Responsabilités principales

• Coordonner avec les fournisseurs externes pour suivre les commandes de matières premières et de composants nécessaires à notre partenaire de production, en veillant à leur livraison ponctuelle dans ses installations.
• Surveiller l’avancement des fournisseurs, vérifier le statut des commandes et résoudre les problèmes mineurs tels que retards ou écarts, en escaladant les problèmes plus complexes à la direction ou aux équipes réglementaires externes si nécessaire.

• Préparer et envoyer par e‑mail les ordres de production à notre partenaire de fabrication, incluant les détails des produits, les quantités et les délais de livraison prévus conformément à notre accord de coopération.
• Assurer le suivi des ordres de production, confirmer leur acceptation et veiller à leur exécution dans les délais convenus (généralement 8 à 12 semaines), en communiquant rapidement toute mise à jour ou tout retard.
• Transférer la documentation requise — telles que certifications et spécifications produits — entre le partenaire de fabrication et les équipes réglementaires externes.

• Coordonner l’enlèvement ou l’expédition des produits finis depuis l’entrepôt du partenaire de fabrication vers notre prestataire logistique (3PL) pour stockage et distribution.
• Communiquer régulièrement avec le prestataire 3PL pour confirmer les dates d’arrivée, vérifier la palettisation et l’étiquetage, et résoudre les problèmes logistiques tels que retards ou expéditions incorrectes.
• Fournir au 3PL toute la documentation nécessaire, y compris les étiquettes logistiques et les documents WZ, afin d’assurer la conformité.

• Servir de point de contact principal entre les fournisseurs, le partenaire de fabrication et le prestataire 3PL pour garantir l’alignement et le bon déroulement des processus.
• Suivre les étapes clés — telles que la passation de commande, l’achèvement de la production et la réception par le 3PL — et partager les mises à jour avec les équipes internes, comme les ventes et les opérations.
• Signaler à la direction les problèmes majeurs, notamment cas de force majeure, problèmes de qualité ou retards significatifs, dans les délais requis (par ex. sous 3 jours selon le contrat).

• Maintenir des dossiers précis des commandes, communications et confirmations de livraison pendant toute la période de garantie (jusqu’à 24 mois ou selon la durée de vie du produit).
• Fournir des rapports sur la performance des processus, tels que ponctualité des livraisons et lacunes de communication, et recommander des améliorations.
• Soutenir la gestion des réclamations en coordonnant avec le partenaire de fabrication et le 3PL, en organisant les inspections de produits et en partageant les informations avec les équipes réglementaires externes.

Qualifications et compétences

• Expérience : 2 à 5 ans en coordination de chaîne d’approvisionnement, logistique ou opérations, idéalement dans les cosmétiques, les parfums ou les produits FMCG. Une expérience en e‑commerce ou avec des prestataires 3PL est un atout.
• Langues : Maîtrise du polonais et de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral, afin de communiquer efficacement avec le partenaire de production basé en Pologne et les équipes internationales.
• Compétences : Solides capacités d’organisation et de communication, maîtrise de l’e‑mail et des systèmes ERP ou de gestion de commandes de base, et aptitude à gérer plusieurs parties prenantes avec un suivi proactif.
• Qualités personnelles : Sens du détail, fiabilité et esprit de résolution de problèmes dans un environnement dynamique. À l’aise avec le travail à distance.