Coordenador de Ordens de Serviço

Qual é a função do Coordenador de Ordens de Serviço (WOC)?
Na Big Bear Vacations, o Coordenador de Ordens de Serviço mantém todas as tarefas de manutenção organizadas e dentro do cronograma. Essa pessoa trabalha de perto com os técnicos de manutenção e com nosso sistema de gerenciamento de propriedades (Streamline) para garantir que cada ordem de serviço seja concluída corretamente e no prazo.

O que é uma Ordem de Serviço?
Ordens de serviço são tarefas que precisam ser realizadas em nossas propriedades, como reparos ou inspeções. Elas passam por três etapas principais:

Pendente
• Essas ordens de serviço ainda não foram atribuídas.
• Sua função: analisá‑las e atribuir cada uma ao técnico adequado, considerando localização, habilidade e disponibilidade.

Ativa
• Essas ordens de serviço estão sendo executadas no momento.
• Sua função: garantir que cada tarefa tenha um plano claro, que o técnico tenha os recursos necessários e que o trabalho esteja avançando.
• Muitas vezes será necessário comunicar‑se com o gerente da conta do proprietário para solicitar aprovação para compra de peças ou serviços de fornecedores externos.

PFC (Pendente de Fechamento Final)
• O trabalho foi concluído, mas a ordem ainda precisa de uma revisão final.
• Sua função: revisar a descrição e as fotos do trabalho, remover qualquer informação desnecessária e garantir que tudo esteja claro e profissional antes de enviar ao proprietário da propriedade.
• Nessa etapa, você também determina e aplica as cobranças corretas, decidindo se os custos serão destinados ao proprietário, ao hóspede ou aplicados como crédito ao proprietário.

Suas Responsabilidades Diárias
• Revisar e atribuir novas ordens de serviço pendentes ao técnico apropriado.
• Verificar diariamente as ordens de serviço ativas para garantir que estão sendo tratadas corretamente e que nenhuma tenha mais de 30 dias.
• Revisar e fechar ordens de serviço PFC, garantindo que todas as descrições e fotos estejam claras e profissionais.
• Preparar relatórios diários, incluindo:
– Número de ordens de serviço ativas
– Cronograma da equipe de manutenção
– Ordens de serviço vencidas
• Atualizar o sistema de GPS semanalmente, adicionando novas propriedades e removendo propriedades inativas. Garantir que os técnicos o utilizem diariamente e que ele funcione corretamente.
• Manter comunicação diária com:
– Técnicos de manutenção (via Microsoft Teams)
– O Gerente Assistente de Operações Remotas (para atualizações e coordenação)
• Revisar o relatório de produtividade do dia anterior para identificar problemas de desempenho ou atrasos.

Habilidades Necessárias
• Forte capacidade de gestão de tempo e organização
• Capacidade de lidar com múltiplas tarefas simultaneamente
• Boa habilidade de resolução de problemas
• Comunicação clara, escrita e verbal, em inglês (para editar descrições de ordens de serviço e comunicar‑se com técnicos e membros da equipe)
• Capacidade de se ajustar às mudanças sazonais na carga de trabalho
• Conforto com comunicação e acompanhamentos diários
• Compreensão de inglês necessária; compreensão de espanhol é um diferencial valioso

Por Que Esta Função é Importante
Esta função é essencial para manter as operações funcionando sem problemas. Você atua como a conexão entre planejamento, execução e relatórios de todas as atividades de manutenção.

Este resumo cobre as responsabilidades principais. Conforme a função evolui, novas tarefas podem ser adicionadas, portanto flexibilidade e disposição para aprender são importantes.

Compensação
• Salário Mensal: 600 USD
• Jornada: 6 dias por semana
• Adicional: potencial de participação nos lucros