Wir suchen eine Berufseinsteigerin oder einen Berufseinsteiger als Virtuelle/n Administrative/n Kundenassistent/in zur Unterstützung unserer Kundschaft sowie unserer internen Teams in der Region Naher Osten und Nordafrika (MENA). Diese Position verbindet direkte Kundenkommunikation mit wichtigen administrativen Aufgaben, die einen reibungslosen Tagesablauf, korrekte Dokumentation und schnelle Reaktionen auf Kundenanfragen sicherstellen. Die ideale Person ist serviceorientiert, sorgfältig, gut organisiert und fühlt sich in einem multikulturellen und mehrsprachigen Umfeld wohl.

In dieser Rolle dienen Sie als zentrale Ansprechperson für Kundinnen und Kunden über Telefon, E-Mail, Chat und Messaging-Kanäle und übernehmen gleichzeitig administrative Tätigkeiten wie Dateneingabe, Ablage, Terminplanung, Berichterstellung sowie die Koordination mit den Bereichen Logistik, Finanzen, Vertrieb und Technik. Starke Kommunikationsfähigkeiten, Professionalität, Vertraulichkeit und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben ruhig und effizient zu bewältigen, sind entscheidend.

Aufgaben
• Kundenservice (Hauptaufgabe)
• Zeitnahe und professionelle Beantwortung von Anfragen über alle Kommunikationskanäle.
• Bereitstellung korrekter Informationen zu Produkten, Dienstleistungen, Preisen, Verfügbarkeit, Lieferzeiten, Garantien, Rücksendungen und allgemeiner Unterstützung.
• Geduldige und einfühlsame Bearbeitung von Beschwerden und Servicefällen, inklusive Eskalation bei Bedarf.
• Überwachung von Kundenanliegen vom Erstkontakt bis zur Lösung mit konsequentem Follow‑up.
• Positive Kundenerlebnisse durch kulturell sensible Kommunikation in der gesamten MENA‑Region.
• Einholung von Kundenfeedback und Weitergabe relevanter Erkenntnisse zur Verbesserung von Prozessen und Services.

• Administrative Unterstützung (Kernaufgaben)
• Pflege genauer Kundenakten, Notizen und Servicehistorien in CRM/ERP‑Systemen.
• Erstellung und Aktualisierung von Dokumenten wie Bestellformularen, Servicetickets, Lieferscheinen, Korrespondenz und internen Berichten.
• Planung von Terminen, Servicebesuchen, Rückrufen und Follow‑ups; Verwaltung mehrerer Teamkalender.
• Unterstützung interner Abläufe wie Ablage, Scannen, Archivierung und Organisation digitaler Dokumente.
• Unterstützung bei Rechnungsanfragen und grundlegender Finanzkoordination.
• Erstellung wöchentlicher oder monatlicher Zusammenfassungen der Kundenserviceaktivitäten.

• Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
• Zusammenarbeit mit den Teams in Betrieb, Logistik und Lager zur Verfolgung von Lieferungen und Weitergabe aktueller Informationen.
• Unterstützung der Vertriebsabteilungen bei Onboarding, Kontenaktualisierungen und Prozessen nach dem Verkauf.
• Zusammenarbeit mit technischen Supportteams bei Fehlersuche oder Terminplanung.
• Effektive Kommunikation über Länder und Zeitzonen hinweg in der MENA‑Region zur Sicherstellung reibungsloser Übergaben.

Anforderungen
• Abitur oder gleichwertiger Abschluss erforderlich; ein Bachelorabschluss oder Diplom in Betriebswirtschaft, Kommunikation oder einem verwandten Bereich ist von Vorteil.
• 1–3 Jahre Erfahrung im Kundenservice, in der Administration, in Callcentern, in der Hotellerie, im Einzelhandel oder ähnlichen Bereichen; Erfahrung in der MENA‑Region ist ein Plus.
• Gute Kenntnisse in Microsoft Office oder Google Workspace, insbesondere Excel/Sheets.
• Erfahrung mit CRM‑Plattformen oder Ticketingsystemen ist von Vorteil.

Sprachanforderungen (MENA‑Fokus)
• Fließendes Arabisch wird bevorzugt.
• Professionelles Englisch ist erforderlich.
• Weitere Sprachen (z. B. Französisch für Nordafrika oder Urdu/Hindi/Tagalog für GCC‑Länder) sind ein Plus.

Fähigkeiten und Kompetenzen
• Ausgeprägte Kundenorientierung und Fähigkeit, unter Druck ruhig zu bleiben.
• Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikation mit höflichen, klaren und lösungsorientierten Formulierungen.
• Hohe Genauigkeit und Sorgfalt bei Dokumentation und Dateneingabe.
• Fähigkeit zur Priorisierung und zum Management mehrerer Vorgänge in einem dynamischen Umfeld.
• Starke Problemlösungsfähigkeiten und gutes Urteilsvermögen bei Eskalationen.
• Hohe Integrität und Respekt für Vertraulichkeit.
• Kulturelle Sensibilität in der vielfältigen MENA‑Region.

Arbeitsbedingungen und Arbeitszeiten
• Die Position kann je nach Standort und Unternehmensbedarf vor Ort, hybrid oder remote ausgeübt werden.
• Arbeitszeiten können in einigen MENA‑Ländern einer Sonntag‑bis‑Donnerstag‑Woche folgen.
• Flexibilität während des Ramadan und regionaler Feiertage ist erforderlich.
• Einige Aufgaben können gelegentlich über die regulären Arbeitszeiten hinausgehen.

Vergütung: 1.900–2.900 USD pro Monat

Leistungskennzahlen (KPIs)
• Reaktions‑ und Lösungszeiten
• Genauigkeit und Qualität der Dokumentation
• Kundenzufriedenheit und Umgang mit Beschwerden
• Ticket‑Rückstand und Follow‑up‑Konsequenz
• Einhaltung von Richtlinien und Servicestandards
• Genauigkeit und Pünktlichkeit administrativer Aufgaben und Berichte

Entwicklungsmöglichkeiten
• Senior Customer Service Representative / Teamleitung
• Customer Experience Specialist
• Office Administrator / Operations Coordinator
• Sales Support / Account Coordinator
• Quality Assurance oder Training Specialist

Gleichstellungsgrundsatz
Wir setzen uns für ein inklusives Arbeitsumfeld ein, das Vielfalt in der gesamten MENA‑Region wertschätzt. Alle qualifizierten Bewerberinnen und Bewerber werden fair berücksichtigt, unabhängig von Nationalität, Geschlecht, Alter, Behinderung oder einem anderen durch lokale Vorschriften geschützten Status.