Coordinador de Órdenes de Trabajo

¿Cuál es el rol del Coordinador de Órdenes de Trabajo (WOC)?
En Big Bear Vacations, el Coordinador de Órdenes de Trabajo mantiene todas las tareas de mantenimiento organizadas y con un calendario establecido. Esta persona trabaja en estrecha colaboración con los técnicos de mantenimiento y con nuestro sistema de administración de propiedades, Streamline, para garantizar que cada orden de trabajo se complete correctamente y a tiempo.

¿Qué es una Orden de Trabajo?
Las órdenes de trabajo son tareas que deben completarse en nuestras propiedades, como reparaciones o inspecciones. Pasan por tres etapas principales:

Pendiente
• Estas órdenes de trabajo aún no han sido asignadas.
• Tu trabajo: revisarlas y asignar cada una al técnico correspondiente según la ubicación, las habilidades y la disponibilidad.

Activa
• Estas órdenes de trabajo actualmente se están realizando.
• Tu trabajo: asegurarte de que cada tarea tenga un plan claro, de que el técnico cuente con los recursos necesarios y de que el trabajo esté avanzando.
• A menudo necesitarás comunicarte con el administrador de la cuenta del propietario para obtener aprobación para compras de piezas o servicios de proveedores externos.

PFC (Cierre Final Pendiente)
• El trabajo está completo, pero la orden aún requiere una revisión final.
• Tu trabajo: revisar la descripción del trabajo y las fotos, eliminar cualquier cosa innecesaria y asegurarte de que la información sea clara y profesional antes de enviarla al propietario de la propiedad.
• En esta etapa, también determinas y aplicas los cargos correctos, decidiendo si los costos deben facturarse al propietario, al huésped o aplicarse como un crédito a favor del propietario.

Tus Responsabilidades Diarias
• Revisar y asignar nuevas órdenes de trabajo pendientes al técnico correspondiente.
• Revisar las órdenes de trabajo activas diariamente para confirmar que se están gestionando correctamente y que ninguna tenga más de 30 días.
• Revisar y cerrar órdenes de trabajo de PFC, asegurando que todas las descripciones y fotos sean claras y profesionales.
• Preparar reportes diarios, incluyendo:
– El número de órdenes de trabajo activas
– Los horarios del equipo de mantenimiento
– Las órdenes de trabajo que están vencidas
• Actualizar el sistema GPS semanalmente agregando nuevas propiedades y eliminando las que ya no estén activas. Asegurarte de que los técnicos lo usen a diario y de que funcione correctamente.
• Mantener comunicación diaria con:
– Técnicos de mantenimiento (a través de Microsoft Teams)
– El Gerente Adjunto de Asistencia de Operaciones Remotas (para actualizaciones y coordinación)
• Revisar el reporte de productividad del día anterior para identificar posibles problemas de desempeño o retrasos.

Habilidades que Necesitarás
• Buen manejo del tiempo y habilidades organizativas sólidas
• Capacidad para gestionar múltiples tareas a la vez
• Excelentes habilidades para resolver problemas
• Comunicación clara escrita y verbal en inglés (para editar descripciones de órdenes de trabajo y comunicarse con técnicos y miembros del equipo)
• Capacidad para adaptarte a cambios estacionales en la carga de trabajo
• Comodidad con la comunicación diaria y el seguimiento
• Se requiere comprensión de inglés; la comprensión de español es una ventaja

Por qué Este Rol Es Importante
Este rol es esencial para mantener las operaciones funcionando sin problemas. Sirves como el enlace entre la planificación, la ejecución y la elaboración de reportes de todo el trabajo de mantenimiento.

Esta descripción general cubre las responsabilidades principales. A medida que el rol se desarrolle, pueden añadirse tareas adicionales, por lo que la flexibilidad y la disposición para aprender son importantes.

Compensación
• Salario mensual: $600 USD
• Horario: 6 días por semana
• Adicional: posible participación en ganancias