منسّق أوامر العمل

ما هي وظيفة منسّق أوامر العمل (WOC)؟
في شركة Big Bear Vacations، يضمن منسّق أوامر العمل تنظيم جميع مهام الصيانة وإتمامها في الوقت المحدد. يعمل هذا الشخص بشكل وثيق مع فنيي الصيانة وباستخدام نظام إدارة العقارات لدينا (Streamline) للتأكد من إنجاز كل أمر عمل بشكل صحيح وضمن الجدول الزمني.

ما هو أمر العمل؟
أوامر العمل هي مهام يجب تنفيذها في عقاراتنا، مثل الإصلاحات أو عمليات التفتيش. تمر عبر ثلاث مراحل رئيسية:

قيد الانتظار (Pending)
• هذه الأوامر لم يتم إسنادها بعد.
• مهامك: مراجعتها وتعيين كل أمر منها إلى الفني المناسب وفقًا للموقع والمهارات والتوفر.

نشط (Active)
• هذه الأوامر يجري العمل عليها حاليًا.
• مهامك: التأكد من وجود خطة واضحة لكل مهمة، وأن لدى الفني الموارد اللازمة، وأن العمل يتقدم.
• ستحتاج غالبًا إلى التواصل مع مدير حساب المالك للحصول على الموافقات على شراء قطع الغيار أو خدمات من مزوّدين خارجيين.

الإغلاق النهائي المعلّق (PFC – Pending Final Close)
• العمل مكتمل، لكن الطلب يحتاج إلى مراجعة نهائية.
• مهامك: مراجعة وصف العمل والصور، وإزالة أي عناصر غير ضرورية، والتأكد من وضوح المعلومات واحترافيتها قبل تقديمها إلى مالك العقار.
• في هذه المرحلة أيضًا تحدد الرسوم الصحيحة وتطبقها، مع تقرير ما إذا كانت التكاليف ستُفوَّت على المالك أم على الضيف، أو تُخصَّص كاعتماد للمالك.

مسؤولياتك اليومية
• مراجعة وتعيين أوامر العمل الجديدة قيد الانتظار إلى الفني المناسب.
• مراجعة أوامر العمل النشطة يوميًا للتأكد من التعامل معها بشكل صحيح وألا يكون عمر أي منها أكثر من 30 يومًا.
• مراجعة أوامر العمل الخاصة بـ PFC وإغلاقها، مع التأكد من أن جميع الأوصاف والصور واضحة واحترافية.
• إعداد تقارير يومية، بما في ذلك:
– عدد أوامر العمل النشطة
– جداول فريق الصيانة
– أوامر العمل المتأخرة عن مواعيد استحقاقها
• تحديث نظام GPS أسبوعيًا عبر إضافة العقارات الجديدة وإزالة العقارات التي لم تعد نشطة. تأكد من استخدام الفنيين له يوميًا وأنه يعمل بشكل صحيح.
• الحفاظ على التواصل اليومي مع:
– فنيي الصيانة (عبر Microsoft Teams)
– مدير مساعد العمليات عن بُعد (للتحديثات والتنسيق)
• مراجعة تقرير الإنتاجية الخاص باليوم السابق لتحديد أي مشكلات في الأداء أو تأخيرات.

المهارات المطلوبة
• مهارات قوية في إدارة الوقت والتنظيم
• القدرة على التعامل مع مهام متعددة في الوقت نفسه
• مهارات قوية في حل المشكلات
• تواصل كتابي وشفهي واضح باللغة الإنجليزية (لتحرير أوصاف أوامر العمل والتواصل مع الفنيين وأعضاء الفريق)
• القدرة على التكيّف مع التغيرات الموسمية في حجم العمل
• ارتياح للتواصل اليومي والمتابعة
• مطلوب فهم اللغة الإنجليزية؛ وفهم اللغة الإسبانية ميزة إضافية

لماذا تهم هذه الوظيفة؟
هذه الوظيفة ضرورية لضمان سير العمليات بسلاسة. أنت تمثل حلقة الوصل بين التخطيط والتنفيذ والتقارير لجميع أعمال الصيانة.

يغطي هذا العرض المسؤوليات الأساسية. ومع تطور الدور، قد تُضاف مهام إضافية، لذلك فإن المرونة والاستعداد للتعلم أمران مهمان.

المقابل
• الراتب الشهري: 600 دولار أمريكي
• الجدول: 6 أيام في الأسبوع
• إضافي: إمكانية مشاركة الأرباح