie. Des récupérations sont prévues.

Vous serez la seule personne de l’équipe Opérations, travaillant de façon autonome tout en restant bien connectée numériquement. Votre mission est de réduire la charge opérationnelle du Directeur Général pour lui permettre de se concentrer sur la croissance. Vous devez être autonome et à l’aise dans un environnement peu interactif. Des tâches administratives personnelles ponctuelles peuvent être demandées.

Ce que nous recherchons :
• Excellente attention au détail, en particulier en anglais écrit
• Expérience dans l’amélioration de systèmes ou processus
• Solide capacité de rédaction et révision
• Confiance dans le travail remote et la gestion du temps
• Maîtrise d’outils comme Google Workspace et plateformes de gestion de projets
• Disponibilité sur les horaires UK avec une certaine flexibilité

Nous accueillons autant les profils EA/PA traditionnels que ceux ayant développé des compétences similaires ailleurs. L’essentiel est votre capacité à créer de l’ordre et à gagner la confiance grâce à un travail constant.

Avantages :
• Temps plein, entièrement remote (éligibilité UK requise)
• Salaire compétitif basé sur le marché britannique : £35k–£42k
• 28 jours de congés
• Un jour de congé supplémentaire par an, jusqu’à +5
• Une semaine de quatre jours par mois
• Horaires flexibles selon les besoins de collaboration
• Deux retraites d’équipe par an
• Congé parental amélioré et congés maladie renforcés
• Engagement fort en matière de durabilité : objectif certification B Corp fin 2025

Processus de candidature :
Nous sélectionnons soigneusement le meilleur profil. Une partie de notre Wiki interne est publique et utile à consulter, notamment notre guide de recrutement.

Les candidatures sont examinées en continu, avec entretiens après la date limite. Prenez votre temps : vos réponses écrites comptent davantage que votre CV.

Nous recevons de nombreuses candidatures. Distinguez‑vous en abordant clairement les responsabilités et en suivant les instructions de candidature.

Les entretiens ont lieu sur Google Meet avec des membres du Leadership et le Directeur Général. C’est aussi votre occasion de nous évaluer.

Étape finale : un test rémunéré (environ quatre heures, une semaine pour le réaliser). Nous demandons ensuite les références de vos deux derniers managers.

Nous souhaitons construire une entreprise éthique où chacun peut donner le meilleur de lui‑même. Si vous pensez être un bon choix, postulez.

Comment postuler :
Soumettez votre candidature via le lien fourni. Nous déciderons de la suite en fonction de votre formulaire et de votre CV. Une bonne recherche préalable sur le poste, nos attentes et votre valeur ajoutée renforcera votre dossier. Utilisez votre lettre de motivation pour le montrer.

Ellipsis est un employeur garantissant l’égalité des chances.

Bien que nous utilisions largement la technologie, nous voulons entendre votre voix — pas celle d’une IA. Les candidatures générées par IA seront détectées et automatiquement rejetées.

Date limite : fin de journée, 20 janvier 2025. Nous contacterons tous les candidats après la clôture.