Coordinador de Órdenes de Trabajo

¿Cuál es el rol del Coordinador de Órdenes de Trabajo (WOC)?
En Big Bear Vacations, el Coordinador de Órdenes de Trabajo mantiene todas las tareas de mantenimiento organizadas y a tiempo. Esta persona trabaja de cerca con los técnicos de mantenimiento y con nuestro sistema de gestión de propiedades (Streamline) para asegurar que cada orden de trabajo se complete correctamente y dentro del plazo.

¿Qué es una Orden de Trabajo?
Las órdenes de trabajo son tareas que deben realizarse en nuestras propiedades, como reparaciones o inspecciones. Pasan por tres etapas principales:

Pendiente
• Estas órdenes de trabajo aún no se han asignado.
• Tu función: Revisarlas y asignar cada una al técnico adecuado según ubicación, habilidades y disponibilidad.

Activa
• Estas órdenes de trabajo están siendo atendidas actualmente.
• Tu función: Asegurar que cada tarea tenga un plan claro, que el técnico cuente con los recursos necesarios y que el trabajo avance.
• Con frecuencia deberás comunicarte con el administrador de cuentas del propietario para solicitar aprobaciones para compras de partes o servicios de proveedores externos.

PFC (Pendiente de Cierre Final)
• El trabajo está terminado, pero la orden aún requiere una revisión final.
• Tu función: Revisar la descripción del trabajo y las fotos, eliminar lo innecesario y asegurarte de que la información sea clara y profesional antes de enviarla al propietario.
• En esta etapa también debes determinar y aplicar los cargos correctos, decidiendo si los costos corresponden al propietario, al huésped o si deben aplicarse como crédito al propietario.

Tus Responsabilidades Diarias
• Revisar y asignar nuevas órdenes de trabajo pendientes al técnico correspondiente.
• Revisar diariamente las órdenes de trabajo activas para asegurar que se estén manejando correctamente y que ninguna tenga más de 30 días.
• Revisar y cerrar las órdenes PFC, asegurando que todas las descripciones y fotos sean claras y profesionales.
• Preparar reportes diarios que incluyan:
– Número de órdenes de trabajo activas
– Horarios del equipo de mantenimiento
– Órdenes de trabajo vencidas
• Actualizar el sistema GPS semanalmente agregando nuevas propiedades y eliminando las que ya no están activas. Asegurar que los técnicos lo usen diariamente y que funcione correctamente.
• Mantener comunicación diaria con:
– Técnicos de mantenimiento (a través de Microsoft Teams)
– El Subgerente de Operaciones Remotas (para actualizaciones y coordinación)
• Revisar el reporte de productividad del día anterior para identificar problemas de desempeño o retrasos.

Habilidades que Necesitarás
• Fuerte capacidad de gestión del tiempo y organización
• Habilidad para manejar múltiples tareas a la vez
• Sólidas habilidades para resolver problemas
• Comunicación escrita y verbal clara en inglés (para editar descripciones de órdenes de trabajo y comunicarte con técnicos y miembros del equipo)
• Capacidad para ajustarte a cambios estacionales en la carga de trabajo
• Comodidad con la comunicación y seguimiento diario
• Comprensión del inglés requerida; comprensión del español es un plus valioso

Por Qué Este Rol es Importante
Este rol es esencial para mantener operaciones fluidas. Actúas como el enlace entre la planificación, la ejecución y los reportes de todas las actividades de mantenimiento.

Este resumen cubre las responsabilidades principales. A medida que el rol crezca, se pueden agregar nuevas tareas, por lo que la flexibilidad y disposición para aprender son importantes.

Compensación
• Salario mensual: 600 USD
• Horario: 6 días por semana
• Adicional: Potencial de participación en utilidades