Zeitzonen: EST (UTC -5), CST (UTC -6), MST (UTC -7), PST (UTC -8), AKST (UTC -9), HST (UTC -10)

Stellenübersicht:

Als Remote-Persönliche Assistenz bei der Medford Property Company spielen Sie eine wichtige Rolle bei der Unterstützung der täglichen Aufgaben unseres Führungsteams. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsleitung zusammen, um effektive administrative Unterstützung zu leisten, die Kommunikation zu vereinfachen, Termine zu koordinieren und zum allgemeinen Erfolg des Unternehmens beizutragen. Diese Position bietet eine ausgezeichnete Möglichkeit, von zu Hause aus für ein innovatives Unternehmen zu arbeiten.

Aufgaben:
1. Administrative Unterstützung: Kalender organisieren und verwalten, Termine planen und Meetings für Führungskräfte einrichten. E-Mail-Kommunikation bearbeiten, Nachrichten priorisieren und auf Routineanfragen antworten.
2. Reiseorganisation: Reisepläne für Führungskräfte arrangieren, einschließlich Flügen, Unterkünften und Transport.
3. Datenverwaltung: Präzise und aktuelle Unterlagen, Dateien und Dokumente zu Unternehmensprojekten, Verträgen und anderen wichtigen Informationen pflegen.
4. Kommunikationsschnittstelle: Als Ansprechpartner zwischen Führungskräften und internen oder externen Parteien fungieren. Klare und rechtzeitige Kommunikation sicherstellen, eingehende Anrufe verwalten und Nachrichten korrekt übermitteln.
5. Recherche und Berichterstattung: Recherchen durchführen und Informationen für Berichte, Präsentationen und Sonderprojekte zusammenstellen.
6. Dokumentenerstellung: Unterstützung beim Verfassen, Formatieren und Korrekturlesen von Dokumenten, Memos und Präsentationen.
7. Spesenverwaltung: Spesenberichte der Führungskräfte nach Unternehmensrichtlinien nachverfolgen und abstimmen.
8. Aufgabenkoordination: Aufgaben, die von Führungskräften an Teams oder Einzelpersonen vergeben wurden, nachverfolgen, um eine fristgerechte Umsetzung sicherzustellen.
9. Vertraulichkeit: Sensible Unternehmens- und personenbezogene Informationen jederzeit schützen.
10. Ad-hoc-Unterstützung: Weitere Aufgaben übernehmen und verschiedene einzelne Tätigkeiten nach Bedarf ausführen.

Qualifikationen:
1. Nachgewiesene Erfahrung: Berufserfahrung als persönliche oder administrative Assistenz ist von Vorteil.
2. Technische Kompetenz: Sicherer Umgang mit Remote-Kommunikationstools und MS Office.
3. Organisationstalent: Starke Fähigkeiten im Zeitmanagement und in der Organisation, mit effektiver Priorisierung von Aufgaben.
4. Kommunikation: Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten, einschließlich professioneller Telefonetikette.
5. Problemlösung: Einfallsreich, vorausschauend, problemlösend und lösungsorientiert.
6. Diskretion: Fähigkeit, vertrauliche und sensible Informationen verantwortungsbewusst zu handhaben.
7. Eigeninitiative: Selbstständig und proaktiv, in der Lage, unabhängig zu arbeiten.
8. Anpassungsfähigkeit: Fähigkeit, sich an wechselnde Prioritäten anzupassen und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen.
9. Teamfähigkeit: Bereitschaft zur Zusammenarbeit und Unterstützung von Teammitgliedern.
10. Flexibilität: Bereitschaft, gelegentlich verlängerte Arbeitszeiten entsprechend den Anforderungen der Führungskräfte und Zeitzonen zu leisten.

Standort: Dies ist eine Remote-Position, und Bewerber aus jeder Region innerhalb des angegebenen Bereichs werden berücksichtigt.

Bewerbung:

Um sich für die Position der Remote-Persönlichen Assistenz bei der Medford Property Company zu bewerben, senden Sie bitte Ihren aktuellen Lebenslauf sowie ein Anschreiben, in dem Sie Ihre relevante Erfahrung und Ihre Motivation für diese Rolle erläutern, an die unten angegebene Adresse.