Coordinateur des Ordres de Travail

Quel est le rôle du Coordinateur des Ordres de Travail (WOC) ?
Chez Big Bear Vacations, le Coordinateur des Ordres de Travail garde toutes les tâches de maintenance organisées et à jour. Cette personne travaille en étroite collaboration avec les techniciens de maintenance et avec notre système de gestion des biens (Streamline) pour garantir que chaque ordre de travail soit réalisé correctement et dans les délais.

Qu’est‑ce qu’un Ordre de Travail ?
Les ordres de travail sont des tâches à effectuer dans nos propriétés, comme des réparations ou des inspections. Ils passent par trois étapes principales :

En attente
• Ces ordres de travail n’ont pas encore été attribués.
• Votre rôle : les examiner et les assigner au bon technicien selon la localisation, les compétences et la disponibilité.

Actif
• Ces ordres de travail sont en cours de réalisation.
• Votre rôle : assurer que chaque tâche dispose d’un plan clair, que le technicien possède les ressources nécessaires, et que le travail avance correctement.
• Vous devrez souvent communiquer avec le gestionnaire de compte du propriétaire pour demander l’approbation d’achats de pièces ou de services de fournisseurs externes.

PFC (En Attente de Clôture Finale)
• Le travail est terminé, mais l’ordre doit encore être revu.
• Votre rôle : examiner la description du travail et les photos, retirer tout élément inutile, et vous assurer que l’information soit claire et professionnelle avant de l’envoyer au propriétaire.
• À cette étape, vous déterminez et appliquez également les frais appropriés, en décidant si les coûts reviennent au propriétaire, au client, ou s’ils doivent être appliqués en crédit propriétaire.

Vos Responsabilités Quotidiennes
• Examiner et attribuer les nouveaux ordres de travail en attente au technicien approprié.
• Vérifier chaque jour les ordres de travail actifs pour s’assurer qu’ils sont correctement traités et qu’aucun n’a plus de 30 jours.
• Examiner et clôturer les ordres de travail en PFC, en garantissant que les descriptions et photos sont claires et professionnelles.
• Préparer les rapports quotidiens, incluant :
– Le nombre d’ordres de travail actifs
– Les plannings de l’équipe de maintenance
– Les ordres de travail dépassant la date d’échéance
• Mettre à jour chaque semaine le système GPS en ajoutant les nouvelles propriétés et en supprimant celles qui ne sont plus actives. Veiller à ce que les techniciens l’utilisent quotidiennement et qu’il fonctionne correctement.
• Assurer une communication quotidienne avec :
– Les techniciens de maintenance (via Microsoft Teams)
– Le Responsable Adjoint des Opérations à Distance (pour les mises à jour et la coordination)
• Examiner le rapport de productivité de la veille afin d’identifier les problèmes de performance ou les retards.

Compétences Nécessaires
• Excellente gestion du temps et sens de l’organisation
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
• Solides compétences en résolution de problèmes
• Communication écrite et verbale claire en anglais (pour corriger les descriptions des ordres de travail et communiquer avec les techniciens et l’équipe)
• Capacité à s’adapter aux variations saisonnières de la charge de travail
• Aisance dans la communication quotidienne et les suivis
• Compréhension de l’anglais requise ; compréhension de l’espagnol appréciée

Pourquoi Ce Rôle Est Important
Ce rôle est essentiel pour assurer le bon fonctionnement des opérations. Vous faites le lien entre la planification, l’exécution et le suivi de toutes les activités de maintenance.

Ce résumé couvre les responsabilités principales. Le rôle pouvant évoluer, de nouvelles tâches pourront être ajoutées, d’où l’importance d’être flexible et prêt à apprendre.

Rémunération
• Salaire mensuel : 600 USD
• Horaire : 6 jours par semaine
• Supplément : Possibilité de partage des bénéfices