المسؤوليات الأساسية

• التنسيق مع المورّدين الخارجيين لتتبّع طلبات المواد الخام والمكوّنات اللازمة لشريكنا التصنيعي، وضمان وصولها إلى مرافقه في الوقت المحدد.
• متابعة تقدّم المورّدين، والتحقّق من حالة الطلبات، ومعالجة المشكلات البسيطة مثل التأخير أو التفاوتات، مع تصعيد المشكلات الأكثر تعقيداً إلى الإدارة أو الفرق الرقابية الخارجية عند الحاجة.

• إعداد أوامر الإنتاج وإرسالها إلى شريكنا التصنيعي عبر البريد الإلكتروني، متضمّنة تفاصيل المنتجات والكميات والجداول الزمنية المتوقعة للتسليم وفقاً لاتفاقية التعاون.
• متابعة أوامر الإنتاج، وتأكيد قبولها، وضمان تنفيذها ضمن الجداول الزمنية المتفق عليها (عادة بين 8 و12 أسبوعاً)، مع الإبلاغ الفوري عن أي تحديثات أو تأخيرات.
• نقل الوثائق المطلوبة—مثل الشهادات والمواصفات الفنية—بين شريك التصنيع والجهات الرقابية الخارجية.

• تنسيق استلام أو شحن المنتجات النهائية من مستودع شريك التصنيع إلى مزوّد الخدمات اللوجستية الخارجي للتخزين والتوزيع.
• التواصل المنتظم مع مزوّد الخدمات اللوجستية للتأكد من مواعيد الوصول، والتحقق من التحميل ووضع الملصقات، ومعالجة أي مشكلات لوجستية مثل التأخير أو الشحنات الخاطئة.
• تزويد مزوّد الخدمات اللوجستية بجميع الوثائق اللازمة، بما في ذلك ملصقات الشحن ووثائق WZ، لضمان الامتثال المناسب.

• العمل كنقطة الاتصال الأساسية بين المورّدين وشريك التصنيع ومزوّد الخدمات اللوجستية لضمان تنسيق العمليات وسلاسة تنفيذها.
• تتبع المراحل الرئيسية—مثل تقديم الطلب، واستكمال الإنتاج، واستلام الشحنات من قبل مزوّد الخدمات اللوجستية—ومشاركة التحديثات مع الفرق الداخلية مثل المبيعات والعمليات.
• تصعيد المشكلات الكبيرة، بما في ذلك القوة القاهرة أو مخاوف الجودة أو التأخيرات الكبيرة، إلى الإدارة ضمن الإطار الزمني المطلوب (مثل 3 أيام وفقاً للعقد).

• الحفاظ على سجلات دقيقة للطلبات والمراسلات وتأكيدات التسليم طوال فترة الضمان (حتى 24 شهراً أو مدة صلاحية المنتج).
• تقديم تقارير حول أداء العمليات، مثل مدى الالتزام بمواعيد التسليم أو فجوات التواصل، واقتراح التحسينات اللازمة.
• دعم معالجة الشكاوى من خلال التنسيق مع شريك التصنيع ومزوّد الخدمات اللوجستية، وترتيب فحص المنتجات، ومشاركة المعلومات مع الفرق الرقابية الخارجية.

المؤهلات والمهارات

• الخبرة: من سنتين إلى 5 سنوات في تنسيق سلسلة الإمداد أو الخدمات اللوجستية أو العمليات، ويفضّل في مجالات مستحضرات التجميل أو العطور أو السلع الاستهلاكية سريعة التداول. كما تُعدّ الخبرة في التجارة الإلكترونية أو مع مزوّدي الخدمات اللوجستية ميزة إضافية.
• اللغة: إتقان اللغتين البولندية والإنجليزية، كتابةً وتحدثاً، للتواصل الفعّال مع شريك التصنيع في بولندا والفرق العالمية.
• المهارات: قدرات قوية في التنظيم والتواصل، وإتقان استخدام البريد الإلكتروني وأنظمة تخطيط الموارد أو إدارة الطلبات الأساسية، والقدرة على إدارة عدة أطراف مع متابعة استباقية.
• الصفات الشخصية: دقة عالية، والاعتمادية، ومهارة في حل المشكلات في بيئة عمل سريعة الوتيرة، مع القدرة على العمل عن بُعد.