Arbeitsauftragskoordinator

Was ist die Rolle des Arbeitsauftragskoordinators (WOC)?
Bei Big Bear Vacations sorgt der Arbeitsauftragskoordinator dafür, dass alle Wartungsaufgaben organisiert und termingerecht ausgeführt werden. Diese Person arbeitet eng mit den Wartungstechnikern und unserem Property‑Management‑System (Streamline) zusammen, um sicherzustellen, dass jeder Arbeitsauftrag korrekt und pünktlich erledigt wird.

Was ist ein Arbeitsauftrag?
Arbeitsaufträge sind Aufgaben, die in unseren Objekten erledigt werden müssen, wie Reparaturen oder Inspektionen. Sie durchlaufen drei Hauptphasen:

Ausstehend
• Diese Arbeitsaufträge wurden noch nicht zugewiesen.
• Ihre Aufgabe: Sie prüfen sie und weisen jeden Auftrag dem passenden Techniker basierend auf Standort, Fähigkeiten und Verfügbarkeit zu.

Aktiv
• Diese Arbeitsaufträge werden derzeit bearbeitet.
• Ihre Aufgabe: Sicherstellen, dass jede Aufgabe einen klaren Plan hat, der Techniker die benötigten Ressourcen erhält und die Arbeit voranschreitet.
• Sie müssen häufig mit dem Kundenbetreuer des Eigentümers kommunizieren, um Genehmigungen für Materialkäufe oder Dienstleistungen externer Anbieter einzuholen.

PFC (Ausstehender Abschluss)
• Die Arbeit ist abgeschlossen, aber der Auftrag benötigt noch eine finale Prüfung.
• Ihre Aufgabe: Die Arbeitsbeschreibung und Fotos überprüfen, Unnötiges entfernen und sicherstellen, dass alle Informationen klar und professionell sind, bevor sie an den Eigentümer gesendet werden.
• In dieser Phase bestimmen und verbuchen Sie auch die korrekten Kosten und entscheiden, ob diese dem Eigentümer, dem Gast oder als Gutschrift für den Eigentümer zugewiesen werden.

Ihre täglichen Aufgaben
• Neue ausstehende Arbeitsaufträge prüfen und dem passenden Techniker zuweisen.
• Täglich aktive Arbeitsaufträge überprüfen, um sicherzustellen, dass sie korrekt bearbeitet werden und keiner älter als 30 Tage ist.
• PFC‑Arbeitsaufträge prüfen und abschließen, sicherstellen, dass alle Beschreibungen und Fotos klar und professionell sind.
• Tägliche Berichte erstellen, einschließlich:
– Anzahl aktiver Arbeitsaufträge
– Einsatzpläne des Wartungsteams
– Arbeitsaufträge mit überschrittenem Fälligkeitsdatum
• Das GPS‑System wöchentlich aktualisieren, neue Objekte hinzufügen und nicht mehr aktive entfernen. Sicherstellen, dass Techniker es täglich nutzen und es korrekt funktioniert.
• Tägliche Kommunikation aufrechterhalten mit:
– Wartungstechnikern (über Microsoft Teams)
– Dem stellvertretenden Remote‑Operations‑Manager (für Updates und Koordination)
• Den Produktivitätsbericht des Vortags prüfen, um Leistungsprobleme oder Verzögerungen zu erkennen.

Erforderliche Fähigkeiten
• Gute Zeitmanagement‑ und Organisationsfähigkeiten
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen
• Starke Problemlösungsfähigkeiten
• Klare schriftliche und mündliche Kommunikation in Englisch (für die Bearbeitung von Arbeitsauftragsbeschreibungen und die Kommunikation mit Technikern und Teammitgliedern)
• Fähigkeit, sich an saisonale Veränderungen im Arbeitsaufkommen anzupassen
• Sicherheit in täglicher Kommunikation und Nachverfolgung
• Englischkenntnisse erforderlich; Spanischkenntnisse sind ein wertvoller Zusatz

Warum diese Rolle wichtig ist
Diese Rolle ist entscheidend für reibungslose Abläufe. Sie bilden die Verbindung zwischen Planung, Umsetzung und Berichterstattung aller Wartungsaktivitäten.

Diese Übersicht umfasst die Kernaufgaben. Mit der Weiterentwicklung der Position können neue Aufgaben hinzukommen, daher sind Flexibilität und Lernbereitschaft wichtig.

Vergütung
• Monatsgehalt: 600 USD
• Arbeitszeit: 6 Tage pro Woche
• Zusätzlich: Gewinnbeteiligung möglich