Reportando a uno de los Directores Coejecutivos, con supervisión del otro, el Asistente Confidencial apoya a ambos líderes en la gestión de su tiempo y actividades para que puedan guiar eficazmente a la organización, aumentando así la eficiencia y el impacto del Proyecto Indivisible.

El candidato ideal es proactivo, altamente organizado y un excelente resolutor de problemas, con sólidas habilidades de comunicación y la capacidad de anticiparse a las necesidades de los Directores Coejecutivos. Debido a que este rol implica planificar y participar en reuniones y comunicaciones sensibles con personal senior, miembros de la junta, socios, donantes y medios de comunicación, el candidato debe manejar información confidencial con discreción, madurez y profesionalismo de manera constante.

En un entorno dinámico, el Asistente Confidencial gestionará agendas complejas, comunicaciones delicadas y prioridades competitivas con precisión y cuidado. Para tener éxito, deberá construir relaciones internas y externas sólidas mientras mantiene la confidencialidad y demuestra compromiso con la misión de Indivisible, adoptando un enfoque flexible y orientado a soluciones.

El salario inicial es de 66,650 dólares. Esta es una posición remota, aunque se prefieren candidatos en el área de Washington, DC. Debido a la naturaleza del trabajo, este puesto no está sindicalizado.

Responsabilidades
• Preparación y seguimiento de reuniones – 25%: Crear agendas, preparar materiales informativos, tomar notas y dar seguimiento a tareas, incluso en reuniones confidenciales como las de la junta, finanzas, donantes y programas de alto nivel.
• Programación y gestión de calendarios – 25%: Administrar calendarios complejos, priorizar reuniones, llamadas y eventos, y coordinar planes de viaje y alojamiento detallados.
• Gestión de relaciones con partes interesadas – 20%: Actuar como contacto principal entre los Directores Ejecutivos, el personal senior y los gerentes para asegurar una comunicación fluida. Apoyar las relaciones con donantes, la colaboración con socios y las comunicaciones externas de los Directores Ejecutivos.
• Organización de documentos y datos – 15%: Mantener archivos y documentos confidenciales seguros y organizados. Asistir con los reportes de gastos mensuales, el seguimiento de tiempo y el procesamiento de contratos.
• Investigación y apoyo a proyectos especiales – 15%: Realizar investigaciones sobre temas de políticas, partes interesadas y organizaciones relevantes. Apoyar proyectos especiales, eventos o campañas que requieran confidencialidad o respuestas rápidas, como informes para donantes, asistencia en redes sociales o iniciativas internas sensibles.

Requisitos
• Entre 3 y 5 años de experiencia en apoyo ejecutivo o administrativo en un entorno dinámico y de alto nivel, idealmente en los sectores sin fines de lucro, político o similares.
• Capacidad comprobada para manejar información sensible con discreción, profesionalismo y buen juicio.
• Sólidas habilidades interpersonales y para construir relaciones.
• Excelente organización y gestión del tiempo, con experiencia en el manejo de agendas complejas y plazos ajustados.
• Habilidades excepcionales de comunicación oral y escrita, con capacidad para preparar documentos profesionales claros.
• Adaptabilidad, pensamiento proactivo y fuertes habilidades para resolver problemas.
• Experiencia realizando investigaciones sobre políticas, asuntos políticos o prioridades organizacionales.

Calificaciones deseables
• Título universitario o superior.
• Experiencia apoyando a líderes senior en entornos sin fines de lucro, de incidencia, campañas o espacios políticos.
• Dominio de Google Workspace para la creación de documentos y gestión de datos.
• Experiencia en gestión de proyectos y en la coordinación de entregables.
• Familiaridad con paisajes políticos, temas de políticas públicas o iniciativas de incidencia alineadas con la misión de la organización.
• Experiencia apoyando reuniones, retiros o la logística de eventos de recaudación de fondos.

Rango salarial: 66,650–93,000 dólares al año.