Fuseaux horaires : GMT (UTC +0), CET (UTC +1), EET (UTC +2), AST (UTC -4), FKST (UTC -3)

Vous devez soit vivre au Royaume-Uni, soit déjà disposer du droit légal d’y travailler. Ce poste ainsi que notre entreprise sont entièrement à distance.

Ellipsis est une agence de contenu SEO de premier plan, engagée envers l’excellence. Nous sommes une équipe moderne et entièrement distribuée, qui travaille vite, avec ambition et exigence.

En tant qu’Assistant(e) de direction, vous mettrez en place des systèmes qui protègent le travail en profondeur et en concentration sur notre équipe à distance, en pleine croissance. Vous assurerez la circulation continue de l’information et la gestion quotidienne des opérations afin que le/la Directeur(trice) général(e) puisse se concentrer sur les priorités stratégiques : votre soutien rend cela possible.

Nous recherchons une personne qui aime sincèrement apporter un excellent soutien. Vous assumerez les responsabilités opérationnelles nécessaires pour faire fonctionner une entreprise à distance, prendrez en charge des processus clés et chercherez en permanence des moyens de les améliorer. Votre rigueur dans la gestion des sujets liés à la finance, à la coordination des équipes et à l’organisation des réunions contribuera à renforcer l’ensemble de l’organisation.

Chez Ellipsis, le Deep Work (travail en profondeur) est une valeur centrale dans un monde qui ne s’arrête jamais de se connecter. Vous contribuerez à trouver un équilibre entre les besoins urgents des clients, la stratégie à long terme et des plages de concentration dédiées, sans interruption. Réussir à gérer ces priorités concurrentes sera au cœur du poste.

Ce travail récompense une performance constante et fiable ainsi qu’une approche réfléchie pour améliorer les systèmes. À mesure que la confiance grandit, vous participerez à la façon dont nos opérations sont menées. Montrez-nous comment vous avez aidé d’autres personnes à réussir—soit dans un poste d’EA, soit grâce à une expérience transférable.

Ellipsis fonctionne entièrement à distance depuis sept ans. Nous adoptons les meilleurs aspects du travail à distance : une collaboration solide, une forte concentration, des retraites d’équipe et une culture bienveillante où chacun peut s’épanouir.

Bien que notre équipe soit répartie dans le monde entier, nous collaborons pendant les horaires de travail GMT/UTC. Nous nous réunissons aussi en personne pour des retraites et des conférences.

Notre service de contenu SEO, Content Growth, produit des articles mensuels optimisés pour le SEO, construits à partir d’une stratégie conçue pour obtenir de très bons résultats. Nous gérons tout de bout en bout : stratégie, recherche de mots-clés assistée par IA (en utilisant notre IA FALCON), briefs, rédaction, publication, promotion, création de liens, suivi du classement et résolution de problèmes. L’équipe Content supervise la production, tandis que l’équipe SEO gère les livrables techniques.

Ellipsis connaît une croissance rapide. Nous livrons un travail de grande qualité et construisons quelque chose de significatif : c’est un moment passionnant pour nous rejoindre.

Répartition des responsabilités :
• 50 % d’administration orientée processus pour l’entreprise et le/la Directeur(trice) général(e)
• 30 % de soutien réactif et de projets spéciaux
• 20 % de préparation, présence et suivi des réunions

Le travail à distance repose sur la confiance, et c’est particulièrement vrai ici. Avec le temps, vous prendrez en charge des responsabilités clés :

Finance, RH et Opérations :
• Gérer l’administration quotidienne de la finance, y compris les dépenses, les paiements prévisionnels, la facturation et la tenue des registres
• Gérer la facturation et les paiements clients
• Collaborer avec des comptables externes pour les reportings, la paie et les pensions
• Gérer les documents de conformité et répondre occasionnellement à des questions de finance de la part de l’équipe
• Contribuer aux recrutements : publier les offres, examiner les candidatures et réaliser un premier tri

Réunions :
• Préparer les ordres du jour et les notes internes
• Assister aux réunions ou consulter les enregistrements, puis produire des comptes rendus clairs et utiles
• Créer et assigner des tâches de suivi ainsi que rédiger des e-mails de suivi

Administration Commerciale et Marketing :
• Construire des propositions et des contrats à l’aide de modèles, en veillant à la précision dans des délais serrés
• Rédiger des e-mails commerciaux de relance
• Préparer les devis à l’avance à partir de données issues de projets précédents
• S’assurer que les relances sont faites à temps et coordonner avec les équipes concernées

Gestion des e-mails :
• Tenir la boîte de réception du/de la Directeur(trice) général(e) organisée, en rédigeant ou en envoyant des réponses lorsque nécessaire
• Trier les messages entrants et résumer les éléments clés pour faciliter des décisions rapides
• Créer des modèles et des systèmes pour répondre aux besoins de communication récurrents

Voyages :
• Planifier deux fois par an les rencontres d’équipe pour 20 personnes ou plus, incluant recherche, budgets, déplacements, lieux et activités
• Gérer la logistique des événements pour garantir une exécution fluide
• Assister l’équipe de direction pour les déplacements liés aux conférences, souvent dans plusieurs villes

Projets spéciaux :
• Aider le/la Directeur(trice) général(e) sur un éventail de tâches qui exigent initiative et suivi plutôt que des processus fixes
• Contribuer au travail lié à B Corp en coordonnant les mises à jour de politiques, en déléguant des tâches et en suivant les délais
• Préparer et planifier la newsletter mensuelle de l’entreprise par e-mail et sur WordPress, et coordonner le contenu social associé avec le/la Designer graphique

Il peut y avoir une certaine flexibilité pour des appels clients occasionnels en fin de journée depuis la Californie. Du temps de repos compensatoire est prévu.

Vous serez la seule personne de l’équipe Opérations, travaillant de manière indépendante tout en restant étroitement connecté(e) en permanence via les outils numériques. Votre objectif est de réduire la charge opérationnelle du/de la Directeur(trice) général(e) afin qu’il/elle puisse se concentrer sur la croissance de l’entreprise. Vous devez être autonome et à l’aise pour travailler sans interactions constantes. Une partie de l’administration personnelle du/de la Directeur(trice) général(e) peut également être requise.

Ce que nous recherchons :
• Une excellente attention aux détails, en particulier en anglais écrit
• Une expérience d’amélioration de processus ou de systèmes
• De solides compétences en rédaction et en édition
• La capacité à travailler à distance avec confiance et à gérer efficacement votre temps
• Maîtrise d’outils tels que Google Workspace et des plateformes de gestion de projet
• Capacité à travailler sur les horaires britanniques, avec une certaine flexibilité

Nous accueillons les candidatures issues de parcours traditionnels d’EA/PA, ainsi que celles de personnes ayant acquis des compétences similaires autrement. Le plus important est votre capacité à créer de la structure et à instaurer la confiance grâce à un travail fiable et constant.

Avantages :
• Poste à temps plein, entièrement à distance (éligibilité au travail au Royaume-Uni requise)
• Rémunération compétitive par rapport aux standards britanniques : 35 k£–42 k£ par an
• 28 jours de congés annuels
• Un jour de vacances supplémentaire par an, jusqu’à +5
• Une semaine de travail de quatre jours par mois
• Horaires flexibles selon les besoins de collaboration
• Retraites d’équipe deux fois par an
• Congé parental renforcé et indemnités de maladie
• Engagements solides en matière de durabilité ; objectif de certification B Corp d’ici fin 2025

Processus de candidature :
Nous prenons le recrutement au sérieux. Une grande partie de notre Wiki interne est publique et peut vous aider à vous préparer—notamment notre aperçu du processus d’entretien.

Nous examinons les candidatures en continu, avec des entretiens planifiés après la date limite. Prenez votre temps—vos réponses écrites comptent plus que votre CV.

Nous recevons de nombreuses candidatures. Faites-vous remarquer en abordant les responsabilités en détail et en suivant exactement les instructions de candidature.

Les entretiens se tiendront via Google Meet avec des membres de l’équipe de direction et le/la Directeur(trice) général(e). C’est aussi l’occasion pour vous d’évaluer notre organisation.

Étape finale : un projet de test rémunéré (environ quatre heures, à réaliser dans la semaine). Ensuite, nous demanderons des références aux deux responsables les plus récents que vous aurez eus.

Nous voulons construire une entreprise éthique où chacun peut produire un excellent travail. Si cela vous ressemble, nous vous encourageons à postuler.

Comment postuler :
Soumettez votre candidature via le lien fourni. L’avancement dépend de votre formulaire et de votre CV. Faire des recherches sur le poste, nos attentes et la valeur que vous pouvez apporter renforcera votre candidature : utilisez votre lettre de motivation pour le démontrer.

Ellipsis est un employeur garantissant l’égalité des chances.

Nous valorisons la technologie, mais nous voulons vous entendre directement—pas via une IA. Nous examinons les candidatures pour détecter les contenus générés par IA et disqualifions automatiquement toute candidature qui en utilise.

Date limite de candidature : fin de journée, le 20 janvier 2025. Tous les candidats seront contactés après la date limite.