Zeitzonen: GMT (UTC +0), CET (UTC +1), EET (UTC +2), AST (UTC –4), FKST (UTC –3)

Du musst im Vereinigten Königreich ansässig sein oder das Recht haben, dort zu arbeiten. Die Position – ebenso wie das gesamte Unternehmen – ist vollständig remote.

Ellipsis ist eine führende Agentur für SEO‑Content und hat den Anspruch, die beste der Branche zu sein. Wir sind ein modernes, vollständig verteiltes Team, das in einem schnellen, ambitionierten und unterstützenden Umfeld arbeitet.

Als unsere Executive Assistant entwickelst du Strukturen, die konzentriertes Arbeiten in unserem schnell wachsenden Remote‑Team ermöglichen. Deine Aufgabe ist es, den kontinuierlichen Fluss von Informationen und Abläufen zu koordinieren, damit sich der Managing Director auf strategische Prioritäten konzentrieren kann – deine Unterstützung macht dies möglich.

Wir suchen jemanden, der wirklich Freude daran hat, exzellenten Support zu leisten. Du löst operative Herausforderungen, die ein Remote‑Unternehmen am Laufen halten, verwaltest zentrale Prozesse und erkennst Verbesserungsmöglichkeiten. Deine Sorgfalt in den Bereichen Finanzen, Teamkoordination und Meeting‑Organisation wird das gesamte Team stärken.

Bei Ellipsis hat Deep Work im stark vernetzten Alltag Priorität. Du hilfst dabei, dringende Kundenanfragen, strategische Abstimmung und fokussierte Arbeitszeit in Balance zu halten. Dein Beitrag ist entscheidend, um diese Anforderungen effektiv zu bewältigen.

Diese Position belohnt zuverlässige Umsetzung und die sorgfältige Weiterentwicklung unserer Arbeitsabläufe. Wenn du Vertrauen aufbaust, wirst du unsere operativen Systeme mitgestalten. Zeig uns, wie du andere erfolgreich unterstützt hast – ob durch EA‑Erfahrung oder übertragbare Fähigkeiten.

Ellipsis arbeitet seit sieben Jahren vollständig remote. Wir nutzen die besten Aspekte der ortsunabhängigen Arbeit: Zusammenarbeit, Deep Work, Team‑Retreats und eine unterstützende, inklusive Kultur, in der jeder sein Bestes geben kann.

Auch wenn unser Team weltweit verteilt ist, orientieren sich unsere gemeinsamen Arbeitszeiten an GMT/UTC. Für Team‑Events und Konferenzen treffen wir uns zusätzlich persönlich.

Unser SEO‑Content‑Service „Content Growth“ bietet Kunden monatlich SEO‑optimierte Artikel auf Basis einer maßgeschneiderten Strategie, die nachweislich Ergebnisse liefert. Wir übernehmen alles von Anfang bis Ende: Strategie, Keyword‑Recherche (unterstützt von unserer FALCON‑KI), Briefings, Texterstellung, Veröffentlichung, Promotion, Link‑Aufbau, Rank‑Tracking und SEO‑Troubleshooting. Das Content‑Team führt die Produktion, während das SEO‑Team die technischen Anforderungen übernimmt.

Ellipsis wächst schnell. Wir liefern hervorragende Arbeit und bauen etwas Besonderes auf. Es ist ein spannender Zeitpunkt, um dazuzukommen.

Aufteilung der Aufgaben:
• 50% prozessorientierte Aufgaben für Unternehmen und Managing Director
• 30% reaktive Aufgaben und Sonderprojekte
• 20% Meeting‑Vorbereitung, Teilnahme und Nachbereitung

Remote‑Arbeit basiert auf Vertrauen – und genau das ist für diese Rolle entscheidend. Mit der Zeit wirst du zentrale Bereiche eigenständig übernehmen:

Finanzen, HR und Operations:
• Verwaltung täglicher Finanzaufgaben wie Ausgaben, Zahlungsentwürfe, Rechnungsstellung und Dokumentation
• Überwachung von Kundenrechnungen und Zahlungseingängen
• Abstimmung mit externen Buchhaltern zu Berichten, Lohnabrechnung und Renten
• Bearbeitung von Compliance‑Unterlagen und finanziellen Anfragen des Teams
• Unterstützung im Recruiting durch Ausschreibungen, Bewerbermanagement und erste Sichtung

Meetings:
• Erstellung von Agenden und internen Notizen
• Teilnahme an oder Sichtung von Meeting‑Aufzeichnungen sowie Erstellung klarer, hilfreicher Protokolle
• Formulierung und Koordination von Folgeaufgaben und E‑Mails

Sales‑ und Marketing‑Support:
• Erstellen von Angeboten und Verträgen anhand von Vorlagen – präzise und oft kurzfristig
• Verfassen von Follow‑up‑E‑Mails für den Vertrieb
• Proaktives Erstellen von Kostenvoranschlägen basierend auf Projektdaten
• Sicherstellen schneller Nachverfolgung und Abstimmung mit relevanten Ansprechpartnern

E‑Mail‑Management:
• Strukturierte Verwaltung des MD‑Postfachs, inkl. Entwurf oder Versand von Antworten
• Priorisierung eingehender Nachrichten und klare Aufbereitung für schnelle Entscheidungen
• Entwicklung von Vorlagen und Systemen für wiederkehrende E‑Mail‑Muster

Reisen:
• Organisation von zweimal jährlich stattfindenden Team‑Meetups für 20+ Personen, inklusive Recherche, Budgetierung, Reise‑ und Unterkunftsplanung sowie Aktivitäten
• Beantwortung logistischer Fragen und Sicherstellung reibungsloser Abläufe
• Unterstützung der Leadership‑Reisen zu Konferenzen, häufig mit mehrteiligen Routen

Sonderprojekte:
• Unterstützung des MD bei vielfältigen Aufgaben, die Eigeninitiative erfordern – nicht nur feste Prozesse
• Leitung von Projekten rund um B‑Corp‑Themen, inklusive Koordination, Delegation und Einhaltung von Fristen
• Erstellung des monatlichen Company‑Newsletters, Veröffentlichung in E‑Mail‑Tool und WordPress sowie Planung der dazugehörigen Social‑Posts gemeinsam mit dem Grafikdesigner

Die Rolle umfasst gelegentliche spätere Meetings mit Kunden aus Kalifornien. Freizeitausgleich wird gewährt.

Du bist das einzige Mitglied des Operations‑Teams, arbeitest selbstständig und bleibst digital eng angebunden. Dein Ziel ist es, die operative Last des MD deutlich zu reduzieren, damit er sich auf Wachstum konzentrieren kann. Eigenmotivation und Komfort beim selbstständigen Arbeiten sind dafür essenziell. Gelegentlich fällt auch persönliche Unterstützung für den MD an.

Was wir suchen:
• Herausragende Detailgenauigkeit, besonders im schriftlichen Englisch
• Erfahrung in der Verbesserung von Systemen oder Prozessen
• Starke Schreib‑ und Lektoratsfähigkeiten
• Sicherheit im Remote‑Arbeiten und gutes Zeitmanagement
• Routine im Umgang mit Google Workspace und Projektmanagement‑Tools
• Fähigkeit, in UK‑Arbeitszeiten zu arbeiten, mit etwas Flexibilität

Wir begrüßen sowohl klassische EA/PA‑Profile als auch Quereinsteiger mit passenden Fähigkeiten. Entscheidend ist deine Fähigkeit, Ordnung zu schaffen und durch verlässliches Arbeiten Vertrauen aufzubauen.

Vorteile:
• Vollzeit, vollständig remote (Berechtigung zur Arbeit im Vereinigten Königreich erforderlich)
• Wettbewerbsfähiges UK‑Gehalt: £35k–£42k pro Jahr
• 28 Urlaubstage
• Jährlich ein zusätzlicher Urlaubstag bis zu +5
• Ein 4‑Tage‑Arbeitswoche‑Tag pro Monat
• Flexible Arbeitszeiten innerhalb der Abstimmungsfenster
• Zweimal jährlich Team‑Retreats
• Verbesserte Elternzeit und Krankengeld
• Engagement für Nachhaltigkeit; B‑Corp‑Zertifizierung bis Ende 2025 angestrebt

Bewerbungsprozess:
Wir wählen sorgfältig die beste Person aus. Ein großer Teil unseres internen Wikis ist öffentlich zugänglich und hilft bei der Vorbereitung, besonders der Leitfaden zum Bewerbungsprozess.

Wir prüfen Bewerbungen fortlaufend, führen Interviews aber nach Ablauf der Frist. Nimm dir Zeit – deine schriftlichen Antworten sind wichtiger als dein Lebenslauf.

Wir erhalten viele Bewerbungen. Heb dich ab, indem du die Aufgaben klar adressierst und die Hinweise unter „How to apply“ befolgst.

Interviews finden über Google Meet mit Mitgliedern des Leadership‑Teams und dem MD statt. Dies ist auch deine Gelegenheit, uns kennenzulernen.

Finale Runde: ein bezahltes Testprojekt (ca. 4 Stunden, eine Woche Zeit). Danach bitten wir um Referenzen deiner letzten beiden Vorgesetzten.

Wir möchten ein ethisches Unternehmen aufbauen, in dem alle ihr Potenzial ausschöpfen können. Wenn du glaubst, dass du gut passt, bewirb dich.

Wie du dich bewirbst:
Reiche deine Bewerbung über den bereitgestellten Link ein. Auf Grundlage deines Formulars und deines CV entscheiden wir über den nächsten Schritt. Gute Vorbereitung zu Rolle, Erwartungen und deinem Mehrwert erhöht deine Chancen erheblich. Nutze dein Anschreiben, um uns das zu zeigen.

Ellipsis ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert.

Auch wenn wir Technologie nutzen, wollen wir von dir hören – nicht von KI. Wir prüfen Bewerbungen auf KI‑Erstellung und disqualifizieren sie automatisch.

Bewerbungsfrist: Ende des Tages, 20. Januar 2025. Wir melden uns nach Ablauf der Frist bei allen Bewerberinnen und Bewerbern.