Coordonnateur des ordres de travail (WOC)

Quel est le rôle du Coordonnateur des ordres de travail (WOC) ?
Chez Big Bear Vacations, le Coordonnateur des ordres de travail veille à ce que toutes les tâches de maintenance soient organisées et réalisées dans les délais. Cette personne travaille en étroite collaboration avec les techniciens de maintenance et notre système de gestion immobilière, Streamline, afin de s’assurer que chaque ordre de travail est complété correctement et à temps.

Qu’est-ce qu’un ordre de travail ?
Les ordres de travail sont des tâches qui doivent être effectuées dans nos propriétés, comme des réparations ou des inspections. Ils passent par trois étapes principales :

En attente (Pending)
• Ces ordres de travail n’ont pas encore été attribués.
• Votre mission : les examiner et attribuer chacun à the bon technicien en fonction du lieu, des compétences et des disponibilités.

Actif (Active)
• Ces ordres de travail sont en cours de traitement.
• Votre mission : vous assurer que chaque tâche dispose d’un plan clair, que le technicien possède les ressources nécessaires et que les travaux progressent.
• Vous devrez souvent communiquer avec le gestionnaire du compte du propriétaire afin d’obtenir l’approbation pour l’achat de pièces ou des services auprès de fournisseurs externes.

PFC (Pending Final Close – Clôture finale en attente)
• Les travaux sont terminés, mais la commande nécessite encore une dernière vérification.
• Votre mission : examiner la description des travaux et les photos, supprimer tout élément inutile et veiller à ce que les informations soient claires et professionnelles avant de les soumettre au propriétaire.
• À ce stade, vous déterminez et appliquez également les frais appropriés, en décidant si les coûts doivent être facturés au propriétaire, au client (invité), ou appliqués sous forme de crédit au propriétaire.

Vos responsabilités quotidiennes
• Examiner et attribuer les nouveaux ordres de travail en attente au technicien approprié.
• Vérifier chaque jour les ordres de travail actifs pour confirmer qu’ils sont correctement gérés et qu’aucun ne date de plus de 30 jours.
• Examiner et clôturer les ordres de travail PFC, en veillant à ce que toutes les descriptions et photos soient claires et professionnelles.
• Préparer des rapports quotidiens, notamment :
– Le nombre d’ordres de travail actifs
– Les plannings de l’équipe de maintenance
– Les ordres de travail en retard par rapport à leurs dates d’échéance
• Mettre à jour le système GPS chaque semaine en ajoutant les nouvelles propriétés et en retirant celles qui ne sont plus actives. Veiller à ce que les techniciens l’utilisent quotidiennement et que le système fonctionne correctement.
• Assurer une communication quotidienne avec :
– Les techniciens de maintenance (via Microsoft Teams)
– Le gestionnaire de l’assistant des opérations à distance (pour les mises à jour et la coordination)
• Examiner le rapport de productivité du jour précédent afin d’identifier tout problème de performance ou tout retard.

Compétences requises
• Excellente gestion du temps et sens de l’organisation
• Capacité à gérer plusieurs tâches en même temps
• Solides compétences en résolution de problèmes
• Communication écrite et verbale claire en anglais (pour modifier les descriptions des ordres de travail et communiquer avec les techniciens et les membres de l’équipe)
• Capacité à s’adapter aux changements saisonniers de charge de travail
• Aise avec une communication quotidienne et le suivi
• Compréhension de l’anglais requise ; la compréhension de l’espagnol est un plus

Pourquoi ce poste est important
Ce rôle est essentiel pour assurer le bon déroulement des opérations. Vous êtes le lien entre la planification, l’exécution et le reporting pour l’ensemble des travaux de maintenance.

Cette présentation couvre les responsabilités principales. À mesure que le poste évolue, des tâches supplémentaires pourraient être ajoutées ; la flexibilité et la volonté d’apprendre sont donc importantes.

Rémunération
• Salaire mensuel : 600 $ US
• Horaires : 6 jours par semaine
• Supplément : possibilité de partage des profits