Stellenübersicht:
Wir suchen eine detailorientierte und äußerst gut organisierte Contract Specialist, die die Verwaltung von Regierungsverträgen unterstützt. In dieser Rolle betreuen Sie Verträge von Anfang bis Ende, überwachen finanzielle Projektkontrollen und pflegen den GSA‑Vertragskatalog. Sie spielen eine zentrale Rolle bei der Sicherstellung von Compliance, finanzieller Genauigkeit und termingerechter Erfüllung aller Vertragsverpflichtungen.

Wesentliche Aufgaben:
• Vertragsverwaltung: Verwaltung und Nachverfolgung von Korrespondenz, Vertragsänderungen und zugehörigen Unterlagen über Google Drive. Pflege einer aktuellen Vertragsübersicht mit wichtigen Informationen wie Terminen, Finanzierung und weiteren relevanten Details.
• Finanzkontrolle von Projekten: Durchführung von Finanzanalysen für Regierungsverträge und Erstellung finanzieller Kundenberichte, einschließlich Fertigstellungsprognosen und Abweichungsanalysen. Zusammenarbeit mit Projektteams zur Sicherstellung der finanziellen Compliance.
• Rechnungsstellung: Zusammenarbeit mit Program Managern zur Überprüfung der Richtigkeit von Rechnungsdaten, einschließlich Subunternehmerstunden und -kosten. Erstellung und Einreichung von Rechnungen an staatliche und kommerzielle Kunden sowie Abstimmung mit der Buchhaltung bezüglich Projektcodes, Abrechnungen und historischer Aufzeichnungen.
• GSA-Compliance: Funktion als autorisierte Verhandlungsführerin für den GSA‑Vertrag. Einreichung von Verkaufsberichten, Zahlung erforderlicher Gebühren sowie Verwaltung von Preis- und Arbeitskategorienanpassungen. Sicherstellung der Einhaltung von GSA‑ und internen Richtlinien, einschließlich Rabattanforderungen. Pflege genauer Aufzeichnungen und Vertragsunterlagen.
• Data Calls und SAM: Unterstützung der Geschäftsentwicklung bei Data Calls, Reps and Certs und Aufgaben zur Preis-Compliance. Verwaltung von Aktualisierungen der SAM‑Registrierungen, FAR‑Berichte und NAICS‑Codes. Einreichung von Service Contract Data Reports auf Basis gepflegter Finanzdaten.
• Compliance und Governance: Mitwirkung bei der Erstellung von Governance‑Verfahren und Schulungsunterlagen. Unterstützung bei ISO‑bezogenen Aktivitäten, einschließlich Audits und kontinuierlicher Einhaltung regulatorischer und finanzieller Vorgaben.
• Allgemeine Unterstützung: Bereitstellung zusätzlicher Hilfe zur Sicherstellung einer effektiven Vertragsverwaltung und regulatorischen Compliance. Unterstützung interner und externer Audits nach Bedarf.

Erforderliche Qualifikationen:
• Bachelorabschluss in Betriebswirtschaft, Management oder einem verwandten Fachgebiet.
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung im Regierungsvertragswesen (sowohl als Haupt- als auch als Unterauftragnehmer), einschließlich Expertise mit GSA‑Rahmenverträgen (GWACs, BPAs, IDIQs) sowie Erfahrung mit Festpreis‑, T&M‑ und Cost‑Reimbursable‑Verträgen.
• Fundierte Erfahrung in der vollständigen Vertragsverwaltung und im Subunternehmermanagement.
• Ausgeprägte Fähigkeiten in Finanzanalyse, Kostenberichterstattung und Projektverfolgung.
• Hervorragende Detailgenauigkeit und proaktive Arbeitsweise.
• Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und Fristen einzuhalten.
• Erfahrung mit staatlichen Abrechnungssystemen wie PIEE/WAWF von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit Google Workspace, QuickBooks, Notion und Slack.
• Vertrautheit mit Projektmanagementwerkzeugen und ‑methoden.
• Starke Kommunikations‑, Organisations‑ und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und unter Druck gute Leistungen zu erbringen.
• Kenntnisse von ISO‑Standards und Compliance‑Prozessen.
• Verständnis für Lieferantenmanagement‑Praktiken.
• US‑Staatsbürgerschaft erforderlich.