نبحث عن مساعد إداري افتراضي مبتدئ لدعم العملاء والفرق الداخلية في مختلف أنحاء منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا. يجمع هذا الدور بين خدمة العملاء المباشرة والمهام الإدارية لضمان سير العمليات اليومية بسلاسة، وتوثيق المعلومات بدقة، ومعالجة استفسارات العملاء في الوقت المناسب. ويُفضَّل أن يكون المرشح ذا توجه خدمي، ودقيقًا، ومنظمًا، وقادرًا على العمل في بيئة متعددة الثقافات واللغات.
ستكون نقطة الاتصال الأساسية مع العملاء عبر الهاتف والبريد الإلكتروني والدردشة وتطبيقات المراسلة، إضافة إلى إدارة مهام إدارية تشمل إدخال البيانات، وحفظ الملفات، وجدولة المواعيد، وإعداد التقارير، والتنسيق مع فرق اللوجستيات والمالية والمبيعات والدعم الفني. وتشكل مهارات التواصل القوية، والاحترافية، والقدرة على التعامل بسرية مع المعلومات الحساسة، والقدرة على إدارة مهام متعددة بعقلية هادئة وتركز على الحلول عناصر أساسية لهذا الدور.
المسؤوليات
خدمة العملاء
• الرد السريع والمهنية في التعامل مع استفسارات العملاء عبر الهاتف والبريد الإلكتروني والدردشة ومنصات المراسلة.
• تقديم معلومات واضحة ودقيقة حول المنتجات والخدمات والأسعار والتوافر ومواعيد التسليم والضمانات والإرجاع وإجراءات الدعم.
• التعامل مع الشكاوى ومشكلات الخدمة بتعاطف ومتابعة فعّالة، وتصعيدها عند الحاجة.
• متابعة طلبات العملاء من أول تواصل حتى إتمام الخدمة، مع ضمان تقديم تحديثات منتظمة والالتزام بمستويات الخدمة.
• الحفاظ على تجربة إيجابية للعملاء من خلال تواصل محترم ومراعٍ للثقافة في مختلف أسواق المنطقة.
• جمع ملاحظات العملاء ومشاركة المستخلصات التي تسهم في تحسين العمليات وجودة الخدمة.
الدعم الإداري
• تحديث سجلات العملاء والملاحظات وسجلات الخدمة بدقة في أنظمة إدارة العلاقات والموارد.
• إعداد وتعديل المستندات مثل نماذج الطلبات وتذاكر الخدمة وإشعارات التسليم والمراسلات والتقارير الداخلية.
• جدولة المواعيد والزيارات والمتابعات وإدارة الجداول الزمنية بين الفرق.
• دعم العمليات الداخلية بما يشمل الأرشفة والمسح الضوئي وتنظيم الوثائق الرقمية.
• المساعدة في استفسارات الفواتير والمهام المالية البسيطة، مثل التحقق من حالة الدفعات وتأكيد بيانات الفوترة.
• إعداد تقارير أسبوعية أو شهرية حول حجم الطلبات وأوقات المعالجة والمشكلات المتكررة وبيانات رضا العملاء.
التنسيق بين الفرق
• التنسيق مع فرق العمليات واللوجستيات والمستودعات لتتبّع عمليات التسليم وإدارة التأخيرات وتحديث العملاء.
• التعاون مع فرق المبيعات في مرحلة onboarding وتحديث الحسابات والتنسيق بعد البيع.
• العمل مع فرق الدعم الفني للمساعدة في الاستكشاف، وجدولة الزيارات، وتوجيه العملاء.
• التواصل الفعال مع فرق مختلفة في دول متعددة ضمن المنطقة لضمان انتقال سلس للمعلومات واستمرارية الحالات.
المتطلبات
• شهادة الثانوية العامة كحد أدنى، ويفضل الحصول على درجة أو دبلوم.
• خبرة أساسية في خدمة العملاء أو الدعم الإداري أو مراكز الاتصال أو الضيافة أو دعم التجزئة أو أدوار مشابهة (الخبرة في المنطقة ميزة إضافية).
• إتقان برامج المكتب، خاصة Excel وSheets وإدارة البريد الإلكتروني وإعداد المستندات.
• خبرة باستخدام أنظمة إدارة علاقات العملاء.
متطلبات اللغة
• يفضّل الإلمام باللغة العربية تحدثًا وكتابة لمعظم أسواق المنطقة.
• يشترط الإلمام الأساسي باللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة.
المهارات والكفاءات
• نهج يركز على خدمة العملاء وقدرة على البقاء هادئًا ومحترفًا تحت الضغط.
• مهارات تواصل ممتازة شفهيًا وكتابيًا برسائل واضحة ولطيفة.
• دقة عالية واهتمام بالتفاصيل في التوثيق وإدخال البيانات.
• القدرة على تحديد الأولويات وإدارة مهام متعددة والالتزام بالمواعيد في بيئة سريعة الوتيرة.
• مهارات قوية في حل المشكلات مع القدرة على تحديد القضايا واقتراح الحلول وتصعيدها عند الحاجة.
• مستوى عالٍ من السرية في التعامل مع المعلومات الحساسة.
• حس ثقافي وقدرة على التعامل مع اختلاف الثقافات في المنطقة.
ظروف العمل
• قد يكون العمل داخل المكتب أو بنظام هجين أو عن بُعد وفقًا للموقع واحتياجات العمل.
• قد تختلف الجداول الزمنية عبر المنطقة، مع الحاجة إلى المرونة خلال الفترات المزدحمة.
• قد تتطلب بعض المهام توفرًا خارج ساعات العمل القياسية لدعم اختلاف المناطق الزمنية أو تلبية احتياجات العملاء العاجلة.
الراتب
1900 إلى 2900 دولار أمريكي شهريًا.
مؤشرات الأداء
• سرعة الرد والوقت الإجمالي للحل
• دقة وجودة التوثيق
• رضا العملاء وحل الشكاوى
• إدارة التذاكر والمتابعة
• الالتزام بالسياسات والنصوص ومعايير الخدمة
• الدقة الإدارية وإعداد التقارير في الوقت المحدد
فرص التطور الوظيفي
• ممثل خدمة عملاء أول / قائد فريق
• أخصائي تجربة العملاء
• مسؤول إداري / منسق عمليات
• دعم مبيعات / منسق حسابات
• مختص ضمان الجودة أو التدريب
بيان تكافؤ الفرص
نلتزم بتوفير بيئة عمل شاملة تحترم تنوع منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا. وسيتم النظر في جميع المتقدمين المؤهلين دون تمييز على أساس الجنسية أو الجنس أو العمر أو الإعاقة أو أي حالة أخرى يحميها القانون المحلي.
To apply for this job, please visit the application page
