Zeitzonen umfassen EST (UTC‑5), CST (UTC‑6), MST (UTC‑7), PST (UTC‑8), AKST (UTC‑9) und HST (UTC‑10).

STELLENÜBERSICHT:

Die Empfangsmitarbeiterin bzw. der Empfangsmitarbeiter ist eine nicht freigestellte Position und verantwortlich für die Entgegennahme eingehender Anrufe, die Begrüßung von Besuchern sowie die Organisation der Konferenzraumbelegung. Starke organisatorische Fähigkeiten, Multitasking, die Fähigkeit, Fristen einzuhalten, sowie gutes eigenständiges Urteilsvermögen sind für diese Rolle unerlässlich.

AUFGABENBEREICH:

• Besucher und Gäste freundlich und zügig begrüßen und unterstützen, stets mit positiver und zuvorkommender Haltung
• Eingehende und interne Anrufe effizient entgegennehmen und weiterleiten, professionell mit Anwälten und Mandanten kommunizieren und dabei Diskretion und Vertraulichkeit wahren
• Konferenzraumpläne überwachen und mit Office Services/Hospitality koordinieren, um geeignete Arrangements sicherzustellen, einschließlich Essensbestellungen
• Alle FedEx-, UPS- und Kurierlieferungen entgegennehmen und dokumentieren
• Unterstützung bei zugewiesenen Projekten leisten
• In einem schnelllebigen Umfeld kooperativ mit Anwälten und Mitarbeitenden zusammenarbeiten und dabei flexibel, proaktiv, einfallsreich und effizient bleiben

QUALIFIKATIONEN / FÄHIGKEITEN:

• Bevorzugt: Abitur oder gleichwertiger Abschluss
• 1–3 Jahre Erfahrung im Kundenservice oder als Empfangskraft erforderlich
• Erfahrung in einem professionellen Geschäftsumfeld bevorzugt
• Starke mündliche Kommunikationsfähigkeiten, hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ausgeprägte Problemlösungskompetenz erforderlich
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, einschließlich Word, Outlook und Excel
• Vertrautheit mit Telefonsystemen

LEISTUNGEN:

• 401(k)
• Zahnversicherung
• Mitarbeiterunterstützungsprogramm
• Flexible Ausgabenkonten
• Krankenversicherung
• Health Savings Account
• Lebensversicherung
• Sehhilfeversicherung